提问：
客户下了5万个货品，报给客户的交期是2个月，今天与约定的交期还有一周时间，但工厂却跟我说还要推迟15-20天。
因为设备坏了，售后重新调机器，中间停了十几天，我知道这其实是个借口，主要是工厂生产不出来，因为数量比较大，工人又不够，招工那边也没招到人，总之现在工厂就是：“没办法，就是出不来！”
我实在不知道怎么跟客户解释，毕竟不是三五天的事。我该怎么做？
01、怎么理解这样的情况？
交期延误是外贸业务的一大痛点，是很多外贸人都会遇到的问题，处理得好，客户还在，订单还在；处理不好，订单丢失，还会惹上官司和索赔。
首先我们要从报交期上降低“交期延误”的发生，具体怎么做呢？
如果你的工厂经常会拖延交期，那么你要总结它的规律，并且适当地加大期限报给客户。
例如工厂说的交期是30天，但他们实际出货用了35天，那么我们报给客户的交期就是37-40天；如果工厂说的交期是60天，但他们实际出货用了75天，那么我们报给客户的交期就是80-85天。
总之，我们报给客户的交期大约是工厂交期的三分之四，即工厂报30天，我们则报40天左右，多出的10天就是应对工厂交期延迟的时间。这种报交期的方式称为“三分之四报交期”法。
经过验证，报给客户的交期时间是工厂报出交期时间的三分之四，这个时间是最保险的，也是客户普遍能接受的。
那是不是交期报得越长越好？答案是否定的，倘若按三分之五来报，那么时间过长，多数客户接受不了。
其次，若确实发生了交期延误，我们要掌握一些“说辞”，安抚客户，让订单顺利进行。那么有哪些说辞是能让客户接受的呢？
1）货已经做好了，但质量方面存在一些问题，为了确保发给您的货物没有问题，我们需要花时间检查和重。
2）受到恶劣天气或意外情况的影响，如暴雨、台风、洪水、地震等，工厂为了工人的安全，停工一周，造成了订单的交货时间全部往后推移。
3）恰好碰到当地卫生安全检查，为此工厂停工三天以备检查，检查的目的也是为了我们能更好地生产，更好地服务我们的客户。
4）突然遇到工厂停电，电路维修，所以耽误了5天。
5）为了提高工厂的生产速度，工厂更换了一批新机器，但还需要几天去调试和适应，所以影响了进度。
6）突发疫情，有部分工人被要求隔离，所以工厂人力不足，所以交期延迟。……等等
“说辞”应尽量往“不可抗力”、“突发事件”上面靠，而不能说是因为工厂能力不足或因为自己的不专业估算交期错误，那么客户听后会火冒三丈，容易把订单谈崩。
对于不可抗力事件，人的宽容度是很大的，是客户比较能接受的理由，但所有的说辞都应该是“可能发生的、可信的”。
如果你说发生了火灾，交期延误5天，这就不可信了，发了火灾，能在5天之内恢复原样，完成生产是不太可能的。
不足以让客户相信的说辞只会适得其反，所以什么样的说辞能够帮助到你，要结合当时的情况来定
02、这种情况如何跟进？
已经确定交期延迟，那么要准备好“说辞”，让客户接受交期延迟的情况。同时告知客户需要延迟多少天，询问客户那边是否可以接受？因为有些客户是订购季节性产品，错过了这个季节，可能货品一个也卖不出去，例如圣诞节产品。
若客户无法接受延迟这么久，我们要与客户商量，是不是要先完成部分生产先发货，或者是找外援工厂来完成。
注意！一切的决定与变动都需要与客户沟通，经过客户的同意之后才可以行动。为什么？因为这些决定和变动有可能会带来新的问题，而这些问题并不是我们单方面能够解决的和下决定的。
例如一个工厂三个月都做不出货，业务员擅自做主把订单给到另外一个工厂来做，但需要的时间又是一个月，就在这样等待的过程中，不知情的客户失去了耐心，要求取消订单，退款，否则起诉。
导致业务员很被动，一边与新工厂已签合同，一边客户要求退款，进退两难，所以为了避免这样的情况发生，任何变动和打算都需要与客户沟通、确认。
对于案例中的客户，延期15-20天，是比较长的一个时间，那么我们想的“说辞”需要让客户相信真的因为什么客观原因造成了这么长时间的拖延。
同时如果能给客户一些“安抚”的行动则更好，例如给客户降价，给客户额外赠送货品等作为补偿。
03、如何写英文跟进内容？
撰写跟进内容：如何写英文跟进内容？
根据上面的分析，跟进内容可以这样写：
Dear XX,
There is still about a week to the agreed delivery time, but I regret to tell you that because the factory’s machine is broken, you need to buy a new machine. The machine production factory takes 20 days to hand it to us, so your order Although it is nearing the end, it has been greatly affected. Therefore, it is estimated that your order will take 25 days to be delivered, but we will do everything possible to complete the production as soon as possible.
（与约定的交货时间大约还有一周，但很遗憾地告诉您，由于工厂的机器坏了，需要重新购买新机器，机器生产的工厂，需要20天的时间才能交给我们，因此您的订单虽然已经接近尾声，但还是受到了很大的影响，因此您的订单预计还需要25天才能交货，但我们会想尽一切办法尽快完成生产。--找一个可信的说辞向客户传达，并把交期按“三分之四报交期法”，把交期说长一点，避免再次出现拖延）
We are very sorry for this, and to express our apologies, we will give you 1,000 free products as compensation. Hope you can understand us, thank you very much.
（对此我们感到非常抱歉，为了表达歉意，我们将赠送1000个货品作为对您的补偿。希望您能谅解，非常感谢。--适当给客户一些安抚，稳住客户，请求客户的谅解）
跟进思路小结：
1）面对工厂经常延误交期的情况，我们首先在给客户报交期的时候就采用“三分之四报交期法”，这样报出的交期更稳妥，且容易被客户接受；
2）若确实出现交期延迟的情况，我们应结合客户的情况和当时的情境来找到恰当的“说辞”，给予客户一个解释并致歉；
3）若能给予一些“安抚”措施会更利于订单的继续；
4）若客户实在接受不了交期延迟那么长时间，要与客户商量对策，有任何想法和打算都需与客户沟通、确认之后才可以执行。
