今天我们分享的是展会筹备，这次讲两个主题：展品处理、文件材料准备。
一、展品处理
展品这个板块，我们在国外参展要发物流，很多的物流公司会送错货，我们一定是做好包装方面的标识。比如在上面一定要注明好摊位号，还有联系人的电话，这个非常的关键，一旦漏掉的话，别人都不知道这个货是谁的，怎么去联系。
如果能够用一些木箱去把产品给整合到里面就更好，还有一些横幅方面的一些处理，也可作为一个展示台工作台都可以。
除了在这个板块准备之外，还要注意产品一旦展完之后怎么去处理。特别在国外，展品展完我们应该怎么处理，有些现场把它卖掉，我不太建议这样做。
在波兰展的时候，我见到有一个非常维护公司利益的一个业务员。他是卖台灯的，那么台灯展完之后现场他就想卖掉，然后五欧元、十欧元这样来卖。结果都没卖完，他又把剩下的样品拿着拖箱去到每一个地方，就把拖箱打开，把灯具拿出来，然后贴一个价格，这样警察也过来逮他。后来我们就给他一个建议，把展会收到的名片把它整理一下，有哪些客户就在你周边，送到客户那边去，这样反而你获取更好的商业机会，免得以后还要寄样品这么麻烦。
最好我们展品方面能够在当地找到一些不错的客户，把它全部送过去，而且给客户做一个回访，这是不错的一个客户体验。
二、文件材料准备
展位号
我们看看屏幕上面现在是一个名片，这个名片上面的话我没有加进去，因为上面多了一个就是展位号的印章，我每次去参展一定会把所有的资料都要盖上这个印章。
客户第一天来的时候谈得不错，第二天准备去谈深入合作的时候，他找不到你的摊位号，机会就被浪费掉，所以我们一定要把摊位号给印上去。
参展卖点
另外名片必须需要印上当年参展的卖点，这个点非常重要。我采购做了很多年，收集了很多资料回来，但是不会马上下订单，一般都去到了需要采购的时候才把这些名片和资料找出来。一般都会把名片给收藏好，资料另外扔在一个地方。比如我要采购某一家灯具，当时它的卖点是全球前十位品牌代工商，这句话是他的广告语，我就很看重这句话。所以我跟我的一些拍档在聊，说我们有一家那家当时就写着全球十大品牌代工商，我们找不出他的名片，因为名片上面都印着公司职称，还有联系方法就没写卖点，我不知道哪一家才是全球十大品牌代工商，这个太浪费了。所以要在名片上面一定要加入卖点，这样客户能够区分开不同的地方。这是作为一个采购者的心声，希望你能够把它印上去。
其他资料
我们再看其他要准备资料，比如屏幕上面所展示出来的，会有认证的验厂的，还有一些企业介绍这些资料。
那么这资料每一次参展的时候，最好要准备五六套非常完善的这样的资料，方便一些大客户来进行筛选供应商。一些大的买家他们会派几个人去看展，每个人会看一个区域，晚上去开会。如果资料是很简单的，只是一本开头了一张名片，那么这样他们回去对比起来，好像都没什么区别。如果你的资料除了开头还有你公司的验厂报告，还有产品的一些检测报告证书。那么别人就会在一堆资料里面发现你，同时一看公司规模不错，报价还可以，第二天就会派人去展位里面专门去谈所以对接大公司的时候，我们要送出这样的资料，方便他们的团队来做筛选供应商。
文件夹
我们再看看屏幕上面的一些比如计算机、尺还有小标签，还有就是一些文件夹，
这些是客户把一些资料放在里面的一些硬纸的文件夹，文件夹的好处是比较轻便，有些客户还叫我们特意的多拿几个方便他来放这样一个资料。
标签
还有标签板块，这个板块这种小黄标我们每个业务员都要配一个，它的作用最重要就是当客户看到产品的时候。比如客户提出一个问题，你能不能这里面帮我改一改成这样子，然后我们就马上在小标签上面写上英文，让客户看一看是不是这个意思。如果确定了把客户的名片跟这个小标签贴在要改的位置，马上拍个照片，客户会觉得非常的专业。
报价资料
我们再看另外的一个资料就是报价的资料
我们每一年参展的时候，都会把一些主要的产品把它印成一些小张，裁剪好之后再印一些空白的报价单。不要在开头上面随便乱写，这样的话不太正规，而且客户不好保存，我们可以做一些空白的报价单，然后这小的采标都是产品的图片。这个产品的小图片，如果客人看中哪一个，就把小图片贴在上面，然后马上手工写上去。然后把报价单一拍，照片自留底，另外一个原版就给到客户带回去。因为客户扔掉一本开头也不会扔掉一份报价单，所以我们的单据它可以保存的拿回去，所以报价单可以准备一下看实施效果怎么样
发票合同收据
如果客人要跟你签订一些意向合同，我们马上就有合同还可以盖上章，这样会比较正式。
还有发票和收据要备一部分，因为客人现场他给你定金，如果客人要买个样品要给钱给你，你没有收据怎么办。按照常规我们看到的业务员，他可能就在记录本上面去写一写，我收你多少钱，然后撕张纸给到客人。我曾经带过一个客户，看到一个样品挺不错，然后他就拿了美金出来，就叫那个人写一张收据给他。他在记录本上面就写了几行，龙飞凤舞的英文，签个乌龟在上面一撕撕下来给到客户。客户吓一跳，这个是什么工厂来的，我去小卖部买包烟叫他开收据，他都有正正规规的收据，还盖个章给我，你这家公司居然就用一张烂纸就收我钱。客人直接就把那张收据退回给那个业务员，样板不要了。这种我们一定要注意一下，这种低级错误就太不值得。
客户信息登记表
在展会里面很多业务员就把客户的名片拿一个大的笔记本去参展，然后就把客户的名片直接就盯在记录本上面，再把客户的需求写一写。
这样的方式我在国外的大公司从来没见过，别人参展是这样做的，当着客人的面把客人印的精美的名片，直接用钉书机打两个洞上去这种直接在他面前破坏他的名片一种行为，是非常的不给客人面子的，一点的商务的礼仪都没有，这种就是一种很低端的做法。我们要有一个正正规规的客户档案登记表，里面会有客户相关的名片以外的信息，比如客人他公司的一个规模是什么情况，他这一趟会不会来中国，他主要关注什么产品，主要寻找哪些板块哪些产品，他们的采购时间段在什么时候，他们对供应商的要求是什么。这份信息登记表不是说重复名片里面的内容，而是说把名片里面找不到的内容，把它记录下来，同时提醒业务员你该提什么问题。这份表我们不需要现场去登记那么多的信息，因为如果你忙着在登记的话，客人会觉得你冷落了他。
这个信息登记表它还必须要有一个流水号，它是用来管理每一张信息登记表都不能够丢失。所以我们给到信息登记表给到业务员每人拿多少份，必须要拿回多少份回来，我们一定要把客户信息征集表做得正正规规像一家正规公司一样把它做好
企业与产品资料
我们再看一个给客户的一些产品资料与企业资料，这些资料最好是分开有三个板块：第一个板块就是印刷类的印刷，印刷的版块因为比较重，有些客户现在又需要电子版，所以我们要有印刷的还有电子版。还需要有一个叫做网络版，网络版我们可以用不同的方式去达成。比如把开头或产品与企业介绍这种资料放在一些云空间，比如google的云dropbox这样的一些平台上面把它保存，客户只需要一扫二维码就可以。
也可以做成一个app放在appstore里面，这种稍微花点小钱也可以实现。我们讲整个的一个筹备方面，包括了从商品怎么去处理，还有文件资料一定要去注意细节。文件资料就是跟客户接触的第一份正规文件，你做的形象怎么样，到底是一个正正规规的大公司，还是一个山寨厂。
