一些新建立的外贸公司，在经营过程中总会遇到这样或者那样的问题，例如一些新建设的外贸公司在和对方签署相关协议之后，没有完成信用证操作流程，就开始涉及到发货环节的相关问题，这会对公司的经营带来不利影响。
通常情况之下，国外企业都会按照如下流程展开合作：“The customer opens the letter of credit - - the letter of credit arrives at your bank, the bank gives you the letter of credit notice and the copy of the letter of credit, check to see if you can meet the requirements - - acceptance of production, arrange shipment”。因此我国外贸公司在和欧美等国家或是日韩等国家展开相应的外贸合作时，都应该按照如上的操作流程展开相应工作，这样的流程也是国际惯例，如果不按照这样的流程展开相应的工作，不仅可能对公司盈利造成负面影响，而且也会给对方企业留下不正规的印象，这对于后期业务展开而言无疑带来绊脚石效应。
例如：
Ms. Grace
The order you ordered has been received by our company. Now we re confirm the order:
150 sets of agricultural pump motors, each $230.
Harvester motor 150, 350 dollars per unit.
Multi function generator motor 100, 210 US per unit.
Light farming motor 140, 260 dollars per unit.
Small stepper motor 140, 75 dollars per unit.
We have learnt from your reply that you have already processed the L/C, but so far we have not received the L/C from your correspondent bank, nor any L/C notice from the bank you are negotiating. Please confirm again whether there is any deviation in the process of the L/C. To urge the dealer to contact the agreed bank in time and to urge the bank to issue the letter of credit notice in time.
After obtaining the letter of credit from the bank, we will arrange for the shipment on October 27 at Jinzhou Port. In accordance with the agreement previously negotiated, the land freight will be borne by us in the course of the shipment of this product, and the shipping charges and related insurance charges will be borne by you.
格雷斯女士
农用水泵电机150台，每台230美元。
收割机电机150台，每台350美元。
多功能发电电机100台，每台210美元。
轻型耕种电机140台，每台260美元。
小型步进电机140台，每台75美元。
从贵方的回函中获悉，贵方已经办理好信用证，不过我方到目前为止并没有在相应银行收到贵方所办理的信用证，也没有接到贵方所洽谈的这家银行所给出的任何信用证通知书，请贵方再次确定信用证相关流程环节是否出现偏差，催促办理方及时和所协议好的银行取得联系，督促银行及时发出信用证通知书。
在获得银行信用证通知书后，我公司会在10月27日安排出货，出货港口为锦州港，按照此前所商谈好的协定，在本次产品运输过程中陆路运输费由我方承担，装船费用及相关保险费用由贵方承担。
如上的案例中涉及到两方面的问题，首先是“You have already processed the L/C, but so far we have not received your L/C at the corresponding bank, nor have we received any notice of L/C from the bank you are negotiating.” 在回函过程中该企业明确的讲到了不发货的原因，主要因素是由对方造成的，所以在交易过程之中并没有按照此前相关协商内容及时组织发货。
此后涉及“Please confirm again whether there is any deviation in the process of the letter of credit, urge the dealer to contact the agreed bank in time, and urge the bank to issue the letter of credit notice in time.” 可以看到这家公司的相关工作人员还是非常聪明的，该公司工作人员并没有质疑对方公司的资质，也没有否定对方并没有及时办理相关的信用证，只是督促对方第一时间进行信用证各流程环节的确定，避免出现问题，从对方的角度来看，这是一个善意的提醒，如果对方直到交易已经进展到即将发货的环节，依然没有办理信用证，明知这样的做法违反合作协议，依然这样去做，在获悉交易方严格履行相关协议，不会有任何放水情况可能发生的状态之下也会及时去办理信用证，在这一交易过程中，如果对方企业不是一家恶意展开商贸往来的公司，很快就会将信用证发给卖方公司，卖方公司在回盘函中所提到的这些言论也不会让对方公司产生任何误解，所以贸易往来依然能够继续下去。如果对方公司是想要通过恶意贸易往来骗取销售方的产品，在接到这样的回函之后也就会知难而退，这样能够规避销售方可能遇到的风险。在和国外企业进行沟通过程之中，一定要关注到根据法律层面的相关协议方式展开交易，这样才能够确保自己的利益，而在措词过程之中也要关注到如何给对方留有余地，避免即将达成的生意泡汤，对于这一点进行外贸工作的人员一定要谨记于心，这是能够确保公司在外贸交易往来中获得更多成功的关键所在。
