马云曾经说过，这个世界本来就是不公平的也是不完美的，你出生在农村，盖茨的孩子出生在盖茨家，但是时间对人是公平的，盖茨一天24小时，你一天也是24小时，所有时间能帮我们改变很多东西。今天我们就从怎样利用时间来谈谈外贸业务员该怎样提高工作效率。
一、上班第一步查汇率
做外贸的人不能不知道汇率，所以上班先打开网页查看一下各国汇率情况，一般以中行或央行为参考。另外，还要看看国内的原材料的价格走向，因此，外贸大都是大批量生意，有一点波动都会给你带来很大影响。这个过程大概只需十分钟就可以。
二、维护客户基础性工作
维护客户所有业务员的必修课，要从每一个细节做起。所以每天都要打开邮件客户端，看一下客户跟踪情况表，查看一下有哪些客户是已经有一段时间没有联系的。（通常一般是按照2-3个星期左右的时间）给他们逐个发一些问候的邮件，邮件的内容根据不同的对象而定。
这么做的好处有以下几点：
1.和未成交客户保持联系，让他始终记得你，也就是存在感。如果某天一客户正准备换供应商的时看到你发的邮件，那他可能把目光就投向了你，你的机会就来了。并且给他们的感觉是你的服务很好、有诚意跟他合作，那么，如果当他的老供应商出问题的时候，他自然就想到你。
里要记住，邮件的内容一定要以简洁、轻描淡写为主，千万别写太冗长，客户没有时间看，因为他每天接到的邮件很多，而且你在写开发信的时候就已经写一堆公司介绍了，所以跟进的时候根本就不需要再写了，写多了客户会反感。
2.和已成交客户保持联系，会增进彼此感情。设想一下，假如你从商场里买了一个不知名品牌的电器，一周后突然有个回访电话，问您在使用时，有没有什么问题，或者疑问，您的建议会对他们今后提升产品的品质和服务起到至关重要的作用。这时你是不是感觉有种受宠若惊的感觉？不管怎么样，起码服务应该说是比较满意的。对这个商家内心也会产生一分好感。
所以有些业务员只看眼前利益，认为出了货，收到钱就over了，其实这是错的。每一次售后跟进都有可能是一次客户决定返单的机会，而且这对加强客户对你的印象甚至信任，都会起到非常好的作用。这种举手之劳的事为什么不做呢？
跟上面一样，这种邮件的内容一定要简洁、轻描淡写。
3.第三个好处就是提醒老客户是否考虑新的订单计划。
老客户收到你的邮件后一般会很快回复你的邮件，而且有些客户会告知你具体什么时候会有新的订单，如果这样，当然是最好的结果。
这些事情做起来很简单，而且占用时间也不多，但是效果是非常好的，做生意也是交朋友,时间长了，感情就深了。
三、列工作计划表
做什么事都要养成好习惯，做到有计划，有条不紊的进行。外贸业务是一项连续性很强的工作，比较辛苦，要能熬能坚持。对于昨天没完成的工作，今天一定要完成。
然后开始计划今天的工作内容，其实最好是头一天就计划好今天做什么，这样不至于手忙脚乱，有些人工作就是根本没有计划性，想到什么做什么，没头没脑的忙得不可开交，最后客户却丢着好几个月没有跟进。
做任何事情时都要清楚自己在做什么，目的什么，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我们计划表中重要的事情就是考虑做一切能够提高业绩的事情,然后你的工作就是围绕这个目标开展。如果你的目标只是想保持安定的生活，工作给不了你什么快乐，即使接单也没有成就感，那么你的工作大部分内容可能也只是在维护老客户。想有好的结果，就得付出更多的努力，这句话对任何行业任何人都适用。
至于怎么去按排你的工作计划，先列个清单，把每天要做的事情用列出来。
然后根据事情的性质分为四类：
1.重要不紧急。如，开发新客户，跟进未成交客户，研究目标市场，和客户建立信任，制定销售计划和工作目标，改进与供应商的关系，锻炼身体，好好吃一顿午饭，适当休息等，当然这个可以按每个人的具体情况而定。
2.重要且紧急。如，跟客户谈判，催客户尾款，给意向客户报价，给客户做PI，准备样品，完成工作计划，这些事可能比较难，但这是维持你现有的业绩的事情，也是你的饭碗。
3.紧急不重要。如，其他部门要求你配合的工作，领导交待的非业务性工作。很多事情看似很“紧急”，实际上拖一拖，甚至不办，也无关大局，依照你的大局而定，把握好主次，平衡好时间，学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新业务员去做，合理的分配你的精力。
4.既不紧急也不重要：如娱乐，上网，闲聊，消遣，一个真正的职业人，做这些事大都是为了放松自己，以蓄备更多力量让自己更好的开始新的工作。
平时把主要时间和精力主要集中于前两类事务，你的工作才真正有效率。具休使用的时间和精力都依你个人情况而定。
一般来说，一个成功业务员每天的时间是这么分配的：
1.每天花半个小时对一段时间未联系的客户问好。
2.每天花半个小时阅读yahoo等国外网站的英文新闻，多了解一点时事，对你了解国外市场有帮助，并且能锻炼阅读能力。
3.每天半小时至一小时用来回复老客户的邮件，前文说了简洁表达清楚即可。
4. 把更多的精力用来开发新客户，认真考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户，力求建立起良好信任。
5. 每天花半小时的时间来研究了解目标市场，了解其市场销售价格、市场常见品牌、其他供应商和其分销商的情况、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个supermarket、该国最主要的最常用一两个B2B网站等等，当然你也可以用更多的时间。
完成每日计划之后，时间应该在9点或9点半左右。
正常情况下，早上的这段时间，人的脑子里还是空的，还不能完全进入状态，属于效率不高的一段时间。所这段时间内适合做一些机械的、闲杂的工作。因此一般人都用这段时间发开发信。一般耗时半小时或一小时，结束时间控制在10点半之前。
当然有些人认为，应该根据不同时区的客户，选择不同的时区去发开发信。这样确保开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。
当然，如果你能考虑这点那是最好的，但办法是人想出来的，你可以用别的方法去吸引客户的注意力。
比方说：邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等等。。
具体的工具使用方法，以后我们为什么详细的讲解的。
五、利用按键精灵全自动更新或发布产品信息
这是个技术性问题，很多业务员对发布和更新产品的工作头疼。特别是完成老板规定的量，即枯燥又要细心。所以在发完开发信以及回复完客户邮件之后，也快到吃午饭的时间了。
但是，如果你这时候能懂一些发邮件的电脑工具，将为你节省很多时间和精力？
这里先给大家介绍一个无比犀利的工具：按键精灵，有没有人用过？
按键精灵是一个模拟鼠标、键盘动作的软件，简单说，就是你需要在电脑前用双手完成的动作，按键精灵都可以替代你完成。它的主要功能是：可用它自动处理表格、文档，自动收发邮件等，不夸张地说，只要你的EXCEL表格中的值足够的多（比如“产品关键词”），那么基本上一个小时内电脑就可以自动更新或发布100个产品信息！
所以，当你吃完午饭回来，电脑已经帮我们把活干完了，这是多么令人愉悦的事！关于这个工具还有很多功能，你可以下载下来认真研究，能给你的工作带去不少方便。
上午把这些事做完了，下午就可以做一些开创性的重要的工作，如开发新客户等。
怎么样，看了这个工作安排，这一天是不是很充实，不至于浑浑噩噩。做任何事情都需要一个好的态度，严肃认真的态度，就能感动幸运之神。。
