如何写外贸信函

格式：


1.letterhead 信头


2.dateline 日期行


3.insideaddress 封内收信人姓名及地址


4.attentionline 注意事项


5.salutation 称呼


6.caption/subjectheading 事由行/标题行


7.bodyoftheletter 信件主要内容/正文


8.complimentaryclose 信末敬语


9.signature 签名（非手签不可）


10.1typedfullnameofwriterandverypossiblyhistitleofthecompanybelowthetypedname （对首次写信或复信或为防止对方看不清手签的情况，常用打印方式在手签下面打出签名者全名，还可能在其名下加上其在公司的职称）


11.identifyinginitials(forveryformalletters) 口授者/打字员名字缩写字母（较正式信件）


12.enclosure(option）附件（可选）


13.carboncopynotation(ccorc.c.)(option）抄送行（可选）


14.postscript(orp.s.)(option）再启（可选）





写函电时的注意事项及建议：


1.邮箱地址出现拼写错误；
2.对方邮箱已经弃用；
3.发件人自己的邮箱已满，导致接收不到客户邮件；
4.信件有可能被对方的邮箱默认为垃圾邮件，而潜在客户没有定期审查垃圾邮件的习惯；
5.网络原因，或者邮箱的稳定性不好，导致发送失败；
6.客户国家过节，导致回复延迟；
7.邮件的标题引不起客户兴趣；
8.带有附件，客户担心病毒，不敢打开；
9.附件过大，不便打开，耗用资源，客户直接删除；
10.客户可能不愿意相信免费邮箱发的邮件并与其有邮件往来，担心信息被窃取；
11.对客户无丝毫了解，产品不对路；
12.误读客户的信息，产品不对路；
13.客户的信息发布已久，目前无需求；
14.给予对方的回信不够及时，对方已经找到好的买家；
15.不了解自己的优势产品和没有把握好目标客户，大海捞针，开发信无针对性和目的性；
16.开发信文字格式大小不合适，阅读吃力；
17.错别字，语法错误太多，理解困难；
18.开发信行文措辞不够专业；
19.信件内容没有做到言简意赅并体现自身产品的价值；


20.一般采用简单的单词组合，比如客户目前网站上所的产品名称或者型号或者是您所的产品与客户的配套(比如你客户是冷压端子的，那么我们工具是与之配套的产品)


21.写好标题，要标新但不要立异，要在短暂的几秒内吸引到客户，我问过很多老外，他们都说如果开发信的标题有她们的公司名，会比较愿意读读，起码不会当成群发的rubbish。


22.开发信不要选择在星期一发也不要选择在星期五发开发信应该选择在周二到周四间，客户上班的时间来发！亚洲的可以在早上9点到11点左右，欧洲的2点到5点，美州的在晚上8点到10点。