给客户的邮件被退信，要怎么办？

一般日常发送邮件被退回可能有如下的情况：
第一：对方把你拉进黑名单，拒绝收你的邮件；
第二，你的邮箱地址有误，导致无法发送成功；
第三，对方的邮箱已满，无法送达成功；
第四，网络或者系统故障，导致发布出去；
第五，你发送的邮件超大了，对方邮箱无法接收；
不管是哪一种邮件被退回了，都会有相关的退信内容的，你需要仔细阅读退信内容，知道你被退信的原因。比如说被拉进黑名单了，大概率就是换一个邮箱再发送了，邮箱地址有误，你要再去验证一下这个优秀地址对不对，对方邮箱满了，你要用其他方式联系客户清理一下邮箱，系统等故障就是要检查一下你的邮箱服务了，邮件过大，需要把你的邮件拆开来发送等。

做外贸的朋友应该都遇到过这个问题，开发信效果差，每天发几百封开发信，什么效果都没有，一百封里面几十封的退信，剩下的就石沉大海，杳无音信。

首先一封优质的开发邮件，从我们了解潜在客户需求，到把自己公司的产品、服务、优势撰写成邮件、信函，再通过邮箱服务器发送给客户，其间历经重重“拦截关卡“、“筛选规则”，最后才“越洋过海”到达客户手中。开发新被退回，大致有这些原因：

1、 邮件太长；很多业务员在给客户发邮件的时候，会写上一长串的内容去介绍自己，想让客户更了解我们，这样做的后果往往就是客户根本不愿意看你的“长篇大论”。客户每天都会收到很多的邮件，每天处理邮件的时间也是有限的，一般打开邮件的第一眼就决定了客户是否会继续阅读下去，所以我们写邮件的时候千万不能过长。

2、 邮件主题不够明确；简而言之就是抓重点，我们给客户发开发信，最重要的目的就是和客户取得联系，让客户对你和你的产品产生兴趣，而我们只有一封邮件的机会去吸引客户，想让客户对我们产生兴趣，就需要在内容上突出重点让客户了解我们，所以我们需要用一个重点主题来定义我们的产品，可以把产品的关键词放在邮件主题里。

3、 过多英语生僻词；可能会有一部分业务员对自己的英语水平盲目自信，再写开发信的时候会用上一些生僻词，其实这个大可不必，每个国家的英语习惯不同，你用的这些生僻词可能客户根本看不懂，写开发信最重要的就是简洁明了，让客户能够更快地了解你是卖什么的，你的产品特性是什么。

4、 开发信格式；可能我们平时在写东西的时候也会有一个习惯，对于比较重要的地方会加粗加色标记，很多业务员在写开发信时也会这样，字体也整的花里胡哨的，这样的开发信会影响客户的观感，一般客户都喜欢简介干净的邮件，一种字体从头写到尾，欧美人一般喜欢用Arial,Verdanan，这种配上黑色或者深蓝色，一直从头到尾，才是他们喜欢的风格。

5、 带有附件；有的服务器反垃圾功能很强大，很容易将您的邮箱识别出是垃圾邮箱，所以拒绝接收。尤其是当你带有附件的时候，你的邮件更容易进入垃圾邮箱或者退信。

6、 网络问题；有时候国内外服务器不稳定，也有可能导致邮箱退信，像这种情况的话，建议过段时间再发送。

一般邮件被退信都是会有相关的提示，比如说格式违反相关的规定，邮件的接收地址无效，邮件内容有敏感词等等。我们需要根据不同的情况去修改邮件再次发送。那一般的情况有这些：
第一种：邮件地址无效或错误，一般这个就是对方的邮件地址不存在或者你输入有误，这个时候需要你再次核实一下对方的邮箱地址再次发送；
第二种：对方的邮箱已经满了无法再次接收新的邮件，你需要用其他方式联系对方清理一下邮箱，如果联系不上，只能等等再发送；
第三种：邮件内容超大，这个一般是附件从超大，你需要把附件拆开或者压缩等，再次发送；
第四种：被对方服务器拒收，这样的情况就是加入黑名单了，如果是第一次联系客户，你只能再换一个邮箱发送，如果是老客户就用其他方式联系客户把你从黑名单中移出来。

很多朋友在发送邮件之后，经常会收到退信的情况。那就让我们一起分析退信原因，找出具体的解决办法。如果是自身发送邮件时出现的地址不对或者内容过大等问题下次发邮件时记得修正。如果是客户拒收邮件或者客户邮箱已满或者是其他设置不接收邮件的话，需要跟客户进行沟通协商解决。如果是服务器检测不通过你的邮件，显示有病毒/垃圾邮件，一方面你要对邮件内容进行有效的修改，减少商业信息。另一方面安装与客户公司相容的服务器，避免被系统误判而接收不到邮件。

相信做外贸的人大部分都遇到过这种情况，不过要先分析出原因，再对症下药。被客户退信的原因是很多，从自身来看，有可能你写的邮箱地址不对，无法发送到客户邮箱；你的邮件内容太大了，发不出去；还有可能是你是个人邮箱，不是企业邮箱，客户设置了或者系统自动屏蔽了来自个人的邮件。从客户来看，客户拒绝接受你的邮件；客户邮箱地址无效了；客户邮箱已满，无法发送到；客户设置了某段时间内不接收邮件。从服务系统来看，网络或者服务系统故障；客户系统监测到你的附件不安全；客户邮件服务系统有收信频率限制；客户服务系统将你的邮件判断为垃圾邮件。针对不同的原因利用不同的办法解决。

被退信的原因有很多，大概有以下几种：
1、 邮件过大，一般整个邮件最好不要超过1M；
2、 被客户拉进黑名单了；
3、 客户邮箱满了；
4、 客户邮箱设置了接收时间或者拒接陌生邮件；
5、 附件过大；
6、 你的邮件被屏蔽了，标题含有屏蔽和广告词；
7、 客户离职了，客户邮箱失效。
最后说一点，想要写一封能够吸引客户的开发信，必须要拥有一个好标题：在本质上具备简约、通俗、可以突出自己的优势以及一些基础信息，在确保简约而又切入要点的基础上，创意和新颖也是关键。

给客户写的邮件被退信了，很多情况下都是邮箱地址不正确或者输入错误了，当然也是会被客户拉进黑名单了，或者你编辑的邮件内容具有违禁词，敏感词之类的，这些信息也是会被退回的。首先你要仔细阅读以下你退回的邮件内容是什么原因，然后针对性的解决了。如果说对方地址不正确，那么你要去再次确认客户的邮箱地址，如果说你邮箱被拉进黑名单，那么你需要换一个邮箱再去推送你的邮件，如果说邮件内容有违禁词，那么你需要把这些违禁词去掉再发送一下。

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