在外贸业务工作中，电话是一个非常重要也非常有效的开发客户途径。它能加快你对客户的了解程度、提高客户对你的印象、提醒客户对你邮件的及时查阅和回复，最终建立深入互动式沟通，获得更好的转换成果。
但电话不同于邮件，没有给你反复思考和修改的机会，这就要求你在打电话前，要先整理好思路，否则会适得其反。
那么，电话该如何打才能达到目的呢？
01
先明确客户的需求
1. 客户所处地区的大致经济状况。2. 客户的公司产品结构和规模等判断大致需求。3. 客户的身份，贸易商、经销商还是终端者，根据客户身份寻找能与客户形成深入沟通的话题和切入点。4. 联系人的角色，是采购、老板、生产还是研发等，根据不同角色决定应对策略......分析完后，在适当的时机下，进行电话追踪。但是，电话不能乱打，它也是有一套标准作业流程的。标准化准备，标准化执行，减少失误的概率，不要让客户觉得你在浪费他的时间。
02
打电话的标准作业流程
打电话给客户，首先要明确三个问题：
1、打这个电话的目的是什么？
2、计划跟对方沟通哪几件事？
3、最后的引导准备如何去做？
这三个问题的答案，自己提前好好思考一下，提炼出主题和要素，然后简单写在纸上，例如下面这样：
1、目的：了解项目进展，探求下单的可能性。
2、沟通：样品的情况，包装的问题，价格的问题。
3、引导：通过邮件来完成电话衔接。
除此之外，业务员如果逻辑思维不够清晰、口语交流尚不熟练，还需要把一些要点简单写下来，打好草稿，这样拿起电话沟通的时候，不至于节奏混乱，也不会临时忘词。
打草稿的时候尽可能把句子写完整，而不是写几个简单的词，因为临时组织句子，语法和时态都容易错误百出。
每次打电话都按照这个标准来执行，错误的概率会大大降低，也会逐渐提升自己的信心，不会再有所畏惧。
03
打电话注意要素
跟客户讲电话时，要真诚，沉稳，热情，得体，注意自己讲话的语调语速和情感表达，要让客户感觉到你的热诚，从而加深印象，记住你的声音和名字。
其次要明白，在外贸业务过程中，电话主要是起到信息获取、客户提醒、客户激活、推波助澜的作用，它是与邮件相辅相成的。
比如通话的开场问候：Hello, this is xx from xx(company).I’m in the line of XX business.我是xx公司的xx，我们是从事xxx正题：Have you received the email I sent on XX which subject is xx.您收到过一封标题为xxx的邮件吗？所以邮件的标题一定要简洁有力，同时一定要注重移动端邮件显示优化的问题联想客户的回复：If the answer is No, then you can say: Okay, thanks for your feedback. I’ll resend the email, please kindly check after 5 minutes.If the answer is Yes, then you can say: With regard the email, I attached some best selling (products) in your market. Do you have any interest in it?Do you have plan for developing new product this season ?这个季度有开发新产品的计划吗？Do you have suppliers for xx in China ?您在中国有xx产品的供应商吗？Do you need sample to test ?你需要样品进行测验吗？结尾：I will email you later, thank you.So glad to talk with you , have a nice day.Goodbye !
记住一个原则：电话交流过程中，要形成互动式的对话，真正的主角是客户，你需要通过这通电话了解到客户的真正需求和想法，这样才有利于你制定后期的跟进策略。
讲完电话，马上归类做整理。该发邮件的发邮件，该保留的自己保留，该马上解决的问题马上解决；最好不要搁置太久，关键词一定标注好，最重要的点如果不能及时完成，也要做重点标记。
04
在合适的时机打电话
瞅准时机打电话，效果会更好，比如：① 收到询盘时or发完开发信——
听到声音，加深印象。快速方便了解客户情况和需求点② 回复询盘后——探寻日后合作可能性，快速引起关注，推进订单③ 跟进了一个月——引起客户关注，感受我们的热情④ 发样品后——快速有效跟进，节省时间，解决纠结⑤ 拿到订单后——服务迅速⑥ 订单出问题时——先表明态度，再讨论赔偿，会减轻赔偿费用⑦老客户沟通感情时——更热情，更真诚另外，因为时差风俗的差距，上班的时间不一样，给客户打电话的最佳时间是在周二到周四，那时客户已进入到工作的状态。另外具体的时间，最好选在客户所在国家的10:30-11:00或者15:00-16:00。
05
巧用技巧吸引客户注意力
▶提出引人注目的问题
通过提出与客户业务相关的问题，引起他们的好奇心和思考。这些问题应该能够激发他们对解决问题或改善业务的兴趣。
例如：
"Are you looking for new ways to enhance productivity and reduce costs?""您是否在寻找新的方法来提高生产效率并降低成本？"
"Are you facing tough competition in the market and seeking ways to stand out?""您是否遇到了市场上的竞争压力，想要找到新的方法来脱颖而出？"
▶引用相关数据及案例
使用一些相关的统计数据或成功案例来证明你的产品/服务的价值和成果。这些数据和案例可以让客户认识到你的产品/服务对他们业务的潜在影响。
例如：
"According to recent market research, companies that implement our solutions have achieved a 30% increase in productivity.""根据最新的市场研究，使用我们的解决方案，许多公司实现了30%的生产效率提升。""Our client, ABC Company, experienced over 50% revenue growth after implementing our products.""我们的客户 ABC 公司在采用我们的产品后，成功实现了业务收入的增长超过 50%。"
▶引发客户痛点或挑战
了解客户当前面临的问题、挑战或痛点，并针对这些问题表达你的关注和提供解决方案的能力。这能够激发客户的兴趣和好奇心，使他们愿意听取你的建议。
例如："We understand that many companies struggle with market expansion. We have a unique strategy that can help you break through market barriers and rapidly grow your business.""我们了解到，许多公司在市场拓展方面面临困难，我们有一套独特的策略，可以帮助您打破市场壁垒并快速扩大业务规模。""We know you may be striving to control costs. Our solution can help you achieve cost savings and improve efficiency.""我们知道您可能正在努力控制成本，我们的解决方案可以帮助您实现成本节约并提高效率。"
▶提供独特的价值主张
强调你的产品/服务的独特性和与竞争对手的区别，以吸引客户的注意力。清楚地传达你的价值主张和为客户提供的特殊好处。
例如："Our product incorporates advanced technology that provides more accurate analysis in a shorter time, enabling you to make more informed decisions.""我们的产品采用了先进的技术，可以在短时间内提供更准确的分析结果，帮助您做出更明智的决策。""In addition to delivering high-quality products, we provide personalized technical support and professional after-sales service, ensuring your satisfaction and business success.""与其他供应商相比，我们不仅提供优质的产品，还提供个性化的技术支持和专业的售后服务，以确保您的满意度和业务成功。"
▶创造紧迫感
在电话中创造一种紧迫感，让客户意识到他们需要尽快采取行动以获得益处或避免潜在风险。你可以提及一些限时优惠、促销活动或市场趋势，来强调行动的重要性。
例如："We currently have limited-time special pricing, exclusively available for customers who confirm their orders by the end of this month.""我们目前正提供有限的优惠价格，但仅限于本月结束之前确认订单的客户。""Based on market trends, competition is expected to intensify in the coming months. Taking action now can give you a competitive advantage.""根据市场趋势，我们预计在未来几个月竞争会更加激烈，现在采取行动可以让您在市场中抢占先机。"
▶使用开放性问题和倾听技巧
在对话中使用开放式问题，鼓励客户分享更多信息，并展示你对他们的关注和兴趣。同时，通过倾听客户的回答和观点，展示你愿意理解他们的需求并提供合适的解决方案。
例如："Could you tell me more about the challenges and priorities you're currently facing? We can provide tailored solutions.""请告诉我更多关于您当前所面临的挑战和优先事项。我们可以为您提供定制的解决方案。""What are your expectations and requirements for our product? We're committed to customizing a solution that suits your needs.""您对于我们产品的期望和要求是什么？我们愿意根据您的需求量身定制最适合的方案。"
▶引导客户进入下一步
在与客户的对话中，引导他们进入下一步行动，例如安排会议、提供更多资料或发送报价。确保表达你的可用性和愿意提供进一步协助的态度。
例如："I'd be happy to schedule an online demo to provide a more detailed overview of our products and services. What time would work best for you?"
"我很乐意为您安排一个在线演示，以更详细地介绍我们的产品和服务。您觉得哪个时间最方便？"
"I can send you an email with detailed information about our products and pricing plans for further evaluation."
"我可以为您发送一份关于我们产品的详细信息和定价方案的电子邮件，以便您进一步评估。"
请记住，在电话营销中，真诚、聆听和与客户建立良好的关系是成功的关键。根据客户的反馈和需求，调整你的话术和策略，并始终专注于提供有价值的解决方案，这样才能大大提高成交率。
