外贸业务想要有更多的盈利，就需要“开源节流”，“开源”是要赚得更多，有更高的毛利，“节流”就是要少花钱，多办事。
在之前的干货文章《一家外贸企业，赚不赚钱不止看销售额，还看这个...》中曾提到，费用和利润的关系是：
净利润=毛利润-费用
费用也有对应的计算公式：
费用=销售费用+研发费用
费用率=年销售费用/年销售额X100%+年研发费用/年销售额X100%
那么，在疫情影响下，除了裁员、降薪，外贸企业该怎么做才能减少费用、提升业务员工作效率？且看下文。
外贸企业经营，如何减少费用？
首先我们要了解一个概念：费用是指销售费用和研发费用的综合，这两个还是有很大的不同的。
“研发费用是投入新品研发的资金，如果砍掉就是砍掉企业的未来，因为只有更符合市场需求的产品，才能给公司带来更多的市场份额和收入，这是“当下”和“未来”的权衡，需要慎重考虑。
销售费用是人员工资、房租、物流这些为了完成销售而花的钱，也是真正可以优化的部分，评估优化的程度，就是通过对比不同年度销售费用率的增减。”
在疫情中有很多中小企业维持不下去了，因为收入下降，甚至没有收入，而员工工资却依然要发，有一个浙江做外贸的老板就说他每个月要发两三百万的员工工资，现在他还能挺一挺，如果疫情继续，万一境外输入案例控制不住，那他的钱还能挺几个月呢？
中小企业想挺过危机很不容易，有很多中小企业度过难关的方式就是裁员，裁员是减少费用最直接的方法，销售费用就能迅速减少。
但这种方法带来的问题也很多，比如复工之后，工作还是要员工去做的，老板不能做所有的事情，这时候再去招人吗？
外贸老板都体会过招一个优秀的员工有多困难。中国管理大师陈春花老师说，她为2008年金融危机写过一本书，叫《冬天的作为》。她的观点是，在逆境中企业如何生长，是要靠员工的，而不应该靠裁员。
她说如果认真去理解一个公司的管理架构和成本的模型，你会发现员工并不属于成本的概念，员工决定着这几件事：
第一，员工决定着企业的成本
如果员工的产出高，创造的价值大，整个企业的成本其实是低的。
第二，员工的贡献决定了公司的品质
公司的产品、服务好不好，其实跟总经理、董事长没啥关系，真正接触顾客的是员工。
第三，员工决定了公司的效率
某件事情反应快还是慢，老板再急，如果员工不动，事情就是不能推动。
不裁员降薪的话，员工的工资还是要发那么多，如果能够提升员工的效率，让他们在原有工作时间内做更多工作，拿下更多订单，就会带来销售额的提升。
从前面公式可以看出，销售额是费用率公式的分母，分母增大，分子不变，分数变小。所以想要长期减少费用，唯一的有效方法就是提升员工的工作效率。
借助外力，提升员工工作效率
提升员工工作效率，并不意味着外贸老板应该让员工延长工作时间，而要靠有效的管理。这也是为什么很多企业发展起来了之后，管理者都开始补课，管理的低效，带来的一定是员工的低效。
而且让员工提升效率，就要找更好的人，或者把现有的员工培养成更出色的人，这都不容易。那怎么办呢？就需要借助外力。
在2019年的广交会上，OKKI就提出了“搬砖2小时、OKKI5分钟”的概念，为什么OKKI CRM能做到这些？因为OKKI是与外贸企业工作密切结合的高科技工具。
手工录入两小时，不如OKKI五分钟
原来业务员输入客户资料和跟进记录，需要在网上查询客户信息、回忆与客户沟通的内容、根据自己的经验总结一下，再进行记录。
先不说内容是否完整，就说花的时间，每个客户都要如此，管理10个客户可能还可以，管理20个、30个客户呢？
而他手工录入2小时的内容质量，也不如OKKI自动归档，他自己再进行检查5分钟的质量。
搜索客户上百次，不如OKKI五分钟
找新客户，等着客户来询盘是被动且不可控的，业务员要完成销售目标，很多时候还是需要自己主动开发。
通常来说，业务员在google上搜索客户上百次，不如在OKKI花5分钟获得的客户数量和信息，因为OKKI不仅有1.2亿全球企业的数据，还有6大客户开发方式，可以主动搜索，也可以让OKKI的人工智能进行推荐，大大扩大潜在客户的数量和质量。
一周汇报十几次，不如OKKI五分钟
老板为了能掌握公司的实时情况，就会经常让不同部门的人来提供相关信息，这就需要大量的汇报和会议，其中又以销售部门为关注重点。
而要准备汇报，就要做大量的信息收集和统计分析的工作，也会占用大量的时间，如果需要专人来做，那就需要给他支付工资。在OKKI CRM中，所有信息和数据统计都可以直接看到，省时省力，还是最准确的一手资料。
小结
降低公司的费用率，就是要提升员工的效率。
OKKI CRM帮助业务员从大量重复性的工作中解脱出来，可以有更多的精力专注于研究客户、服务客户上，增强客户黏度，为企业创造更多收益。
