大家都知道，很多时候，报价在整个外贸谈判中起着决定性的作用，许多人在前面谈的都非常好，但是，一个报价单就让客户感到不舒服，那么，什么样的报价单才让买家满意呢？
通常，一份好的报价单需要具备以下三种功能，能够帮供应商说话：
1.首先，要给客户提供详细的、规范的产品信息。
2.其次，要条理清晰，每个环节都明确，方便客户统计和汇总资料。
3.然后，还要具备备忘功能，如客户这一次订单没有选择你，但在其以后的需求中，如果在筛选供应商时，他邮箱中的报价单能够快速地提醒买家谁谁提供XX产品，这也是再开发客户的一种非常好的方式。
那么，基于以上报价单中三个必备要素，制作报价单的时候要注意这些格式和细节：
1.吸引客户打开报价单，是写报价单的前提，所以在邮件正文里放上总报价、公司的优势等内容，会提高客户打开报价单的兴趣。
2.明确的报价单制作时间和有效期，会让客户产生好感。
3.多站在客户的角度想问题，想客户之所想，会让客户对你产生好感，如提供至少两种格式的报价单。第一种为常见的、必须要的word文档，因为客户可以在上面进行修改。但是有可能中外word版本有所区别，存在打不开的可能，所以，最好还提供一个pdf版本。因为pdf版比较正规，是标准的文书，是生意场的通用文本。然后，我们还要想到，万一客户即打不开word，又没有pdf浏览器，怎么办？所以有必要再提供一个图片版的报价单。
4.把工作做到细致，服务到位，不给客户添麻烦，这是让客户满意的一大要素，所以，你的报价单无论用的是什么文件格式，发之前必须预览一下，以确保客户拿到手的报价单可以直接打印使用！而且还不忘在邮件最后标上：详细报价资料请参见附件中的文件，这里有word，PDF，JPRG三种格式，选择您的电脑软件最合适的格式打开，版面已全部排好，您可以直接下载打印使用！这样，会让客户备感温馨。
5.为了方便客户能一眼就能知道报价单是来自哪个公司，卖什么产品，最好在报价单的名称上同时加上公司名称和产品名称。
6.有时候，公司的宣传是一个无处不在的工作，你可以在报价单加入自己的公司的标志，名称，电话，传真，邮箱等内容，也可以加上企业理念和口号，很小的举动，不经意间就提升了公司的形象！也加升了客户对你公司的印象。
7.为了让客户能加深对你公司的印象，可以在报价单的第一部分就把公司简介写上，如专业生产多少年，拿到过什么认证等等，突出企业和产品优势，还可以把公司办公区、工厂、车间的图片都放上，还要知道，在图片上打上你公司的水印！
8.制作报价表格是最重要的部分，在制作时，一定不马虎，把每一部分的价格标注清楚，细致到每一部分的型号，大体参数尺寸，品牌，质保年限等等，让客户想查什么都能查得到。当然报价的关键因素，付款方式等也很重要！
9.对于上一部分，我们最好写上详细的解释，如告诉客户，你的产品为什么值这个钱。例如在每个标了价的产品上，放出每个产品图片、认证、具体的参数、优势、产品的包装类型、包装图片、配套的配件数量等等(如果是成套产品请把配件表标注出来)，让客户清楚的了解价格出在哪。
10.如果有案例图片，最好加入案例图片，加以说明产品的优势。
11.为了向客户表明你公司的专业，让客户放心，现在很多公司都有集装箱摆放软件，你可以在最后一部分给客户演示一下产品是如何摆放的，总计需要几个集装箱等等！
12.最后，一份排版很漂亮的报价单也会引起客户的好感，切忘不要出现很多文字一大段的情况，要注意分段，图文结合，给客户做一个漂亮的报价文件！
