不管哪个行业的业务员，在开发客户时，除了跟客户正面打交道，还需要做大量繁琐的线下工作，如发邮件，做报价等，重复枯燥，不做还不行（虽然做了也不一定行），但是，想挣钱就得做就得坚持。所以，想减轻自己的工作量，一定要合理的借助一些工具，来高效的帮助我们工作。
下面，小编给大家找了几个非常实用的工具，希望能帮助到你。
1.外贸业务工具之一 邮件客户端的使用
大家都知道，潜在客户不但是你的潜在客户也是成千上万个供应商的潜在客户，在你给他发邮件时，别人也会给他发邮件，那么，怎样让你的邮件出现在紧前面，让其发现，尤其是国外有时间差的国家，这点显得尤为重要。
这个时候你可以用邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等等功能吸引他。所谓设置邮件高优先级标签，也就是客户收到邮件后左边会有一个红色的提示感叹号。这个在Foxmail写邮件里面“选项”点“邮件优先级”就可以。
对于邮件客户端，每个业务员都有自己的选择，有些人喜欢用OUTLOOK EXPRESS，有些人喜欢OFFICE的OUTLOOK，也有些人喜欢用FOXMAIL，还有少数一部分人喜欢用网页收发邮件。在这里推荐大家用Foxmail。
Foxmail相比较其他两个客户端的好处是：
首先，你可以创建很多签名，把很多不同版本的开发信做成签名，然后针对不同的客户，在发开发信时选择插入不同的签名直接发，非常方便。
比方说，我会建立专门针对某一行业产品的不同开发信版本，然后还细化到具体哪些产品，如专门针对mp3 player产品，专门针对衣帽产品等等，使用起来就方便多了。
另外，相比Outlook Express在 搜索一个客户的邮件时需要在搜索栏输入客户邮箱或者名字才能搜索，而Foxmail 7 版本上搜索这个可以直接在邮件上右击鼠标，然后在菜单里有个“查找来自XXX 的邮件”，就会立即列出这个客户的所有邮件，还是很方便的。
另外，如果你平时工作时经常反思和总结，可以把很多想法都做成签名，然后每次回复的时候，插入签名再发送，这种方法是非常便捷。
FOXMAIL 里面可以设置很多个邮件签名，可以根据情况，把不同的邮件内容写进去，作为邮件的签名。
例如，需要回复不能及时交货的时候，插入邮件签名“不能及时交货 - 原材料原因”，注意，签名里面是具体的先设定好的邮件内容，这样大大提高自己的工作效率。
2.外贸业务工具之二 即时帖
所谓即时帖也就是我们常写在一些便签条上的信息。作为一个外贸业务员，想提高工作效率，自制能力非常重要，所以把每天要做的事写下来，，贴在显示器下方或者其他任何你随时都可以看得到的地方，以此提醒自己。没有完成的时候，你会觉得显示器下面那几张黄色的小贴特别刺眼。完成之后把它取下，贴在一个专门的笔记本上，每完成一个都取下贴到笔记本上。
随着你笔记本上的即时贴越来越多，你就会感觉到自信心在提升，工作效率在提高。最重要的是，你的拖延症也因为缓解。
3.外贸业务工具之三 高效使用电脑文件夹和记事本
做业务员每天要面对许多客户资料和订单，还有自己产品的相关信息，这些东西定会存到电脑文件夹的，所以要合理的利用文件夹功能。
首先，在打开文件夹时，建议点选一下地址栏D：/上方的“文件夹”按钮，使之保持左边显示树状结构，避免很多返回上级等操作。
另外E盘最好清空的很干净，把它完全当做客户资料盘。
然后根据不同的市场建立北美 南美 中东 欧洲 亚洲等5个根文件夹，然后在“北美”文件夹里面再建立一个公司名称的文件夹，如“CCC GROUP”，之后再根据订单的年份分为2011，2012，2013，2014，2015等。进入年份文件夹后，再逐个建立包装资料、客户PO、形式发票、采购合同等。然后再建立两个TXT文本，一个是“到款记录”，一个是“快递单号记录”。虽然前期工作量稍大，不过可以复制操作，面貌用熟之后就会非常方便。
除此之外，最好还准备一个随身带的小记事本，用来写下客户的询问，因为研究客户的询问很重要，可以了解客户的心理。而不是所有的笔记。
4.外贸业务工具之四 方便快捷的报价利润核算表
作为业务员，都会遇到客户要报价的邮件，有的一天能收到好多这种要求，这时如果每个报价单都一个个去做，精力再旺盛也吃不消。时间长了还会对工作产生疲劳感，失去激情。因此需要一个高效、方便、快捷的报价利润核算表格来帮助我们简化报价前的工作，最好填上采购价、退税率、汇率等一些基本的数值，就能给出报价的参考意见的。
现在，按照这个表格你只需填上采购价、退税率、汇率、数量等，就会显示出不同利润率下的价格，价格都填写好后即可查看总体利润。除此之外，你还可以按照自己的想法不断修改价格，调整不同的利润率，最终得到一个你想要的合理的总利润。怎么样，方便吧？还有一些功能你可以认真研究。
5.外贸业务工具之五 订单明细表和在手未出货统计表
业务员在开发客户时，一定要把准备工作做好，因为当你业务不多的时候，你可以同时服务三四个客户。但是当订单量和客户群快速增加时，就需要一个规范的详细的系统化的表格来记录，这样就不会手忙脚乱，一清二楚，要不会忙一个订单忘了另一个订单货要出货了。
这里推荐两个表格。一个是订单明细表，下载地址：
需要的朋友可以去下载。希望能对你有用。
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