外贸公司面对客户欠款问题和在国内进行相应问题处理，具有本质不同，由于国内客户方便沟通，所以在追讨欠款时方式较多，但涉及海外客户不付款怎么办这一问题时，由于路途遥远，所以在解决问题时，同处理国内用户欠款又有一定差异。
海外客户不付款，首先要了解客户不付款的原因，进行沟通联络，以此达成相应共识，例如部分海外用户之所以无法在合同规定时间内付款，是因为产品滞销或是企业内部导致资金链条断裂等问题，但其公司在运营过程中状态良好，则可以延长付款时间，如果因为其公司经营不善，即将倒闭，则应第一时间追讨欠款，但不论是上述那种原因，都会牵涉到催款函，所以外贸工作人员了解针对不同客户分门别类撰写催款函还是很有必要的。
一些涉外企业工作人员对于催款函有误解，认为这一信函其目的只有一个，那就是催讨欠款，实际上则不然,在这样的催款函中不仅要包含催款内容，更应关注到对方企业无法在规定时间内还款原因等问题，这样才能够在催讨欠款过程中不会因为催讨举措而导致客户流失。
例如:
Mr. Chrysler, your company has signed a contract with us to ship the goods on November 2, with 250 main keels with 1400 sides, 1400 ceilings, 4500 paper plasterboards, 3200 ore-cotton decorative sound-absorbing boards and 1600 perlite sound-absorbing boards. The cover plate is 3000200 pieces, the metal decorative ceiling frame is 1500, the U type inlaid thick plate is 2100, the h type fastener is 2100 lattice fan ceiling 4500 pieces, the intake valve is 4500, the drain valve 2600 bathtub flower sprinkles 4,300 total amount 16.52 million yuan, It is stipulated in the contract that your return shall be made within five days of receipt of the product. We arrange for the delivery of the goods on November 15. Your receipt of the goods sent by us on November 25th shall be returned on November 30 in accordance with the terms of the contract. But your company has not fulfilled the contract. This contract was signed by our sales personnel, manager Chen, and Mr. Chrysler for relevant communication and exchange, and finally reached a consensus, signed the contract, your company did not return the money in the specified time, whether there are doubts about the quality of our products, Or because your company encountered problems in the course of the sale of your products or the condition of the chain of funds has aroused our concern. If you are unable to send the money to our bank account before December 11, I hope you will give us a reasonable explanation. We will give our opinion after the board of directors has discussed the decision, and if your company is not justified, we will recover the arrears by legal means.
克莱斯勒先生:
贵公司与我公司签订合同，11月2日我公司发货主龙骨300个,边龙骨250个，天花板1400片，纸面石膏板4500片，矿棉装饰吸音板3200片，珍珠岩装饰吸音板1600片，盖板3200片，金属装饰吊顶架1500个，u型嵌条厚板2100个，h型条扣板2100个,格扇天花板4500片，进水阀4500个，排水阀2600个，浴盆花撒4300个，共计金额1652万元，合同中规定贵公司应于接到产品后五天内返款，我公司安排发货时间为11月15日，贵公司在11月25日接到我方所发货物按照合同规定应在11月30日返款，但贵公司并未履行合约。
该合同由我方销售人员陈经理和克莱斯勒先生进行相关沟通以及交流后签署，贵公司未在规定时间返款，是否对我公司产品品质存在质疑，或是因为贵公司在产品销售过程中遇到问题、或资金链出现状况等引起我方关注，如贵方无法在12月11日前将款项打到我公司银行账户之中，希望贵公司给出合理解释，我公司会在董事会商讨决定之后给出意见，如贵公司无正当理由，我公司将以法律途径追回欠款。
从上述催款函中可以看到，这家外贸企业和海外代理客户二者之间并没有太多的业务往来，销售方对于产品购入方的资金状况了解并不是很多，在催款函中不仅提及还款时间问题，也提及在该公司无合理理由时会走法律途径追回欠款。
如上涉外贸易催款函案例中规中，适合外贸企业和新建立商贸往来的海外公司进行欠款追讨时使用。
产品购入方客户返款或给出合适理由之后，外贸企业可根据实际情况延长还款时间，如对方没有合理理由则可走法律途径追回欠款，需要注意，虽然催款函在格式方面所具有的差异并不是很大，但是涉及内容所具有的差别是很多的，上述催款函中的案例适合外贸企业和新近达成业务合作关系的企业使用，但并不适合使用于对外贸企业忠诚度高的老客户，应对老客户催款函，除了要让客户了解到催款需求之外，还需让这些客户感受到销售方的关注，只有如此才不会因为催款问题而丢失长久客户，对企业后期产品销售造成不利影响。
