朱先生细讲外贸之新外贸业务员入职时应注意的问题

不论是外贸新手，还是外贸老手，每当你进入外贸行业的一个新公司，对于这个环境你就是一个“新人”。即使你懂的再多，无论是理论上的、业务上的、操作上的，甚至是经验上的东西，在这里你还是必须从头开始。因为外贸的一些东西，该注意的还是需要一直注意，这样你才能做好业务。





第一、作为外贸业务员的心态：记住该记住的，忘记该忘记的；改变能改变的，接受不能改变的！


在谈到业务人员的心态时，就必然会涉及两个方面：招聘和应聘。如果以业务人员或销售代表的身份进入公司，工作职责就是维护好客户和多接订单。如果以业务助理的身份进入公司，工作职责就是做好业务经理分配的工作。两者工作内容相同，但待遇却有相差。一般来说，业务人员或销售代表是有业务提成的；而业务助理是没有提成的。在招聘和应聘时，公司与业务人员双方需就待遇问题谈好细节条件。这就对双方提出要求：对公司来说，一整套完善的业务薪资体制需要出台；对业务人员来说，不要让不确定因素模糊下去。一个连自己利益都不会去争取的业务人员会为公司争取利益吗？


从发展层面来说，业务人员应与公司的发展同步。也就是说，业务人员的工作为公司带来稳定的发展，得到应得的报酬。业务人员在进入公司时，就必须做好在公司工作3-5年以上的准备。因为一个业务人员从熟悉产品到积累固定的客户最快也需要1年以上。也就是说到第2年，业务人员才能真正从自己的工作成果中获利。公司的相应待遇制度也应该建立在3-5年以上，而且用好业务人员的这3-5年时间，为公司谋取更大的利益。


记住，任何事都没有对与错，它是一种经历；人生也只是一种经历。所以要怎么样去做，尽管大胆地去做吧！


第二、做到正规，注重细节


为什么要正规和注重细节？


对外贸易与其他的贸易不同，因为地理、文化背景等方面的不同，它需要操作人员使用一套已经被广泛接受并沿用的系统。它就是我们在书本上学习到的那些知识和规范，从沟通的细节中客户会看到你的工作态度、工作是否严谨以及是否可以信任。


如何正规和注重细节？


从业务人员的角度来说，所有与客户有接触的文件都必须符合国际惯例，它们都有其固定的格式和规范。所以尽量使用正规的商务信函，正规的合同格式，正规的样品发票等文件。


在实际操作中从以下几方面做到：


1.对客户的回复使用正规商务信函格式；


2.在每一封信函中正确使用签名格式；


3.努力提高英语写作水平，务必使用正确、简洁的语言；


4.使用常用的字体及字号；


5.尽量不使用非正规缩写；


6.规范使用英文大小写，特别是不使用全部大写以方便客户阅读；


7.尊重客户，使用礼貌用语，切勿出现商务忌讳用语或太粗俗语言。


第三、熟悉产品


一个连产品都不熟悉的外贸业务员，能将产品成功推销给客户吗？会赢得客户的信任吗？


所以，要想做好业务，我们首先就需要从以下方面来熟悉产品：


1.如果是生产型企业，外贸业务员需要多到样品制作部和生产车间去熟悉产品的设计和生产等环节；如果是贸易企业，多与工厂负责人沟通并将得来的资料进行整理记录。这样，一方面可以了解生产工艺，另一方面可以全面了解产品的相关知识。


2.如果你是接手以前业务人员手上的工作，那就去整理以前与客户沟通过的信函，会让你了解许多有关产品方面的知识。


3.不懂一定要问，因为客户既然敢下订单，说明他对产品还是有一定了解的，甚至说非常了解。而你要做的就是比他更专业，因为你要卖你的产品给他，把客户当傻瓜是最不明智之举。


4.如果还有其他业务人员，创造机会让你们成为朋友。如果他（她）愿意帮你，你可以省很多时间和精力。


5.做个有心人，将在日常订单跟进过程中的产品相关知识整理成文档并记录。


第四、充分做到“分析—反馈—沟通”，及时给出“建议”并“守诺”。


要知道，我们与客户沟通的心态及目标就是将客户的每次询价变成订单。即使这次沟通没有接到订单，也要让客户在下次有类似的产品询价时，第一时间想到你或你的公司。


那么，什么样的过程才是“分析—反馈—沟通”呢？


在收到客户信函和询价时，第一件事就是认真阅读，然后进行分析：主要分析客户的意向是什么，客户需求什么及客户希望得到哪些方面的信息。


根据多年对客户来函的统计及汇总，可以将其分为如下几类：


1.建立业务关系函件


这样的信函主要内容是介绍公司的情况，表达建立业务关系的意向及客户经营范围。


回复方式：感谢客户对公司的关注，简单介绍公司的产品和服务，体现公司实力，引导客户尝试公司提供的产品和服务。


2.产品大类的询价函件


此类信函客户意向比较明显：客户会告知需要什么类别的产品，作途是什么等。这时，有针对性的推荐一些产品给客户并配合客户了解更全面的产品细节，同时主要以体现企业在这些产品上及服务上的专业为中心。


因为要推荐产品，所以必不可少的会涉及到产品图片。什么样的产品图片是最合适的呢？


1)产品图片规格（单个产品）：大小（以最长的一边算）不要超过24CM，分辨率72-100DPI为合适，这时图片大小在200K以内为好。这样产品图片即清晰，体积也不大，通过电子邮箱发送也很方便。如果多个产品在一个图片上，大小以不超过24CM为好，分辨率为100DPI为合适，图片大小在400K左右。这里就涉及到一些简单图片处理的知识了，在PHOTOSHOP的入门教程上有介绍。建议到网上搜索或到书店买本书来学习一下。


2)单个邮件大小不要超过800K，最好在600K以内，这样可以方便客户接收邮件。如果超出800K，则可以分多封信函进行发送。


3)产品图片必须给客户直接印象并让客户清楚了解产品所有细节。我们的产品最好有多个视角的图片，如有增加配件需单独附上。在报价中不包括的配件，最好单独附图片。


4)业务人员使用的产品图片必须清楚，能真实反映产品颜色、结构、配件等款式不可缺少的因素。


3.单个或几个产品款式的询价


这样的产品询价针对性比较强，客户已经将目标锁定到了具体的产品上。这时，第一步是满足客户的第一需求--得到报价；然后才是体现公司实力和服务的专业。当然以上所有的回复方式都是针对新客户，对于老客户就不用说太多，以实际服务质量及产品质量来说话。


这里还要提及一点：做个正式的报价单。报价单属企业文件的一种，越正规越好。国外客户习惯使用EXCEL文档，也可以将其做成PDF文档发送给客户。报价单文件名称方面也有进究。最能好包括产品名称、型号、数量、报价日期或客户编号，这样方便双方以后进行查找及核对。


进一步来讲，可将询价产品细分为两种：


1.ODM：即公司自行开发的产品


如果产品款式不多，可以在报价的时候附产品图片，这样方面客户通过信函直接进行比较、审核。报价需要详细，包括：价格，产品说明/描述，包装资料，样品时间，样品费用，大货周期。如有商标，也需要注明相关细节。


如果款式太多，可以不提供产品图片，而只提供报价。报价以表格的形式，即只提供价格而没有详细细节。待客户选择具体的款式后，再提供详细的报价。


2.OEM：即客户来款式报价


这些款式可能是客户直接开发的，也可能是竞争对手开发的，它代表了客户需求的一种意向。对于此类询价，除作详细的报价单外，还需将这些款式发送到公司产品设计和开发部门，作为公司开发产品的借鉴。


分析：客户是否有价值


公司找客户就象撒网一样，拉上岸的除了鱼还有树枝，垃圾等。所以公司通过各个渠道得来的询价并不是全部都有价值。公司需要对这些资源进行过滤后，为真正的客户提供服务。一个公司拥有有限的资源，它只能服务一些客户并令他们满意，不可能服务所有客户并令他们满意。


如何来辨别客户的价值呢？可以从以下方面进行判断：


1.客户国别是否在贵公司主打市场范围内？


2.客户联系方式是否符合正规公司条件：公司名称，地址，电话，传真，电子信箱，网站这些资料是否完整。电话和传真是同一个号码或者电子信箱是免费邮箱（yahoo，gmail，hotmail，aol等）的客户，一般是很小的公司。对于这些客户不要放过多的精力和时间去进行跟进。根据以往的经验，所有免费的邮箱会在使用1年以后失效。


3.通过样品收费的方式过滤一部分无诚意合作的公司。2004年以前，几乎有一半的贸易公司都不接受样品费用。到2005年，接受样品费用的公司也越来越多，而且一般来说低价值的产品的样品费用都会在生产大货时退还。一般情况下收取样品费用，是对于新客户来说。而样品费用这个过滤网，也会为企业在开发大客户时成为障碍。因为绝大多数大公司是不同意支付样品费用的，这就看企业在开发客户时的取向了。这只是一个过滤网，可以对感觉比较有价值的