（一）应用礼貌（courtesy）和体谅（consideration）原则创造友好的沟通氛围
为了最终达成交易，函电虽然是书面语言，但一定要使“谈话”的气氛友好和谐融洽，提出的要求或不同看法使对方在情绪上易于接受，至少在语言上能够拉近与对方的距离，增加亲切感，与对方达到“共情”。所以要站在对方角度，使用You Attitude来考虑对方的需求、愿望、利益和问题。谈话不需要拐弯抹角，过分礼貌显得虚伪。简单直接地进行讨论，这样会节约沟通成本，也更高效。
1. 用礼貌的语气和礼貌用语或句式。礼貌的语气可以通过使用礼貌用语比如thank you for,we are pleased that,we are highly appreciated that或在句中加入would,could,might等来实现。
例1.You are requested to make the delivery by June.
改为：Please make the delivery by June.
例2.That is impossible.
改为：Unfortunately,that would not be possible.
2. 用肯定句或肯定的表达方式。做到简单直接，充分肯定。
例3.We don’t believe you will have cause for dissatisfaction.
改为：We believe you will entirely satisfied.
3. 及时回复对方来函。外贸函电所体现的礼貌不应该仅停留在字面上，用些礼貌用语或礼貌句式，还应该在行动上或反应上有所表现，即当收到对方函电要及时回复，不管信函内容是否接受或提出的条款是否同意。如果是接受，那么双方因及时处理而使交易快速进展，如果不接受，那就礼貌地说明合理的理由，也就无需等待，可以去寻找另外的合作者，进入下个阶段，或者发件人提出可以变通的合理化建议，比如无现货的情况下可以向对方提供替代品等。这样对双方来说都有利于提高交易效率。
4. 充分了解文化差异以减少误会和分歧。由于交易的客户有着不同的文化背景，可能存在着语言、表达方式差异、表达习惯等方面的差异，相同的字词或句式在不同的国家可能有着不同的含义。比如，quite在英式英语中就是fairly,but not much（中等，不很）的意思；而在美式英语中，quite是very（非常）的意思，那么下面的句子意义就不同了：We would quite like to do business with you.英式英语的意思就是“一般想做交易”，美式就是“特别想”。所以在函电的写作中除了尽量避免使用本身语义不清或语义过多的表达之外，就是要充分了解双方的文化差异，多考虑对方的文化背景，这也是“you attitude”，这样既是礼貌的表现，同时也能避免产生不必要的误会或分歧，有利于提高沟通的效率。当然，一旦出现无法理解或确定对方函电的真实意思的情况，一定不要按自己的想法来猜测或判断，请对方改用其他表述来进一步明确。
（二）应用正确具体（concreteness）和完整（completeness）原则提高信息传递的效率
1. 使用“三段式”结构布局谋篇。外贸函电是正式的商业信函，写作格式有其相对固定的套路或规律：要求写作条理要清晰，表达意思要清楚，段落结构要完整。正文部分可以按照所谓的“三段式”来写，即：the opening（开头）、the main body（主体）和the closing（结尾）。开头和结尾一般各一段，起承前启后的作用，段落不要过长。中间主体部分的段落数根据询盘、报盘、还盘等内容的具体情况而定。
开头部分主要用来确认收到和感谢对方来函，简略提及对方来函内容，收到对方来函后写信方采取了哪些行动以及本函主要内容。开头部分的确认和感谢可采用的表达方式如：
Thank you for your email dated 12 January,2021.
Thank you for your Order No.134 for 1000 sets of...
We are glad to note from you email of 12 January,2021that...
We refer to you Enquiry No...
结尾部分主要表达希望对方尽快回复和希望双方能够合作的愿望。如：
We look forward to hearing from you.
We are awaiting your order with keen interest.
Your early attention to this enquiry will be highly appreciated.
We trust you will give us an early reply
2. 拟定具体完整的主题行内容。主题行是提示所写函电的主要内容和相关信息，很多时候收件人会根据主题来确定其重要程度而决定是否阅读处理或安排处理的顺序。为使函电内容一目了然并被快速处理，主题最好认真填写，并且要具体、全面。比如：Your offer N0.445 for Haier Refrigerator，而不要写成Your offer;Enquiry for your hand-embroidered silk scarfs（对手绣丝围巾的询盘），不要写成Enquiry。
3. 合理运用技术和陈述事实。在外贸函电内容的写作过程中，语法、拼写、标点要正确，语言要标准、数字要准确、表述事实要具体清楚、专业术语要理解运用得当。为避免把自己一方陷入被对方发现错误后带来的尴尬，甚至是给当次业务或给公司带来的不必要的麻烦和影响，在函电发出前需要务必做细致的检查核对。
例4.日期写法正确。
为避免产生误解，在函电正文中出现的日期建议使用日期（数字），月（全拼），年（数字）的顺序或月（全拼），日期（数字），年（数字）的顺序。比如11 December,2021或December 11,2021.当然，写成11st December,2021或December 11st,2021也未尝不可。但是，最好不要写成2021.12.11，这种年月日的数字顺序目前为止并没有在世界上得到一致的认可。
例5.语法正确。
误：Our competitors’prices are 2%-3%lower than us.
正：Our competitors’prices are 2%-3%lower than ours.
例6.实事求是。
We are well-established exporters of all kinds of goods made in Japan.
all kinds of goods有些夸张。可以进行如下改动：
We are well-established exporters of Swedish sundry goods,such as Toys,buttons and stationary.
例7.事实要具体清楚。
We have drawn on you as usual under your L/C.表述不够具体，使得事实不够清晰，修改如下：
We have drawn on you our sight draft No.773 for the Invoice amount,US$3500,under your L/C No.258 of the China Bank.
例8.称呼和结尾敬语要正确。
互联网下的函电用语逐渐趋于口语化，直接称呼人名的称呼，如Dear Mr.Henry更常见，其对应的结尾敬语显得更加亲密和友好一些，如，Yours,with best/kind regards,Regards,Best (Wishes),Best等。
（三）应用清楚（clarity）和简洁（conciseness）原则提高信息接收的效率
外贸函电虽然是正式的商业信函，但不意味着要使用陈旧的格调、句式和表达。随着时代的发展，特别是追求高效率的互联网时代，在英语语言本身也在发生着变化的同时，外贸函电使用的语言也逐渐趋于直接和简单，甚至一些口语表达也会出现在函电里。比如It doesn’t,you’re等。由于外贸函电写作是以最终达成交易为目的，因此，在写作过程中，要尽量使用常用的词汇和简单句子结构，让对方容易理解，且不需要花太多的时间。用简短和平实的语言清楚完整地表达必要和相关的信息即可。
1. 多使用简短熟悉常用词汇，而不选择生僻低频词汇。
2. 避免使用冗长、旧式或重复的表达。简单的句子结构，更加容易理解。
例9.Enclosed herewith please find two copies of invoice.（旧式表达，且herewith重复）
改为：We enclose two copies of invoice.
例10.Will you ship us any time during the month of December,or even November would suit us just as well.
改为：Please ship us by the end of November.
3.不用模棱两可或表达不清楚或容易产生歧义的词汇。所谓意思表达清楚就是要让自己在函电中想要表达的意思和对方理解到的意思相契合，如果使用了本身就带有多重含义或表达不明确的词或词汇，就会带来不必要的麻烦，双方再次沟通确认或重写函电，都会增加沟通成本，影响交易的进程。比如bimonthly有两个含义一个是“twice a month”（一个月两次），另一个是“once two months”（两个月一次），那么从句子“As to the steamers sailing from New York to Hong Kong,we have bimonthly direct services.”中能否判断出还是每两月一次呢？显然不能。可做如下改动：we have two direct sailings every month from New York to Hong Kong.（从纽约到香港的直达轮每月两次。）
4. 使用单词或较短的短语来代替较长的短语。比如可以用now,because,usually,if,even though来相应代替at this time,due to the fact that,more often than not,in the event that,in spite of the fact that
5. 用简单句子代替长句。句子简单，易读易理解。
例11.Please see that an enquiry is conducted to determine the reason.（长）
Please find out the reason.（短）
6. 长句拆分短句。有研究表明，7-20个单词的句子表达更清晰，而27个单词以上的句子理解起来会有困难或使人觉得厌烦。所以我们尽量用较短的句子来表达，将一个长句，复合句拆分成几个简单句来表达。
例12.It has been decided that due to the present situation of the company concerning a decrease in sales,coupled with the increasing cost of raw materials,radical cost savings are to be implemented by each division.（复合句）
The company is facing a decrease in sales and an increase in the cost of raw materials.Therefore,each division must implement cost savings.（简单句）
