外贸工作，不仅需要你有灵活且强大的开发客户的能力，还需要你能熟练的使用办公软件进行工作的记录和总结。否则埋头苦干一阵后发现，你给客户发过什么资料、聊过什么信息、打电话获得什么信息、客户对每件事情的反应等等，统统没有记住，自己的哪个客户发展到了哪一步也完全一片混乱。
有些业务员会说，我就是业务员，就负责开发客户，这些文档是助理和后勤需要做的，这个想法肯定是错误的，你的客户，只有你自己上心，才能拿到订单。其他人再怎么上心，客户也不会给你订单。
好了，进入正题，下面我就说一说做好哪些工作可以使外贸业务员的工作效率得到极大提升：
1. 客户档案表格
也就是客户信息列表。
总的来说，这份表格需要清晰地将客户分类，按照来源、规模、类型、重要程度、发展阶段等，清晰明了地分类整理，需要包含客户的主要信息、基本简介、联系人和联系方式、进展记录等。只要打开这个表格，你就拥有的你所有客户的一览表，其他所有的记录和文件整理，都是围绕着这份客户表格开始的。
快递和样品细节很重要，因为你的订单和你寄给客户的样品息息相关，很多产品的下单需要非常依赖样品的确认。比如人造草坪，需要完全和样品的色号、原料规格等一模一样，否则半点差错就会造成整个订单被做错。所以这个记录必须包括：样品的种类和细节、照片、快递单号、寄样时间和收到时间、寄件方式、付款方等，所有一切需要记录的细节，单独整理一个表格，用于记录这个资料。也是你后期跟进客户的主要依据。
收付款细节记录就很好理解了，主要是记录收款的细节，比如客户应付金额和到账金额、手续费、时间、付款水单等，以备后期及时发现异常问题。比如手续费突然异常、到账时间异常等。也有助于你统计每个客户的合作金额、业绩完成金额。
3. 客户沟通详细记录表格
邮件往来详细记录，每一封都要全部记录下来，包括简短的回应。邮件原文+翻译，截图+敲字。客户多了很麻烦，但是客户越多越需要把这份工作做好，否则你很快就会混乱，想查询某封邮件中的某一段话，难道需要把所有的邮件全部搜查一遍吗？有的客户来往邮件多达几百封甚至上千封，找一次浪费半天的时间。
除了邮件，每次和客户在线聊天、打电话的内容，也全部要归纳整理，原文截图，翻译成中文，记录在你的表格里。每个客户单独一份表格。时间久了，有的客户消沉一段时间突然又联系你时，只需要拿出这份表格，全部看一遍，就做到了对你们的沟通了如指掌。
不要怕麻烦，等你混乱迷茫时，再去整理就晚了，已经错过很多好客户了。
4. 来访客户的总结和记录
每次接待客户之后，写一份接待总结。尽可能地记录每一个问题和客户的反应，越能高度还原，越有效果。不要高估自己的记忆，接待客户后，最好2天内整理完。如果全靠大脑记忆，在客户第二次来访时，你就已经记不清上次你们谈判的具体内容了。尤其客户来访比较频繁的公司，一个月接待好几波客户，不记录的话，这几波客户都混在一起了。
可能你会疑问：我记录主要的内容不就行了，干嘛记录每个问题？
举个例子吧，有一次，我帮同事接客户，当时我充当陪同，记录会谈内容。会议结束后，这个同事市主要负责人，2个小时的谈判，他记录了2张纸，我记录了14张纸。客户对我说：有问题问你就行了，因为你一定记下了所有的信息。尽管他一直没看我，但是他注意到了我，并且认可了这份记录的重要性。
只是几句话总结这次接待，大的方向不会错，但是没法全面判断这个客户的性格、做事风格、隐藏的情绪、对产品的细微反应。有时候，一句话就可以侧面反映客户的心理活动，一个细微的动作可以验证你的猜想。合作客户几年也来不了几次，不抓紧机会记录一切信息，不是浪费了这个见面机会吗？
5. 每日工作记录
其实工作日程记录应该是在早晨来到公司要做的第一件事。这里说的是，你每天的完成情况，包括日程内容、开发情况、反馈情况、询盘情况等，只需要你花费不到5分钟时间，就可以总结出来。但是这份数据日后可以作为工作总结的重要凭证，可以分析出来，工作中欠缺的是效率，还是工作量，还是回复率。
6. 开发工作体系
不要盲目地搜索客户，定位目标市场后，稳扎稳打步步为营。环球快客外贸软件开发，就是从关键词和国家开始寻找客户。一定要把好用的环球快客外贸工具、网站、B2B注册列表、上传记录、开发顺序等等，全部整理成一个表格，把开发工作条理起来，做到清晰明了、井井有条，而不是东打一枪、西发一炮，像没头苍蝇到处乱撞。
坚持一段时间，会很有成就感，积累的工作方法、开发技巧，以后还可以留作备用。
外贸业务员，绝对不是只要能开发到客户就万事大吉了。如果你没有一个认真、仔细、系统的工作态度和方法，那么你开发到的客户也是成交不了的。有一个良好的工作习惯是最重要的，因为一个好的习惯可以提升你的开发能力和工作效率。
