客户来访要准备什么

前两天我的一个印度客户说要来访问公司，另外最主要的就是例行每年一次的审计工厂。因为去年来审计工厂，客户没有说明情况，以及我们需要准备的资料，于是我们很被动，但是后期我们在一个月内，完成了，客户所需要的所有资料。





所以今年为了不那么被动，当收到客户要来拜访审计的消息的时候，我是这样给客户回复的。





Dear***,





Welcome to vist our factory,and you can
come according to your time.





By the way,about the Audit,do you have any
details about that.eg,about the documents or any others need we prepare.（for many
documents are Chinese,we need time for translation） In order to audit smoothly,so pls tell us more details about the
audit.





Looking forward your early.


Best Regards







之后客户给我回复的内容是，会给我一个详细的审计流程列表，里面会有我们需要提前准备的资料，以及他们想重点看到的资料。很清晰很明确，于是我和客户约定5月中下旬可以来访问。





这样的话，我们会有很充分的时间来准备客户所需要的资料，因为大多数资料我们都是中文的，为了方便客户看，我们要把客户最想看的资料翻译成英文，这样也确保审计当天没有交流沟通的障碍，不然很多生僻的专业术语，一时肯定会想不起来的。我们直接翻译好给客户看，客户有什么疑问的话，我们也可以很顺畅的回答，这样也会显得我们比较专业一些。





再一个就是交代一下生产，客户预计到达的时间，我们的车间，仓库甚至是样品室都要好好的规整一下，以便给客户留下很好的印象。同时也证明我们确实在不断的进步。这样才能够跟得上客户的步伐，抓住客户的心。





接待人员就是我自己全程陪客户，帮助生产技术以及各个主管翻译。为了更好地交流，我这段期间也要多多的复习一下与生产检测甚至是可能用到的设备之类的英语，这样才不会显得特别的尴尬。虽然我是英语专业，但是很多化工方面的术语，还是需要我多多学习的。平时的邮件很少涉及到技术之类的语言，所以有关技术这一块要好好充一下电。





客户来访，我们就是要安排好每一步，谁去接客户，给客户来场路线，安排客户就餐休息，问客户有没有什么忌口的，不能吃的。客户不是当天走的话还要给客户安排点娱乐什么的。总之不管什么都要准备妥当。不然审计工作真的很难进展顺利。