做外贸的，可能每天都会收到询盘，如何把每一个询盘化成交易单，关键就看你的回复信如何写，写的好才有接下来的可能，写的不好就等着石沉大海吧……
一封回复信是否称的上好就看有没有体现出客户对应性：
按客户不同，轻重缓急不同，将每天收到的买家查询进行分类：
老客户：直接回复。
新客户：通过分析了解清楚买家的意图，采购兴趣，公司实力等详细情况。
对于那些查询具体产品，甚至列出了详细规格的新客户，表明他们是在对目标供应商做过详细的调查和了解后才发查询的，所以供应商在收到查询后必须慎重对待。
为了增加回复的吸引力和说服力，在回复这类新客户时，除了在邮件中回复客户关心的问题，最好同时将公司的其他情况和公司的网站介绍给该客户，让客户更全面透彻地了解公司。
记住，对待客户要像朋友一样真诚，但是不能像朋友一样随便。
对于那些查询具体产品，甚至列出了详细规格的客户，表明他们是在对目标供应商做过详细的调查和了解后才发查询的，所以供应商在收到查询后必须慎重对待。供应商给买家回复电子邮件时，要尽量遵循以下3大要决：
准确：
要将回复信写得很清楚，首先要正确理解买家来函的准确意思，如有不清楚的地方，则应立即去函向客户询问了解，切忌一知半解；其次，供应商要将自己的意思表达清楚准确，将自己公司介绍清楚，多使用有说服力，准确的数据。
具体：
给买家回复的信息无疑越具体，越能方便买家做出决策。通常买家也有自己的客户或用户，也需要将明确具体的信息传递给自己的客户，所以，如果内容不详细，肯定会导致买家或买家的买家再次发函追问，耽误大家的时间和精力。
礼貌：
礼貌的重要性自不用说，但商务礼貌与日常礼貌是有所区别的，要多使用正式的表达，少用口语语气，尊重对方的风土人格，禁忌和宗教信仰；一封地道的回复邮件也能显示供应商或业务人员的“专业功底”，提升企业形象。
