[分享]商务英语信函写作的简洁原则

Qin.Pi
【摘要】：随着全球经济合作和交流的增多与扩大，世界各地的人们之间以信函为媒介的商务交往也越来越多。优秀的商务信函在我们发展同客户的关系，以及达成新的业务方面起着积极的促进作用。在快节奏的现代商务活动中，写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流。我们写作商务信函的重点应始终放在“效率”二字上。严格遵守和灵活运用“7c”原则，要在不影响意思表达完整、准确、具体、礼貌的基础上，尽最大可能地到门见山、直入主体；语言精练、言简意赅。写出一封通俗易懂、简洁、务实、高效的商务信函。 【关键词】：商务英语信函、写作、原则、简洁。 【abstract】 with the increase and enlargement of the global economic cooperation, the commercial contact as a media is getting more and more frequently used among people from all parts of the world. outstanding business letters are playing a positive role in developing a good relationship with customer and prompting new business. in the rush of modern business, the direct purpose of business letter writing is effective communication. when writing a business letter, we should not only persistently focus on “efficiency”, but also follow strictly and flexibly the “7cs”principles. only if coming straight to the point, making the language concise and on the basis of complete, correct, concrete and courtesy expression, can we write out an easy-to understand, concise, pragmatic and efficient business letter. 【key words】: business english letter, writing, principles, conciseness.
沟通 邮件 外贸英语
2013-08-12 2203阅读
问题/讨论
回复（14）
我要向AI提问
AI回答：
非常感谢您分享商务英语信函写作的简洁原则，这些原则对于中国的外贸用户来说也是非常实用的。在快节奏和繁忙的商务活动中，简洁的文献和有效的沟通是非常重要的。使用“7C”原则可以确保信件简洁明了，同时也需要注意礼貌和准确性。感谢您的分享！
2023-06-28
追问：
  • Steven37
    （五）善于运用缩略词和缩略语。
    在商务信函中我们也可以适当地运用缩略词和缩略语来精简篇幅,一些大家都知道意思的在电视、报纸、新闻、杂志上频繁出现的缩略词或者缩略语我们不妨适当地用在商务信函中.既能使自己的信函显得短小精悍又能使读信人一目了然.
    1.        表示时间的词:在具体钟点后面加上am或者pm来表示上午或者下午.例如:
    8:00am  表示上午八点.     4:25pm  表示下午四点二十五分.
    9:20pm  表示晚上九点二十分
    2.一些大型国际性组织的名称：也可以其英文全程首字母的大写来表示。例如:
    WTO (World Trade Organization)  代表世界贸易组织
    UN (United States)  代表联合国
    ISO (International Standard Organization)  代表世界标准化组织
    3.一些电器用品也有自己的缩略词表示方法。如:
    TV (Television)  电视机     CD (Compact Disk)  激光唱片机
    HDTV(High-Definition television)
    2013-08-22
  • Vishal.Jain
    （四）避免使用陈旧的商业术语（commercial jargon）。
    每个行业都有自己的专用词汇，这些词汇在同行之间交流更加准确，更加简单有效。商务英语也不例外，也有自己的专用术语。然而，这些行话并非放之四海皆准的。
    英语的行话“jargon”，既可以指专业术语，也可以指“含糊不清、难以理解的表达”（《牛津英汉词典》第８００页），例如“That’s a jargon to me.”意思是“It’s hard for me to understand.”而且“jargon”往往是多个单词拼出来的专业性很强的复杂的意思表达。对于外行来说很难理解其确切意思，对商务信函的内容表达又没有什么实际的帮助。因此写作者在拟就一封商务信函的时候，一定要看准对象，尽量避免使用陈旧的商业术语，不要把专业英语中学到的某些专用术语用在一般的商务来往信函中，不要从句套从句，写出满是“jargon”的文章。
    例（17）：We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to u
    2013-08-21
  • santos
    （三）避免不必要的重复。
    必要的重复可以强调某一观点或者重要事实。但是，不必要的重复，特别是毫无理由的对同一事实的重复，不仅显得罗嗦，而且使读信人感觉枯燥乏味。所以在商务英语信函写作过程中必须避免不必要的重复，使得写出来的句子更加简洁短小，容易理解。
    例（１５）：We he begun to export our machines to the foreign countries.
    (我们已经始向外国出口机器。)
    例（１６）：Samples will be sent and offers will be made upon receipt of your specific enquires.
    （一俟到你方的具体询盘，我方将发盘，并且将寄出样品。）
    例（１５）中export一词指的是“把机器往国外”，如果在本句末尾你还另加一个
    to the foreign countries（向外国），不必要的重复不知不觉就出现了。所以，本句应改成：
    We he begun to export our machines.（我们已经始出口我们的机器。）
    例（16）是一个复
    2013-08-21
  • 王云
    （二）善于运用动词。
    笔者在前边已经提到过，能用一句话来表达清楚的事情，绝对不用两句话来说，所以我们在书写商务信函时要尽量避免在以-ion, -tion, -ment, -ant, -ent, -ance, -ence结尾的词前面加上make类的动词来表达，而是直接用这些词的动词形式来表示，使句子简洁有力。如：
    例（13）：We he made shipment of your order No.632.
    （我方已经交运你方的632号订货）
    例（14）：He put forward the suggestion that she draft the document.
    (他建议她起草那份文件)
    例(13)中的"made shipment "可以用shipped代替都是"用船运输"的意思,ship名词可以作动词用.例(14)中put forward the suggestion和suggest意思相同,suggest还比put forward to更加常用，所以用suggest来代替会显得更加简单.
    2013-08-20
  • Vishal.Jain
    四、词汇运用，力求简明。
    词汇是商务英语信函的基本构成单位，所以词汇的简洁运用对于全文篇幅“瘦身”、精练语句来说意义重大。写作者在拟就一封商务信函时，要的到以下几点：①用简单常见的短单词代替复杂生僻的浮华表达；②善于运用动词，而不是那些“make类动词+名词”的表达方式；③尽量避免意义重复的修饰词；④避免使用陈旧的商业术语；⑤善于运用缩略词和缩略语。下面我将从这几个方面用实例对商务英文信函写作中词汇的简洁运用出论述。
    （一）用简单常见的短单词代替复杂生僻的长音节词。
    英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千。写作者写作商务信函的目的是为了将信息准确有效地传递给对方，那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得冗长，而且给读信人有效地理解信息带去麻烦。所以有的信函作者喜欢用一些浮华的长音节词，借以显示自己的英语水平，这是不可取的。如：
    例（12）：We will endeor to utilize this kind of computer on approximately March 15,so we place this order of 100 sets.
    (我们
    2013-08-20
  • 王云
    (三)使用简洁的词来代替冗长累赘的短语。
    例（１０）：Wordy: In the sense of his speech he talked on the question of securities.
    　　　　Concise: During his speech he talked about securities.
    例（１１）Wordy: During the proceeding year, the company was able to accelerate productive operations.
    Concise: Last year, the company was able to accelerate productive operations.
    例（１０）和例（１１）中wordy的句子里In the sense of 可以用During来代替，同为＂在．．．里＂的意思；on the question of 可以用about来替代，同为＂有关．．．，关于．．．＂同理,例（１１）中wordy的句子里的During the proceeding year也可以用
    2013-08-19
  • will3
    (二)将一些支离破碎的简单句整理组合。
    一般地来说，我们不主张写长的句子。但这也并非绝对的，因为“简洁句并不是简单句，而是只用简洁的文字把意思表达清楚。”（摘自郝邵伦《大学英语应试写作与应用写作》第３３页）。有些时候我们会在商务信函中看见很多的结构相近、意思表达连贯的单句。在这种情况下，如果把这些单句整理组一个或者两个结构并不复杂的复合句，合理地使用一些连词或者代词，就会使得句子更加精悍，篇幅更加短小。而且，还能使句子在意义上更加连贯，结构上更加紧凑。如：
    例（９）：①We he received your samples you sent the samples to us on November 20.
    ②Thank you very much.
    ③That’s just what can fulfill our order plan.
    ④So we are pleased to place an order.
    ⑤And we he enclosed our order sheet with this letter.
    这些单句在表达上并没有什么问题，而
    2013-08-19
  • Richard.Robbins
    （一）        按照意思拆分复合句。
    长的复合句也能表达清楚所要表达的意思，但是会让人看起也比较吃力。如果我们按照意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单明了，使读信人更容易理解和把握信函的要旨。如：
    例（８）：Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list ailable in the Staff Development office.
    这是一个专与过长的从句，我们可
    2013-08-18
  • carrie10
    由于以前存在盘里的丢失，只能自己从新打一份出来。今天上午就打出这么多。先贴出来看看大家的反应，不管有没有人看，自己费心费力写出来的东西，我会坚持发完！！
    2013-08-18
  • kevin.mahabir
    三、        句子精练，避长就短。
    句子是写作的基础，没有句子就没有段落，也就没有作品。清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。（摘自檀文茹《实用商务英文写作》第９页。）
    一位深受美国人爱戴，一项主张不写长句，不罗嗦的美国参议员Stephen Young 每次受到邀请参加会议、宴会、演讲时，他的回信只有四个字：I will be there (我会到).简单明了。也曾经有人打趣说“商务英语信函写作的句子，就应该像漂亮姑娘的迷你裙－－越短越好”。
    通常商务人士每天都有大量的商务信函要读，对门见山、长话短说、直接切题的信函特别欢迎。而且“简单的语言并不意味着思想过分简单化，简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。”因此，写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好，一句话能用两个词表达清楚的，据对不再增加任何一个单词。想要到句子的简洁，必须作到以下几种情况：
    2013-08-17
  • BILL.MA
    二、给“臃肿”的段落“瘦身”。
    在商务英文信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，成为阅读的最大障碍。会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。因此，写作者应该想尽一切法给它们“瘦身”。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思（A  paragraph for each point is a good general rule.）”（摘自周邦友《英语应用文大典》第７６页）如：
    例（７）：It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currenc
    2013-08-17
  • Pat
    （二）避免客套罗嗦、语义重复。
    如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话（ cliché ）和没有什么实际意义的词语。掉那些不必要的罗嗦的字句。如：
    例（５）：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.
    （我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天，如果你方友好地容许我方延期二十天交货，请速电复无误。）
    本句由４２个单词组成，要求将交货日期延迟二十天。表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。而且，“to extend the time
    2013-08-16
  • danish2
    一、        压缩篇幅，繁就简。
    （一）        3W式结构。
    一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ；What’s the detailed reason? (第二部分) ；What do you expect your reader to do? (第三部分)。我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。
    1、第一部分（Why do you write the letter?）：在信函的一头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：
    例（１）：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.
    这样的头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读
    2013-08-16
  • wang
    引言
    随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”（摘自《丹尼尔·肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》）所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：
    Completeness（完整）        Concreteness（具体）
    Correctness（正确）        Conciseness（简洁）
    Clearness（明晰）        Courtesy（礼貌）
    Conscientiousness（诚意）       
    这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则，对于写好一封商务信函起着很重要的作用。
    我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要的。在和自己的贸易伙伴合
    2013-08-15
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