外贸企业工作人员在发掘潜在用户时，最常使用的方式就是电子邮件，因此电子邮件撰写内容是否合理，是否能够有引流效果，发送邮件是否能够被用户重视，都是非常关键的，但前提是用户能够看到这封邮件，因此遇到退信怎么处理这种问题时，用户一定要正确应对，有很多新进入行业的外贸人遇行这种情况时，A总是不屈不挠的持续跟进，这样的做法是否正确呢?实际上这样的持续跟进方式并不明智。
为什么这种持续跟进方式并不明智呢，原因非常简单，当遇到被退信这种状况时，很多时候是由于对方邮箱关系影响，持续跟进只会再次被退信，无法起到优势营销效果，自然也就会白白浪费时间。
上海某仪表厂出售产品主要针对美国以及法国市场，在和用户沟通时发送邮件就遇到了退信问题，其案例很有典型意义：
I'm sorry to inform you that this email you sent cannot be delivered to users. If you need further help, you can call customer service phone to ask for information. You can save the
text of this email.
很抱歉的通知你，你所发送的这封邮件，不能传递给用户发，如果需要帮助，可以拨打客服电话询问，您可以将这封邮件文本保存。
邮件系统
如上这名用户用的是outlook邮箱发送邮件，在看到退信后，这名外贸企业工作人员没有再次向该邮箱发送邮件，作为资深外贸工作人员明白为什么会出现此种问题。
这名外贸人员了解为何会出现这种状况，之所以会出现退信情况，首先可能是因为对方的邮箱已然满了，这种状态之下自然会收到退件，对方是不可能收到邮件的，再次邮寄邮件也没有任何作用可言。这种情况在外贸领域中是非常常见的，多数的外贸企业都会通过邮件方式发掘潜在用户，因此作为产品买入方，自然其邮箱会收到大量的邮件，如果对方没有对邮箱进行设置限制，最终就会导致邮箱爆满而无法查看新的邮件。
如果该邮箱的主人是对于外贸企业异常重要的潜在客户，可以这样做，联系该客户邮箱客服技术人员，让其解决此问题，但这样的做法是较为繁琐的，要花费大量时间。
如果此前外贸企业的工作人员已经给某个邮箱发送过一封邮件，但是后期再次发送邮件时会退信，这就说明该用户此前收这封邮件时是从邮箱里的垃圾邮箱里收取的这份邮件，所以第二封邮件对方是根本收不到的，这是由于用户进行了设置，出现此种类型问题时，外贸企业应该关注的是通过其他方式来解决问题，例如通过邮箱名称来判断该用户属于哪一企业，之后查找相似的邮箱，然后通过给相似的其他邮箱发送邮件达到营销目的，发掘潜在用户。
此外，如果第一封邮件就被对方拒绝，但通过调查却发现其他人所发送的邮件对方是收到了的，这种状态之下是因为对方邮箱进行了陌生邮件限制，陌生人的邮件是不会被看到的，因此在群发过程之中，外贸企业所发送的这封邮件被退信，遇到这种情况，要采用其他的应对措施，。例如通过邮箱查询其电话号码，通过搜寻邮箱这种方式，是能够找到对方电话号码的方法非常简单，通过谷歌搜索引擎搜索该邮箱，最后看一下在哪些行业论坛之中有这方邮箱的地址，如果对方是代理销售企业，必然会在后期营销中留下自己的电话号码，找到对方的电话号码之后，直接通过电话沟通就可以了，虽然这样的沟通方式有些唐突，但在对方无法获悉邮件的状态之下，这种会被他拒绝。电话沟通方式往往是能够起到效果的最佳沟通方式，当对方对你有一定了解后，发送邮件时对方不会将你设置为垃圾邮件，双方就有展开合作的机会。
从如上可见，退信怎么处理这一问题，一定要关注到多层面的问题，新人总是在频繁的发送邮件，在遇到退信时也完全不管不顾，这样的做法并不得当，重复的发送邮件，反复的被推信会白白的浪费很多时间，有部分外贸企业工作新人认为既然是群发，即使对方无法收到邮件自己也没有损失，如果存有这样态度工作，效果一定不会理想。一定要保证对方能够获得邮件，让对方了解我们的产品，此后才有机会让这些用户成为产品购入方。
