外贸中如何提高客户回复率跟进客户？

外贸业务的3大纪律8大注意 同样是出口企业，都经营同样的产品，当同时同样的客户时，外商却可能很快回复他而偏不回你！原因固然很多，但个人在询盘时可能存在的一个或一些小小的问题也许就是导致客户不回你的致命原因，如何让外商一定回复你？如何尽量地提高首次外商之成功回复率？这正是我们首先并且反复要帮助大家解决的问题； 第一次外商，你应该坚持如下之“三大纪律”： 1.time之纪律 也就是说应尽量争取在第一时间客户，所谓第一时间当然是越快越好，当日为最佳，而在得到该询盘后的2-3个工作日内回复也不算迟，一周内希望也有，但拖的时间越长，外商回复的可能当然越小，所以，我们建议都能够每天起码上网一次，看看有没有自己有兴趣、有可能的外商询盘，以便及时地并在第一时间客户；同时，我们建议第一次外商特别是欧美客商，如有可能的话以在晚上或外商正常上班时一定效果更佳，道理很简单，外商一上班一般都会先大量的邮件，你的邮件混在众多邮件中则被外商忽略的可能性自然很大，而如你能选在外商当地上班时间上午10-下午3点间发邮件给客户，这时外商所的邮件一般不多，一般可能会有更多的时间来阅读你的邮件，很多时侯你将可能立即得到外商的回复，你试过吗？ 2.firm之纪律 也就是说发给客户的邮件应很实在，起码应是个象样的offer，这并不是说你的第一次offer就一定要是实盘，第一次只要实在就行，只要你的邮件实在，你就一定显得专业而有诚意，很多情况下客户也会对等地变的很实在，不仅你得到客户很快回复的可能大大增加，你所到的回复也很有可能也很实在，事实上，想要得到客户的回复真的并不是象有些人所想象的那么难，难就难在客户给你的回复是否仅是礼貌性的回复且缺乏实实在在的内容？要想得到外商实在的回复，无疑，首先你就一定要实在！ 3.spam之纪律 也就是说不要象发垃圾邮件一样地大范围地客户，一个人、一家公司能的产品不可能太多，当你不了客户所询的产品时，客户回你了又有何用？何况，当你以spam的方式客户时，那些久在“江湖”上“混”的家一般轻易就能辨别出你的没有诚意，自然外商的回复率不可能很高，与其浪费时间地天天几十个客户，疲于奔命，不如踏踏实实地专攻个别商品，事实上，只需要有针对性地外商，你才有可能不断地得到有成交价值的外商回复。 同时，第一次外商你还应遵循如下之“八项注意”： 1.不要一始就电话传真打过去； 有些外语好的第一次外商时都习惯于直接打电话过去，以求直接与简便，但实际效果一般都很不好，而大部分的外商也很反感这种方式，结果大多是电话通完后就不了了之，我们发现这样一个规律：一般如你第一次外商时直接打电话过去，很多外商都会用单子已定的借口来搪塞，或一般会在电话中给你递上一个极低的你根本就不了价格，从而总是会让你失望而挂上电话；记住：电话为一种联络手段有其先天的某些不足，它只能为一个补充性的手段，切莫动不动第一次就致电过去，如你是家，你愿意很多的佰生人天天给你打电话吗？还要提醒的是，建议第一次外商最好不要动不动就发传真，除非客户提出的要求很具体而全面同时你确信你的产品又完全符合客户要求且你确定能报出极有竟争力的价格而一定能够吸引住客户，由于大多数外商都习惯通过e-mail，而大多不肯多花时间在回复传真上。 2.不要一始就发送太多的图片； 如果你在第一次外商的邮件中加上了太大、太多的图片附件，所谓“太大”，超过1m的就为太大，而所谓“太多”，超过3幅即为太多，则很可能会出现如下你不愿意出现的结果：你的邮件有可能被国外的发垃圾邮件系统拦截，你所发出的邮件可能最终进不了外商的邮箱；由于外商对你的邮址并不熟悉，当他看到你邮件的k数很大时有可能直接掉而看都不看；有的更过分，在发给客户的邮件中附件一大堆，而在内文中则简单地只写下如“pls look the pictures if interested"等类似的字句，活脱脱的疑似病毒邮件，一般难逃被直接掉的命运；所以，除非客户在询盘中有提示在报价时应附上图片，一般第一次外商时以没有附件为宜，正常情况下以附上1-3张即可，如外商有要求发图片，则首次附上1-5张也就够了，而总k数最好在1m以内，因为更多的产品图片你可建议外商登录你的网站啊。 .3.不要一始就询问太多的问题； 一般情况下，外商在询盘中对其所商品的规格要求不会写的很全面，很多通用要求可能会略去，一方面是为了节约时间，同时也因为很多外商认为，如果商是该行的，一般都能够大致猜得出，所以，在这种情况下，很多会员为了能够准确报价，多习惯于在其第一次外商的邮件中向外商提出不少的问题，从而又犯下“兵家之大忌”，很多外商特别是那些很有优越感的欧美家对此类邮件以不回复的居多，显然，很少会有外商有耐心对一个生人回答这么多的问题，他们经常还会误认为你是个新手而更不愿意浪费其宝贵的工作时间，我们认为，谈判本来就有不少反复的，第一次外商无非只是为了先上客户，所以，如你非有问题要核实的话，在第一次邮件中只需象征性地、很随意地提出1-2个关键问题也就足矣；还要特别注意的，不要随便提出问题也意味着不要在第一封邮件中轻易地向外商提出一些要求，因为稍不注意，你的那些要求很可能会影响客户对你的正确判断，从而理都不会理你！ 4.不要一始就不肯多了解客户； 据不完全统计，在网络上所发布的所有外商询盘中，大约有60%左右的外商都拥有自己的网站，很容易理解，那些拥有自己网站的国外进口商相较其他的进口商来说无疑一般都更正规、更有信誉、更有实力，相信中国的商们都更愿意与这些更正规、更有信誉、更有实力的国外进口商，然而，我们注意到，差不多也有60%左右在与这些拥有自己网站的外商时，却不愿或没有稍稍多花点时间来浏览一下客户的网站以尽量多了解一下客户！事实上，你如果多了解一些外商，你在外商时就心中更有数、邮件内容就更有针对性，你成功得到外商第一时间回复的可能就大大加大，同时，通过浏览外商的网站，你还可从其网站上获取更多的方式，当你使用网站上公布的客户邮址外商而暂没有得到外商回复时，不妨试试其网站上“contact us”的邮箱，因为使用该邮箱的人一般都是该公司的负责人，你自然有更多的机会得到外商的很快回复！不要总是想让外商登录你的网站，你应该首先登录外商的网站才对，如果客户知道或感觉到你事先已经认真拜访过其网站，客户当然会感觉得到你的诚意，同时无形中会增加对你的好感，不回也实在说不过去，你有试过在你外商的第一封邮件中加上“we are pleased to he visited your website…”诸类的文字吗？相信回复率会大大提高！ 5.不要一始客户不回就轻易放弃； 当你通过邮件外商后，能够立即回复你的外商一般并不多，这自然有时差的关系，同时，这与客户需要工作时间来邮件也有很大的关系，一般情况下客户在三个工作日内回复应该属于正常，有些地方的客户（如香港）所需的工作时间更长达7天，这是因为这些客户习惯在多家网站同时或连续发布信息从而到的函很多有关；有些人在了客户后几天不到回复就轻易放弃而不再追踪或最多再发一次邮件如得不到回复也就彻底放弃，有些一般客商如此放弃也不是不可，但如你认为某客户及其询盘确实很有成交价值而你又很强，则如此就丢弃就实在很可惜,我们建议最好不要轻易放弃，应该多试试其它的方法，显然，对大多数外商的单子来说，一般在2-3天或一周内都不容易定下来，正常成交所需的工作时间应该在15天左右，只要客户手上确有这个单，而客户一日没最后定，大家都有机会来争取，例如，当客户暂不回时，可看看客户有没有其它的方式及人，如客户有多个邮址，则试试其它的邮址；有时发封传真催催也不是不可；如客户有msn，那就加入对方为好友，直接上客户；而如客户有手机，则试试拨打客户的手机，则经常会有意想不到的好结果出现； 6.不要一始就过多的自我介绍； 国内外贸公司的业务人员平时也会经常到国内厂家的邮件，当那些邮件里一始就是一大堆的自我介绍时，谁会有耐心看下去？相信一般都是掉了事，而如果到的是一封简洁的报价单，且规格与价格还ok的话，则大多都会有兴趣看下去，起码会保留下来以备；同样，我们发现，一些厂家在第一次外商时都喜欢一始就用不小的篇幅来自我介绍，试图让外商相信自己多么有实力以希望得到外商的很快回复，但结果一般都适得其反，回复率反而一定大大降低！首先，主动地过多地介绍自己，无形中会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好，任何人对推销都会有一种天然的抵触心理，在很多情况下，“推销”与“兜”又有何异？；其次，没有几个客户会有耐心、时间与兴趣来阅读你的长篇介绍的，既然不愿看的东西，你又何必要写？其次，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业、很老练的印象，这种第一印象对你来说是非常重要的；另外，过多地介绍自己，有时反而会让客户认为你的实力不行，对你实在没有好处；那么，“过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”！ 7.不要一