客户询盘的信息通常包含了产品必须满足的一系列规格以及价格，包括价格的细节信息。处理客户询盘通常需要提供价格以外的信息。客户询盘的评估当然着眼于价格，符合规格的最低报价通常会赢得客户的订单。需要提出的是，客户询盘在国外的商业沟通力分为两种，一种叫RFQ(Request for Quotation) ,处理RFQ就是以价格作为基线；另一种叫RFP(Request for Proposal)。RFP通常用于更复杂的购买决策，并且客户的评估可能基于你所提出的proposal的总体价值，并考虑了可靠性，风险和其他因素。这通常在产品本身比较复杂，交期比较长，甚至定制化的产品中常见（比如定制话的智能硬件，复杂的工业品等等）。
处理客户询盘(RFQ)时，如果客户已经决定购买商品，获得预算批准并且确切知道他们想要什么，则他们可能对外贸业务员的销售技巧或产品包装这些细节不那么感兴趣，而对价格更感兴趣。 如果他们还没有决定购买，他们可能会要求报价以了解报价是否符合预算，你可能需要说服客户进行购买，并选择您作为供应商。
处理该类询盘的邮件应该包含下列信息：
1. 你有交付能力按承诺时间交付产品
2. 如果客户需求发生变化，你可以灵活地做出调整
3. 你有满足类似产品需求的经验
4. 你有在预算范围内按时交付商品的过往交易记录
虽然说处理RFQ询盘通常是围绕着价格/成本展开的，但如何通过回复客户询盘，展现出你的价值依然很重要。 如果你的公司能够提供超出客户规格或要求，或者可以更快地交付，那么可以演示给客户这如何使它们受益。 如果你可以通过显示最终将为他们节省的费用（而不是成本上的差异）来量化价值，那么效果最好。 提供更好的整体价值并证明它们将如何受益，不仅可以使您与任何竞争对手区分开，即使价格更高，甚至可以帮助你赢得订单。
另外，作为外贸业务员，你应该明白，客户有多个原因发出询盘。 有时会发出询价单以了解市场价格，而无意进行实际购买，这很常见了。 有时客户是为了试探供应商以证明使用与你的公司交易作为首选供应商的合理性。无论如何， 与客户建立关系有助于您了解客户询盘的动机。但是我觉得，我们作为卖方面对市场，也不必要对这些试探性的询盘嗤之以鼻。 试探性的询盘也可能是机会。
那么具体到如何回复客户的询盘(RFQ)呢？客户当然不仅只有一次询盘。一个基本的原则是要确保你的回复是开发性的。一个跨国的贸易交易，特别是当产品比较复杂时，你的产品可能只能部分满足客户的需求；另外一个考虑的点是，向你发来询盘的人是什么角色？是客户公司的高层人员吗？还是只是一线的执行人员？这些都要去考虑。除了自身的产品，你必须了解你的客户，通过各种渠道掌握必要的信息，了解如何才能帮助客户达成他的目标。
下面举个例子：
如果发来询盘的是一个title比较高阶的人，初次询盘，且你还无法完全掌握客户的询盘意图，但你通过一些行业和公司调查，了解到了一些基本的客户信息和需求点。那么你可能会这样回复：
Dear XXX. My team has received your recent request for a quotation. We're encouraged by our initial observations, and the good news is that we have helped X number of other companies with similar requirements. The not-so-good news is that some of your requirements are specific to one of our major competitors, which will preclude my team from providing you with a competitive and complete response.
客户收到这样的回复信息一般会好奇，你过往提供产品给那些相似的公司，以及有兴趣了解具体哪些能满足哪些需求。一般而言，除非是客户向你发出了请求，不然没有必要一上来就把家底信息全部发给客户（这是大多数外贸业务员经常犯的错误，恨不得把全部产品信息给客户）
如果你收到客户询盘以后，通过一些调查，觉得这个询盘可能是倾向于了解市场行情，那么你可以这样去回复：
Dear XXX, Thanks for the opportunity to take our best solutions into your consideration. Your RFQ is very complete and paints a clear picture of what your needs are. The good news is that we have provided similar widgets to X number of organizations in your industry. The not-so-good news is that there are X number of specifications that we cannot meet, but we can offer alternatives.
同样，你保持了一个对话的开放性，作为follow up的沟通，你需要了解客户更多的需求，客户也需要你提供更加详细的一些产品资料, data sheet给他们。那么在接下来的沟通当中，你的目标就是不断地让客户给您更多关于他们业务目标的信息，对应地提供相关产品资料。
