在做外贸的过程中，很多时候客户来询盘问价格，回复了就再也没有消息了，这也就意味着我们可能只有一次机会去抓住客户，所以我们要做的就是利用这一次的机会给客户一些足够细致全面的信息，给客户足够的吸引力！虽然客户只是说需要某某产品的报价，但是对于我们来说却绝对不能仅仅是报价。
我们给出的报价邮件的信息要全面，术语、付款方式、集装箱容量、包装方式、交货期等等，这些都必不可少，除此之外还要向客户介绍你产品的优势以及你公司的优势，公司方面不一定要很详细，但是简要的概况还是需要介绍一下的，毕竟不是所有的客户发来询盘就一定是对你公司有所了解的。以上的这些内容都是一封完整的报价邮件中必须要有的，如果都记载一封邮件里，就会显得有些臃肿，所以我们需要单独做一份报价单，清晰简洁地把这些内容归纳到单子上，让客户一目了然，这是报价单的必要性之一。
报价单的第二个功能就是方便客户统计资料以及汇总资料。有很多外贸人认为自己的资料简单，一封邮件就能写的清清楚楚，就没有必要再去做一份报价单，其实这样想并不完全是错误的，但是归根结底还是看你自己愿不愿意去做，而不是有没有必要。有很多时候发来询盘要报价的并不是做出最决定的人，他很有可能要把这些资料汇总交给做决定的人，这个时候如果你已经单独给他做了一份详细的报价单，他直接下载就可以了，那他一定会觉得你很靠谱啊！虽然他做不了最终决定，但是他可以选择把谁的邮件交上去！另一方面报价单具有备忘功能，客户收到的报价有很多，或许我们的报价当时会被淘汰，但是如果他还需要采购，就会有可能要考察新的供应商，他可能就不会挨个去翻邮件，这时候就会通过报价单来找到信息，而我们发了报价单，就多了一次机会。
补充一些制作报价单的格式和细节：
1、 把一些较为关键的内容同时放到邮件正文里，比如我们的报价优势等等，都可以放进去，让客户有兴趣打开报价单。
2、 提供至少两种格式的报价单，一种word文档，一种图片版，文档格式是为了方便客户修改，图片格式是以防客户打不开word，那就只能寄希望于这张图片了。不论哪种格式，在发送之前一定要预览，确认无误之后再发送给客户。
3、 报价单的命名一定是公司名称加产品名称，一定要有页眉页脚，可以胶乳自己公司的标志或者其他信息，这样可以提升形象。
4、 报价单的内容分布，一般第一部分是做公司介绍，突出优势；第二部分是报价部分，在表格中将每一部分的价格都标注清楚，除了型号、参数尺寸、品牌、质保年限等，还需要有报价的关键因素以及付款方式等重要信息；第三部分就是会第二部分的一个扩展，将每个设备都简略用表格报价，配上图片、优势等细节。同时也要注意分段，不要出现很多文字堆积再一段的情况，在重点部分可以用颜色文字做好标记。
5、 如果有的话，记得配上案例图片。
以上是我对一份优质的报价单的理解，如果还有遗漏的，欢迎大家补充！
