外贸行业其实最主要的工作就是开发国外客户。要想让我们的外贸工作更加的高效，我们除了需要有着强大的客户开发能力，还要有精细的客户资料整理工作。整合客户资料和开发客户一样重要，只有整合客户资料，你才能在面对客户时知道进行到哪一步了，给客户发过了那些资料，有没有过电话沟通，对客户有一个全方面的掌控，这样才有利于你的工作开展。
外贸业务员可能都有个误区，觉得我只需要负责开发客户就行了，客户的资料整理什么的是公司的助力和后台去记录的事，我无需操心。其实开发客户工作也包含客户整理。客户是要你去用心跟进的，很少的客户只需要短期的跟进就会下单，大部分都需要你的长期跟进去和客户交涉才能成交，所以客户整理在开发客户方面同时重要。
一、制作客户档案表
档案表主要是一个总的客户分类表，主要的作用就是把客户的信息填写上去，让你能一目了然的看到客户的所有信息。
一份好的档案表应该包括主要信息、简介、联系方式、进展如何、客户类别、来源、整体规模、产品类别、重要程度、发展阶段、是否有决策权、面向市场等等。打开客户的表格能够清楚明白的知道工作进行到哪一步了，后续的记录和文件整理都可以围绕着这份表格来进行。
二、产品信息
在和客户交谈的过程中产品的快递、样品、收付款等信息都是会谈到的，这个时候就要好好地记录下来。像快递和样品细节都是很重要的，样品是要寄给客户的，快递要选好，不然延误很久也会浪费客户的耐心，样品更是重中之重，样品是你向客户证明你的产品最好的办法。有些精细产品是要完全和样品的色号、规格、原料等一模一样的，出了差错的话就会让你的订单丢失。所以在和客户沟通的时候必须要记录好产品的种类和细节，记录寄出产品的照片、快递单号、寄出时间、收到时间、寄件方式、付款方等等。这些信息都要在你的表格里有所体现，最好是在这个客户的表格里单独再整理出来，这样看起来也更方便。
付款收款也是要记录好的，有些客户可能会要求用一些其它方式来付款，或者是没有付全款，还有到账金额、手续费、交易时间、付款水单这些信息都是需要你去记录起来的，钱这方面是很重要的，必须要好好记录和更新，这样才有助于你统计每个客户的合作金额、业绩完成金额等等信息。
三、沟通记录表格
外贸过程中邮件往来是很常见的，要做好每一封的邮件记录，包括简短的回应。要记录好邮件收发原文，加一些截图文字注释，方便理解意思。这样的工作非常的繁琐，尤其是客户多起来的时候更加麻烦，但是越是多的客户就越有必要做这样的工作，不然很容易就混乱了，有时候想查一下客户邮件说了什么，还要一封一封去翻，非常得浪费时间。
邮件要整理，电话聊天也要整理，重要的内容进行录音或者截图保存下来，为每一个客户单独的做一个这样的表格，客户不是一下就能谈成的，可能突然不理你，过了一段时间你都不记得了又来联系你，这个时候打开表格来看一眼，就能清楚地知道你们的进度了。
四、来访客户总结记录
面对来访的客户，每次接待完，都要写一份接待总结。把客户的问题，疑虑，面对公司有哪些反应，态度怎么样都记录下来，先在谈话的时候可以先把大概的总纲列好，接待完之后快速的回忆一下，详细的还原场景。这样能很好地记录下你们谈话内容，从而判断客户的需求和顾虑，下次交谈的时候就可以有针对的去谈，而不是被动地被客户牵着鼻子走。如果来访客户比较多，更是要好好记录，不然很容易就记混了。
来访客户的记录既然做了就要做详细，如果只是几句话就总结了接待的话，虽然你能大致的知道谈话内容，但是客户的性格、喜好、反应怎么样这些都无法体现出来。客户会在一句话或者一个动作中不经意的表现出他的想法，这个时候的记录能很好地分析客户的心理，上门来访的客户本就不算多，抓紧机会记录把握住这个客户才是最重要的。
五、工作小结
不要小瞧了工作小结，工作小结是每天工作完之后做的最后一件事，工作总结应该包含你每天工作的日程内容、开发情况、反馈情况、询盘情况等等，这些在你工作完一天之后能很快的记录下来，最多就是花费十分钟左右的时间，根据这份工作小结，你可以把你工作中有哪些不足，哪方面工作不到位总结出来，方便你再下次工作中吸取经验。
六、客户开发
开发客户千万不能盲目，先制定一个目标，稳扎稳打的去开展工作，可以从谷歌开发、海关数据、软件获客等地方入手。在网上多学习学习一些开发的工具和方法，把一些好用的工具、网址收藏起来，再记录好哪些已经使用了，哪个效果强。这样一步步的去做好工作和记录。
七、资料整理
整理资料是很重要的，公司的产品肯定是很多样的，将产品的图片、视频、资料等等都按照名称分类，放到对应的表里。
和客户沟通的资料也要按照时间、内容、产品类别分好，发了哪些资料收好，避免漏发重发的情况，保持专业性。
八、开发信
之前已经写过很多与开发信相关的内容，这里就简单说一下。开发信第一点就是写一个简洁，有重点的标题，吸引客户注意。信件的内容也不要写的太过繁琐，将产品重点、优势在哪、能提供哪些服务，最后在加上公司的一些资历证书等，加强客户信任感。
开发信一定不要相信一些万能模板，这些模板并不是适合所有人和所有场景的，如果这些模板真的有用的话岂不是客户每封都会回复？还是要根据自己的产品和客户类型去设计好一封开发信。开发信的内容和发送情况、恢复情况都要记录好。
九、调查
这个其实只是针对一些中大型的企业来说，因为小公司的话相对来说没有足够的资金和精力去做。国内很多公司都会去做一个市场调查的，市场调查的作用就是调查产品前景如何、客户群体是哪些、定价范围等等信息，方便制定一套有效的产品销售体系，俗话说的好，知己知彼百战百胜。做好市场调查的资料整理，才能更好地销售。但是这相对于做外贸的来说可能用处不大，可能只能在网上进行一些调查，效果不是很明显。
以上的这些方法都是一个优秀的外贸员需要去做好的事情，外贸员开发客户固然重要，但是要有一套完成的开发、整理客户体系才能让工作更好地进行。好习惯的养成是所有工作必备的。
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