提前告知客户放假通知
尽管距离春节还有接近2周时间,但工厂出货日期,货代放假日期及客户的采购计划,我们都需要提前告知,让客户清楚,提前做好准备。客户仅仅只知道春节,但不知道我们具体的放假时间,而且有一些新客户,对中国节假日并不清楚,所以,我们有必要提前与客户沟通,告知相关情况,给客户留下一个好印象。
具体需要怎么做呢
1.给客户发邮件通知
一般来说,我们发电子邮件给我们合作过的客户,我们只需要通知公司假期的时间就可以,而不需要太多寒暄的话。
特别要注意的是对于正在跟进的客户:
A、要在放假前告知客户合作进度,让客户有个心理准备;
B、告知客户紧急联系方式,如遇节假日紧急情况,可随时联系;
C、事先准备好一些跟进的资料,假期间或许可以派上用场。
参考邮件01:
Dear XXX,
Please note we will begin our holiday for Chinese New Year from 日期 to 日期. We suggest you place orders in advance, and we could arrange pre-production process accordingly.
Kindly contact our sales rep for any issues in this period. Sorry for the inconvenience of you!
Best regards,
XXX
参考邮件02:
Dear xxx
Hope you are fine.
I would like to let you know that we will take our holiday on 日期 and will come back to work on 日期 for our Spring Festival (Chinese New Year).
However, I will check my E-mail time by time. If you have anything in urgent, please feel free to call me at 0086 电话号码 or send E-mail to me at 邮箱地址 and we will go back to you asap...
Thank you!
Wish a happy and prosperous new year .
Best regards,
xxx
2.设置自动回复
有些新客户可能对中国假期不了解,会给你发送询盘或其他邮件,所以外贸专员邮箱必须设置回复。
参考邮件:
Hi,
Hope you are doing fine!
Please noted we will begin our holiday for Chinese New Year from from 日期 to 日期.
Kinldy contact me for any issues in this period. Sorry for the inconvenience of you!
For urgently, please call me at: 0086-150 **** **** or by WhatsApp:**** ****
Nice time.
3.做好年前收尾工作
工作尽快结束,不能完成的要做好记录。这么长的假期,如果没有记录,你就不会记得你当时做了什么,从而失去了你所有的努力!
在长假到来之前,要和自己的客户一起跟进,告知公司和货代的节日情况,以便客户可以提前做出决定,避免假期对他的业务造成影响。
4.社交账号维护
假期内我们可以社交平台发一些自己过春节的照片动态。很多海外客户还是乐于了解的,毕竟他们要跟中国人打交道,也需要了解中国的一些情况,更主要的是加深你在客户心里的印象。
️特别要注意的是:
1.正在跟进的客户,要在放假前告知客户的合作进度,让客户有个心理准备;
2.告诉客户应急的联系方式,如果假期有突发情况,可以随时联系上;
3.事先准备好一些跟进的资料,假期间或许可以派上用场,不要因为过节而错失了大客户;
4.要是跟进的单子涉及第三方,比如工厂生产方、海关、运输等方面的,最好跟进实际情况后再说明一下。[收起]
❶ 外贸催款要“钻”
要有穷追不舍的精神。我从实践中摸索出了对债务人(业务当事人、主管负责人、财务负责人)实行“三紧跟”的战略,即紧跟在办公室里,紧跟在吃饭上厕所的后面,紧跟在下班回家的途中。虽说有些过份,不得已而为之啊!滴水石穿,绳锯木断,有时确也起到了“功夫不负有心人”的作用。
❷ 外贸催款要“柔”
从道义上讲,欠别人的款,心有歉意,理应对债权人礼宾相待。但不少欠债单位,有的对你板着老脸,有的对你不屑一顾,有的甚至不让你进门!收债人此时就得屈尊就下,用兵之计,攻心为上,说尽人间好话暖语,赔上一个真诚的笑脸,对那“三种人”实施“情感投资”,精诚所至,为争金所开。
❸ 外贸催款要“韧”
清收欠款是一项长期艰苦的业务,tao债人要有一种坚韧不拔的毅力,哪怕别人无理地把你象打发乞儿一般,也须忍辱负重,坚守阵地。临阵逃脱,则会前功尽弃。看见了一丝曙光,决不放过机会,同时要学会诉苦,不能同情对方,相反要让对方同情。
❹ 外贸催款要直接
催款不是什么见不得人的事,也没有什么妙语,最有效的方式就是有话直说,千万别说对不起,或绕弯子。
❺ 要知根知底
在采取行动前,先弄清造成拖欠的原因。是疏忽,还是对产品不满,是资金紧张,还是故意,应针对不同的情况采取不同的收帐策略。
❻ 找初始联系人
千万别让客户互相推诿牵着鼻子走。
❼ 避免行为过激
不要做出过激的行为。催款时受了气,再想办法出出气,甚至做出过激的行为,此法不可取。脸皮一旦撕破,客户可能就此赖下去,收款将会越来越难。
❽ 不怕因催款而失去客户
到期付款,理所当然。害怕催款引起客户不快,或失去客户,只会使客户得寸进尺,助长这种不良的习惯。其实,只要技巧运用得当,完全可以将收款作为与客户沟通的机会。当然,如果客户坚持不付款,失去该客户又有大不了的
❾ 外贸催款要当机立断
及时中止供货,特别是针对客户“不供货就不再付款”的威胁;否则只会越陷越深。
➓ 收款时间至关重要
坚持“定期收款”的原则,时间拖得越久,货款越难收回。国外专门负责收款的机构的研究表明,收款的难易程度取决于帐龄而不是帐款金额,2年以上的欠帐只有20%能够收回,而2年以内的欠帐80%能够收回。
避免欠款技巧
❶ 要全额付款
收不到款最大的失策之一是要求先付一部分款。经验证明,应该要求全额付款,虽说拿到一点总比一点没拿到好,却不如收回更多。
❷ 收款也有竞争性
只要客户还在营业,他总得向供货商付款。如果你没有收到钱,那他肯定给了别人。获得优先付款机会的供应商通常是与客户保持长期良好业务关系和个人关系的企业,因为谁都不愿意跟朋友闹翻脸。
催款函模板
丨好的催款函开头是成功的一半(开场语)
① Again we call your attention to your payment due April 30.
② We again call your attention to the following invoices which, according to our records, are still unpaid well beyond our normal terms:
③ Once again, we ask for your cooperation in paying your account which is now more than two months past due.
丨没有催款理由也要创造理由(找借口)
① Would you please let us have an explanation of why the invoice is still outstanding?
② Please let us know why the balance has not been cleared.
③ We would like to know if there is a reason for your delay in paying your long overdue account.
丨“笑里藏刀”的催款函(礼貌地催款)
① I am sure it is not your intention to ignore past due notices at the expense of your credit standing.
② I am sure you are not intentionally trying to make our work difficult, but that's what it amounts to.[收起]