本文主旨：
1）报价前对询盘的初步观察和判断
3）报价单的缮制细节和注意事项
报价的前奏要对询盘作初步观察和判断：
1 看国家/地区
欧美人在工作日中严谨，注重效率和质量，建议制作成报价单当天发出。非洲人办事墨迹拖沓，而且会多方面比较价格再来砍价。印度人无论你怎么报价他都会喊贵，阿拉伯地区的人也很喜欢砍价。如果询盘内容不够明确，适合邮件正文或在线报价。俄罗斯/南美很多客户英语不是母语，所以报价格式不要复杂，内容也尽量简单。
2 看内容长短过滤垃圾询盘
询盘的内容，主要有以下几类：
1） 简单直接问价格 Please give me the price for the power banks. 然后附上图片甚至没有。让你一不知道数量，二不知道规格参数。
2 ）细节齐全数量明确问价格，这是最受欢迎没有之一的询盘。
3 ）细节繁杂，数量庞大，如果是新客户，要仔细分辨，很多都是钓鱼类询盘。
3 看邮箱后缀/邮箱签名和对你的称谓
一般正规的集团/公司或者比较专业的买家他们的邮箱后缀都是公司名，即他们用的是企业邮箱。比方FNG公司，他们邮箱的后缀是fng.co.id 类似这样的后缀。
还有很多客户的后缀是gmail.com,
优质的买家的邮箱签名一般很齐全，电话网址Facebook等都俱全。但是不排除有些客户不愿意透露自己信息太多，以免被骚扰。而在称谓上，如果一个客户是很专门写邮件给你的，他会直呼你的英文名而不是疑似群发的询盘中的Hello Sir/ Madam 之类。
针对以上分析，可以先过滤掉一些垃圾询盘，比如以下几种：
1 长篇大论，量特别大，但是不问细节直接要你报价的询盘
2 在同一时间段不间歇地重复发邮件的询盘
3 附带不明链接/附件的询盘
回复询盘的行文技巧：
1 针对简短寻求单一产品而且你可以马上核价报价的询盘：
比如
Hello Sophie,
Please I need the price for 5000pcs wristbands.
Mike
类似这种询盘，可以不制作报价单，直接在邮件里报价。
请看以上报价，虽然也是简短回复,但是细节一个没落。
1. EXW 表示报价条款，例如这里指出厂价
2. based on+数量：基于这个基础的报价，表示数量对方如果改变，价格也会有所调整
3. logo printing is excluded：此类针对于做可以印刷logo产品的小伙伴们，必须讲清楚价格不含logo印刷4. delivery 注明货期
所以虽然要简短表达，但是该表达出去的意思要一样都不落。
2 询问多款且需要定制并且采购意向很明确的询盘，例如以下的邮件:
我们来观察这样的邮件。
他发邮件的时候顺便发来设计稿和清单需要报价，品种不繁多，但是数量，印刷等要求各不同。这样的邮件肯定要核价并且确认清楚细节了才能回复出去，此类邮件可以在你收到邮件的第一时间先回复：
Dear **,
Well received your inquiry with thanks. 收到你的询盘，谢谢。
We are working on it and will update you the offer very soon. 我们现在在处理中，会很快发你报价。
Sophie
这里的very soon也是在掐字眼了。如果你没有把握什么时候报价出去，因为有些业务员是需要经过老板确认才能报价的，那就别把回复时间说的太明确。除非十分把握今天明天发出，那么可以说by later today or by tomorrow. 然后再制作报价单发出去。
3 信息不明确需要进一步核实信息的询盘：
比如有些客户会直接WhatsAp或者邮件发你个图片或者品名告诉你，他想知道这个的价格。可是其他信息都不提。
那么你就和他互动下来判断他下单的可能性。
比如一个客户James发了一台绣花机的图片给我，告诉我Please offer me your best price for the embroidery machine. 绣花机种类繁多，无从报价。
那么我的回复是：
Dear James,
Thank you for your inquiry. Please advise the below details so we can recommend you a suitable model:
1) Home use or factory use?
2) Single Head or Double Heads?
3) What kind of products you will use it for?
Sophie
直奔主题问他绣花机家用还是商用，单头还是双头，要绣在什么产品上。做其他产品的朋友，在处理产品报价的时候，要了解满足什么条件了，你才能准确报价或推荐款式。就相应去提问他，在询问客户细节的时候，建议用1,2,3,4等项目符号列清，显得条理性，也好一一回应你。
和很多业务员询价过，有2类业务员是真的需要改善下自己态度和方式的：
1 问题问不完，而且都是无关痛痒的问题，不影响报价的都问，比如请问你急不急要的，请问你要怎么包装的，请问你们付款方式是怎样的？请问大概什么时候下单？单子还没谈下来，为何要追问这些无关的问题呢？无疑会让客户反感，显得你很急着拿单。
2 不懂得变通，比如问到的款式刚好没货，直接让人吃闭门羹：没，不做。如果聪明的业务员，就会变着法子推荐其他的款式过去。或者回答问题和挤牙膏一样，问一个答一个。而不是一次性把细节都列述好。
请看以下例文：
Dear Ken,
Greetings.
Thanks for your inquiry dated on 1st June,2017.
Kindly see attached our best offer for your required items and further advise.
Thank you.
Sophie
根据此例文大致总结如下：
①如果知道对方的名字就不要再Dear Sir 或Dear Madam了
②不要太多寒暄，商人没空。比如教材上说的It has been long since we chatted, how are you或how it's going recently甚至曾经收到一句Do you feel well today? Greetings from+公司这些请统统抛掉，但是礼貌性，简短的寒暄是有必要的。比如 Greetings. 或Good day. 老客户除了这两个还可以用Trust you are well. 简单 寒暄下。
③请查收报价有多种表达，通常是以上那句Kindly see attached/ find enclosed the offer for +产品 或者I am attaching herewith our best offer for+产品。
④请进一步告知进展。Please further advise. 或 Look forward to hearing from you soon.
除了上面提及到，邮件正文直接报价，在外贸的往来中，报价单表格还是比较规范的回复方式。
现在通过举例来了解下报价单的格式。针对不同产品，其实报价单的格式各不相同，而且每个公司基本都会有自己的模板。
我按照这些年处理过的报价单，分以下两大类：
第一：小礼品/文具/箱包/衣帽/家具/电子产品/展示类产品/雨具类等
请看以上的例子来总结下这类报价单的注意事项：
①公司logo/抬头
②公司信息及业务员的联系方式
③报价日期，并且相应要注明报价有效期
④产品的图片Photo for Reference
⑤规格 Specification-不同的产品不同的产品参数。比方圆珠笔，最主要的参数是长度和克重，笔芯的颜色，就可以进行报价了。
⑥QTY / MOQ 当客户没明确表示定量，一律按照MOQ最小起订量报价
⑦报价贸易术语 EXW FOB 等+价格 -币种通常是美金
⑧产品的优点或与众不同的性能，比如塑料是回料还是新料，比如充气材料是环保还是非环保
⑨如果是劳保产品等以件算的产品，比如一次性手套，一次性头罩等，很多工厂喜欢按照整件报，这样会显得单价很高，客人还得按照一箱的数量去算下单价，建议直接按照最小单位报
除了以上，报价单的条款还要加上以下3点，这个报价单才称齐全：
1 报价的有效期 比如The offer is valid for 30 days. 或Price is valid by+日期 以防因材料变动等因素价格上涨
2 报价会因数量，颜色，尺寸变动而调整。之类的条例以防客户更改尺寸等规格来砍价。比如我用的Remark: Unit price will be adjusted when QTY is less than MOQ pcs/item, and when color & sizes changes. 放在报价单最后红色加粗。
3 注明大货货期，比如Lead time: Within 20 working days upon confirmation of order 或PP samples 确认订单或产前样的20个工作日
此外根据实际情况，例如有些客户会询问样板费，样板准备期限等都可以一并在表格中体现。
以上通常都是WORD/EXCEL来制作并转换成PDF. PDF的好处是可以设置不可编辑不可复制，以防客户用你一模一样的报价信息去多方面询价。
另外一种报价单，是用于需要涉及到多方面的规格，材质等，单纯的表格已经无法阐述的时候，建议用word文档来做。通常不叫offer. 叫proposal方案。
这是我制作过的纸杯机方案。
在第一页注明机械名称，以目录形式概况整个方案的明细，再根据明细来一一图文阐述。
我会在明确的表格highlight价格和突出一些重要性能的地方。
会指出哪些部分的优势 区别出和别的机型不同的地方。
在此还要提醒各位报价需要设计到版费，模具费的小伙伴，一定要在报价单仔细明确独立地体现出来。
