外贸工作要留痕：做好记录，避免被动

在外贸工作中，沟通频繁、事项繁多，如果不做好记录，未来可能会陷入“公说公有理，婆说婆有理”的困境。 1. 寄样品前，详细拍照留存 很多外贸人可能都有这样的经历：客户收到样品后，反馈与预期不符，或者寿命测试Fail。这时候如果没有寄样前的照片，就很难判断问题出在哪里。因此，在寄样前，一定要从多个角度拍摄清晰照片，记录产品细节参数、包装方式、标签信息等，并存档以备查证。 2. 会议后，撰写会议记录或会议总结 无论是与客户的线上会议，还是内部团队会议，都会涉及很多细节。如果没有会议记录，后续容易出现“对同一问题不同理解”的情况，导致执行偏差。因此，每次会议后都应该整理会议记录或会议总结，并清晰列出： 主要事项：会议讨论了哪些重要内容？ 责任人：谁负责跟进哪些任务？ 截止时间Deadline：具体的时间节点是什么？ 整理好后，可以通过邮件或工作群进行确认，确保大家对会议结论达成一致。这样一来，即使时间推移，项目进展过程中的每一个关键决策、每一项任务安排都有据可查。 3. 电话沟通后，邮件总结 电话沟通快捷高效，但口头交流的信息如果不落到纸面，过后可能会被误解或遗忘。因此，与客户进行电话沟通后，务必及时发送邮件总结（Email Summary），列出通话中达成的共识、待处理事项及下一步计划，并请对方确认，以确保信息的一致性。 特别是重要事项，务必记得书面确认，没出问题的时候，你好我好大家好。出了问题的时候，如果没有书面的记录或Email，有的人会不承认说过的话的，不要做背锅侠。 4. 其他重要沟通，尽量书面化 对于报价、合同条款、付款方式等关键内容的变更，尽量采用书面形式沟通，减少口头承诺，以免后续产生争议时缺乏依据。 留痕，是对自己的保护 有些人可能觉得这些记录工作很繁琐，但实际上，留痕不仅是对客户负责，更是对自己负责。毕竟，说过的话会随声波消散，而留下的文字才能成为证据。做好记录，我们才能在关键时刻有理有据，避免被动。 外贸是一场长期战役，善于记录，才能让工作更加有序可控，让我们在面对各种突发情况和潜在纠纷时，能够做到心中有数、应对自如。