外贸业务员在工作一段时间或者说开发了一定数量的客户后，会发现客户资料越来越多，越来越乱。客户资料虽然有分类但是不科学，没有区分主次，导致很多客户跟进不及时，效果不明显，最终流失。
因此做好客户资料整理是特别重要的一件事，正所谓磨刀不误砍柴工。其实我们做外贸大部分时间也是在分析客户，然后精准定位跟进客户。如果能够系统的，有序的做好客户资源管理，不仅可以提高我们的效率，还能清楚地了解客户，维护客户关系，理顺跟进情况，从而提高成单率。那怎样进行客户资料管理呢？这就是本文接下来的内容。
首先我们要思考哪些资料是需要整理： 客户公司信息；联系人信息；订单跟进情况信息；样机信息；总订单记录信息等等。确定好这些所需要的信息后，我们就可以从资料的整体和局部关系问题分析，确定管理的整体思路。
资料的整体和局部关系：对于个别客户，它的基本信息和业务明细，建议不要放在同一个表格中，分开成多个表格。可以分成如下几个表格：联系人表格，客户公司信息表格，客户跟进表格，客户购买记录表格，客户国家信息表格等等；对于多个客户，按照等级分类，可分为ABCD等级归类；这样方便区分和记录。但是这些表格不是完全独立的，而是依据客户内在地联系在一起，是一个整体。这些单独表格整合在一起能够方便我们了解一个客户的全部信息。
现在我们来看看具体实际操作。
将客户分为A（贵宾客户） B（种子客户） C（潜在客户） D（中断客户）四个等级，A类客户是指每年稳定返单，并且订单量大的客户；B类客户是指行业内的优质品牌商，有过合作但是没有稳定返单的客户；C类客户是我们所在行业待开发的客户；D类客户是指订单在进行但是量小或不稳定客户；四类每一类建一个文件夹。客户文件夹名字可以这样编号：区域+国际+客户缩写，像: 欧洲+德国+Fakir，欧洲德国客户Fakir，这样我们就可以建立这个客户的资料管理表格了。
1. 联系人信息表
包含认识客户途径(例如通过展会，B2B平台询盘，社交方式facebook, linkedin等认识)；职位，这样利于我们和客户谈判的方式，因为不同职位权限不同。比如采购助理他是没有决策权的，和他接触时我们需要表现出我们理解他需要报告给上级，给他提供全方面的资料，最佳合作方案。这样会让客户感觉我们就是他的同事，一起服务好他的上级，不给他添麻烦；职业生涯，通过社交工具如linkedin 了解客户的工作经历，判断客户对这个行业的了解程度。宗教信仰，兴趣爱好，来中国频率等等，我们可以通过facebook等多去了解，这样方便我们可以和客户有话题聊，在和客户用餐时也可以避免他们的禁忌；通过来中国的频率也可以判断客户对中国的了解程度，比较频繁侧面反映出客户公司经常有和中国的业务往来，相反没有来过或者第一次从中国采购的，我们可以在报关时给客户提供帮助，让客户放心。最后是客户邮箱，电话，传真，skype 等基本联系方式。
2. 客户公司信息表
可以通过客户网站分析知道客户公司的基本情况，比如成立的年限，主营产品，公司优势等，组织架构，销售方式。我们也可以问问联系人关于他们公司的情况，尤其是见面时客户展示他们公司的PPT，及时记录有效信息。从网站分析产品，best seller 到new products, 我们都要去分类，看看客户新产品“新”体现在哪，我们是否可以生产满足。Best seller有什么卖点，结合我们对行业的了解，看是否能知道其供应商。通过客户的新闻News去了解客户近期发生的重大事件。
3. 客户国家信息表
对客户和其公司了解后，我们还需要对客户所在的国家建立档案。我们需要去关注这个国家的经济水平，政治文化，法律法规，消费特征，旅游资讯等。比如节日，大家都知道的穆斯林斋月节，我们需要提前去预防节日带来的不方便。例如南非黑人国家喜欢闪亮闪亮的东西，而美国觉得很闪的东西档次显得低，所以他们喜欢哑光的表面处理工艺，因此国外的差异也是需要我们去收集整理。
4. 客户跟进表
这个跟进表可分为等级客户跟进表及优先客户跟进表。对于潜在客户或有意向客户，我们需要对同等级的跟进情况做简单记录，例如初次报价时间，报价数量，单价等等，可以理解为跟进历史存档和跟进日程提示。
前面的“等级客户跟进表”记录的对象就如沙子，而“优先客户跟进表”记录的对象就是从沙淘出来的金。也就是从上面挑出来很有可能成单客户，属于重要但不紧急，高回报的客户，是我们需要花时间和精力去跟进的对象。报价时间，数量，单价，交货期，客户要求，每一次联系的大概内容等等我们都必须记录。
5.订单执行情况表
订单执行情况表是目前正在进行的订单，是跟进客户的关键环节，关系到整个外贸流程是否能顺利走完，既重要又紧急，需要我们高度重视。每一个流程的节点在哪，进行的如何都是我们需要更新以便去掌控避免突发情况。如我们给工厂的交货期，工厂回复的交货期，原料采购期，生产进度，船公司给的船期等。对于一些老外贸人员来说可能同时跟进几个订单，这个表格的作用更重要。
当然我们也可以把正在跟进的样品单也放在此表格一起。
6. 样机，订单记录表
送样成单后，我们也还是需要去整理客户的年订单量。可以将所有成单客户放在同一个表格，按照年份不同记录在一个sheet中，记录客户每一个客户每一单的出货时间，到港日期，付款方式，订单单价，数量，总额，销售情况记录。 这样我们便可以从表格中去判断客户大概的采购月份，参考销售情况去适时催客户翻单。
样机记录表会稍有不同，但是同样重要，客户询问了样品，说明他还是对我们的产品感兴趣的。除了基本的数量，交期，是否免费情况等，对于有些有特殊功能区分的，我们需要把功能，颜色，特殊规格记录清楚，因为这些都涉及到大货，我们需要从一开始就杜绝错误，让客户放心。
整理完这些表格后，是不是感觉思路清晰了很多？外贸其实不是闷着头去开发客户，开发了客户后我们需要去整理，分析挖掘有质量的客户，理清思路，将日常工作适度流程化，达到事半功倍的效果。
