真实事件请教：如何委婉的拒绝客户

本人小白，从事金属类外贸一年多。今年9月份收到俄罗斯客户（之前下单2次了）的小单询价，订单规格多，但数量少。当时询价荒，每周还要写周报，就硬着头皮交给经理报价，经理也没有拒绝，给了价格并且说了一句：这个价格只能为报价而报价。我知道这个小单的报价是虚高的，为了让客户对我们询价存在依赖性，杂单小单也给报价了。 3个月过去了，客户竟然发来PO要下单，就是这个小单。12月份的材料成本对比9月份其实还跌了，所以价格没有问题。我把客户要下单的决定告诉经理，经理却说不接了，原因是：目前有很多订单堆积来不及做，这个小单太杂，规格又多，根本无法准备原材料和排产。（说白了就是单子太小，规格又杂，不想接）我给客户发邮件说了几点原因：1.快过年了，我们正在全力赶之前的订单，这个订单的交期恐怕要年后了。2.国内疫情反弹，跟第一条一样，交期无法保证。3.我非常委婉的表达了这个订单数量着实太少，我们生产部需要购买大于订单总价值10倍的原材料来做这个订单，我们不想在年底屯太多材料，这会增加资金压力。过2天后，客户回复邮件说：我们这样的作法是失信的做法，希望我们内部再好好商量下，邮件里还有一层意思是如果这次不接单他们会换一家供应商并且停止日后的一切询盘。作为小白，我也知道假如说做不了就不该报价，但是事情已经发生了。我该如何作答？希望大家指点

回复客户

2022-03-01 5169阅读

问题/讨论

我要向AI提问

AI回答：

面对这种情况，可以使用以下建议来回复客户：

1. 道歉和理解：为了化解冲突和误解，可以首先向客户道歉，并表达对其困扰的理解。例如：“非常抱歉给您带来的困扰，我了解您的担心和失望。”

2. 解释实际情况：解释当前的生产状况和原材料准备的难题。让客户明白，由于订单规模较小且规格繁多，公司无法满足交货时间和技术要求等方面的需求。例如：“由于目前生产部门已经堆积了很多订单，我们无法及时为您提供所需的原材料和进行合理的排产安排。”

3. 提供替代方案：向客户提供其他解决方案，例如推荐其他供应商或者建议对订单进行调整以满足公司的生产和运营需求。例如：“我们非常理解您的需求，如果您可以将订单规模调整到更符合我们公司的要求，我们将竭尽全力为您提供最好的服务。”

4. 表达合作意愿：尽量保持积极的沟通，表达愿意与客户合作和解决问题的态度。例如：“我们非常重视您作为我们的客户，并希望能与您共同解决这个问题。如果有其他方式可以满足您的需求，请随时告知，我们将尽力寻找合适的解决方案。”

5. 诚实和透明：不建议使用虚假承诺或欺骗来应对客户的质疑。坦诚地向客户说明实际情况，并寻找共同的解决方案。例如：“我们诚实地向您说明，由于一些不可控的因素，我们无法满足您的要求。我们希望能够在诚实和透明的基础上找到合适的解决方案。”

总的来说，尽量保持积极的沟通态度，并通过解释实际情况和提供替代方案来回应客户的担忧。在回复邮件时，确保语气委婉、客观，并表达愿意与客户合作的诚意。最重要的是保持真实和透明，以建立信任和良好的合作关系。

2023-07-05

追问：

Jeremy

最佳答案首先你可以先去查一下这个公司的情况，如果是一个大公司的话，并且进口量也是比较大的话，其实是可以跟公司那边申请一下，这一单作为一个突破口，后续的订单才更好的接下来。那如果这个客户公司是一个小公司，那其实接不接也是没有多大所谓的，现在确实是这个情况，订单小、规格杂，那其实没有那么多时间来操作，并且小单的利润也很低。你可以直接跟客户那边说目前生产就是这么一个情况，如果愿意等的话，那么你们可以后续什么的给他做来进行委婉的拒绝。
2022-03-01
古古古洋葱

拖延法：
这种方法的妙处在于将解决问题的场合转移到其他地方，可以避免引起客户的多虑，而且主动传递帮忙争取的态度，能给客户留下较为真诚的印象，有助于开单。
一般的做法是，当客户提出不合理要求后，销售经理需要迅速组织话术，委婉地表示这个要求确实很有难度，如公司有规定、不在自己职责范围内等。但话术的结尾是自己愿意帮客户争取，哪怕几率低也要尽力去试，然后告诉客户大概什么时间能给他最终回复。
拖延法的精髓在于，销售经理需要在承诺给客户回复的时间范围内，抓紧时间做客户关系，最后利用好的客户关系去打悲情牌，另外赠送点其他的福利去缓和客户因要求被拒绝的面子问题。
2022-03-02
domenic

那其实客户那边3个月后下单，是比较久了，并且这个客户之前下单也都是小单，也全部都是订单规格多，数量少的，这类客户其实做着没有多大意思的，因为数量少利润也不会多到哪里的。所以你是可以直接拒绝客户的，你就跟客户说目前公司对于订单都是要排队的，现在就是要排到什么什么时候，如果客户不愿意接受就直接放弃这个客户了，让客户去找其他家供应商也无所谓了，对你来说也没有多大的损失，甚至有这个时间你可以更好的去开发其他客户。
2022-03-01
P..Demopoulos

那其实你做客户你要明白你要做筛选的，这个客户订单小，规格多，那么其实做起来是会很麻烦的，并且3个月才下一个小订单，其实对你来说并不是一个优质客户。所以你就跟客户说你们实在是没有办法，你这个只是一个报价，跟失不失信是没有多大关系的。本身3个月的报价这个时候变动肯定是很大的呀，你可以提高报价给到客户，看客户是否愿意接受。当然如果你利润很高的话，其实公司也是愿意给你去做这个订单的，这个如果做不下来其实就算了，重新开发其他客户可能带来的利润会更高呢。
2022-03-01
Jason.Liu

如何委婉的拒绝客户?其实有时候我们在开发客户的时候，对于报价这一点来说的话，我们肯定是不会一开始就报真实的价格的呀，因为一般来说客户都是会给你们还价的呀，正常的询盘都是你们正常的报价，价格是稍高于行业的报价标准的，然后你们的客户给你们还价，你们在多次的还价当中最终确定最后的价格的呀，但是你的这个客户不知道什么原因在刚开始就不还价，这个确实是有点出乎意料的，但是老板既然说不做这个单子了，你们肯定就是不能做啦的，所以说你需要编一个理由而不是实实在在的原因导致的无法接单。
2022-03-01
he4

一般情况下，我们作为外贸业务员，为了达到自己的目的，都会给客户使用一些小技巧的，不会将真正的原因告知客户的呀，比如说面对这一个客户，你是不应该将你们没有办法接单的原因为对方的订单量太小，你们生产部需要购买大于订单总价值10倍的原材料来做这个订单，这样真的是太实在了，而且客户听到了肯定会心理不舒服的呀，到了最后可能还会影响你们在韩个月内的口碑的。所以你们可以编一些比较委婉的拒绝客户的，理由的呀，比如说现在是年底啦，根本就是订不到柜子的，不知道什么才能租到柜子。
2022-03-01
Tina Keung

背景：
1.返单客户。
2.已经报价=默认数量可生产。
3.单个报价有高利润（小数量基础）。
3.下单距离报价时间，3个月。

最新，小数量订单停止生产。

客户沟通：
方案1：目的，提高数量，促成成交。
因疫情原因，原材料价格飙升且原料下单数量要求是3个月前的10倍数。（客观事实）
这意味着，我们生产订单的最小数量从xxx上升到xxxx,是否能增加xxx（全部或者部分规格）的数量？（先探数量调整可能性）
方案2：目的，借口交期，委婉拒绝
因疫情原因，原材料价格飙升，xx原料已经断供，库存原料还无法满足线上订单。我们目前新订单交期已经是xx个月。（比如6个月，预估一个客户心里无法接受的时间）
我们也在供应商密切沟通，如果有最新进展，我们会第一时间通知您下单。（给个缓冲）
方案3：......多思考，自己的想法，原则就是客户不丢，也不破坏感情。

方法总比困难多，加油。
2022-03-01
泰安新华锦

直接拒绝就好了
因为现在你不管如何委婉的拒绝，客户都会感觉是你们做不了，不想接小单
所以后果是一样的
不会再找你们合作
所以直接点
或许直接了以后，对饭饭以为你们实力强，后面会有翻转呢/.
2022-03-01
Beata@

外国人一般都比较直接，所以拒绝也要直接一点，委婉的话可能容易造成误会。
2022-03-01
董慧

一般来说，客户既然有询盘，我们作为外贸业务员都是会接询盘的，甚至有的时候是不知道这么小的单子老板会不接的呀，只是说到最后觉得有可能的时候给老板报上去，然后老板才会告诉我们不接这个单子，如果说一有订单并且还没有确定就找老板的话，那么老板肯定要忙死了的。所以说这个做法是没有错的，只是说你在拒绝客户的时候肯定是方法不对的呀，你一定要委婉，不能这么直接的，如果换做是你，你肯定也会和客户的态度是一样的，觉得自己没有手动尊重，有时候我们可以编出一两个理由来，比如说最近港口堵塞，不好订船，具体什么时候通行还不确定。
2022-03-01

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