一般外贸企业出口的每一批次货物，尤其是初次收到采购发票的企业，都会逐一发函进行函调，具体做法是：由出口企业申报退税时，当地主管退税部门函调（原来都是纸质函调，通过邮寄，现在一般都用电子形式的，分地区要求也不同）到你的供货方的主管国税局，通过供货方国税局对供货企业实地调查，查看是不是业务真实，是否如实做了销售及交税等，然后再将信息反馈给发函方税务局，完成此次货物的函调手续。
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退税函调需要什么材料？
采购方（外贸企业）退税函调需准备的材料包括但不限于以下这些：
箱单；
发票；
报关单；
外销合同；
场站；
产地证；
保险；
美金入账水单
货款支付水单；
增值税发票；
采购合同；
进仓单
发货单；
仓库收货单；
货代发票；
支付货代费水单
供货方退税函调需准备的材料包括但不限于以下这些：
企业存根联发票记账联一份
企业购销合同一份
企业出库单，送货单、进仓通知单一份
企业记账凭证一份
企业收款凭证一份和企业收款原始凭证一份（银行水单）
运输发票一份，（如果没有运费发票，请写情况说明书）
企业应收账款一份
企业库存商品账一份
企业书面说明生产设备是否自有，厂房是否自有，是否自有生产能力，是否12个月内有稽查补税行为或处罚行为。
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做出口退税函调的注意事项
1. 企业要清楚什么情况下要做出口退税函调，一般来说，并非所有出口订单都要做退税函调，有时候的概率是非常小的，正常情况下，一个企业一年才会被函调一次，但是如果是被税务局认定为高风险的企业，也会进行多次函调；
2. 一般情况下，第一次申请出口退税的外贸企业都会收到函调，主要是因为税务员对该企业的资料存在许多疑点，后期补足信息就可以了；假如出口企业的供应商非常单一，并且连续半年申请退税金额超过50万也会收到函调，目的是防止少数人利用外贸出口生意骗取税款；另外出口企业的商品出口定价也要维持在合适的价格，进价、单价和出口数量变化不能太大，不然就会导致收汇业务异常，要进行退税函调。
3. 出口退税函调是出口交易的正常现象，只要出口企业的外贸交易正常合法并且资料齐全的，就可以不用太担心函调的问题，税务机关会专门到出口企业的供应商那里上门查看，出口企业只需要让供应商准备好材料就行了，只要供应商生产能力过关，且出口企业和供应商之间是真实交易就可以了，就是退税时等的时间要长一点而已。
4. 出口企业可以聘请专业的财务工作人员来做好出口单证和申请退税的活儿，能够尽可能地减少函调并且早日实现资金回笼。
