搞清交期那点事，稳住外贸订单

记得以前做外贸时，在同事之间流传着一句话“没有订单是等死，有了订单就是找死”，总之，做外贸的人，固有一“死”。这里讲的便是外贸业务员在与工厂之间的博弈中，所处的两难境地。


如果用“西天取经”来形容斩获一个订单的话，可能有些夸张，但细细想来，也不为过。从最初的询盘，复询，反复的议价，打样，验样，到最后的订单达成，收到订金，一个订单终于告一个小小环节，但也迎来最考验合作品质的一个阶段——交期。顺利交货当然皆大欢喜，但一不小心，就面临货期延误，收尾款困难，以及最让外贸业务员痛心疾首的翻!!!单!!!!无!!!!!望!!!!!!本来试单就属于单量小，利润低，摩擦多的磨合期，交期的延误极有可能让之前的一切努力付诸东流。


那么，对于交期这个问题，如何更准确地告知客人呢？接下来，我们一起分析一下，未能更好把握交期的原因以及破解方法。


比较常见的一般有几下几种：






首先，业务员不熟悉工厂的配合度，在最初报给客人交期的时候未预留缓冲时间，这种以新业务员最为多见。



比如，客人在确认单量后，业务员跟工厂核定交期，预估为15天出货，便直接将此时间报给买家，而事实上很多工厂在生产的过程中有诸多因素影响，会导致时间至少有两到三天的延误，这种情况下外贸业员便非常的被动了。在此，建议在将交期报给买家之前，多方面了解工厂在交期方面的配合情况，即使是一直配合很好的工厂，也要给自己留出五到七天的缓冲时间，一方面，不会失信于买家，另一方面，跟工厂的沟通中也把握了主动权。







其次，上游环节即备料等时间拉长导致的交期拖延，主要见于非常规产品的备料。



如颜色方面的更改，或是功能上的调整，需要新采购原材料，而前期在核算交期时，并未考虑到这一因素，以致马上上线生产大货，采购那边才反馈出，原材料的采购时间需加长时日，而此时，客人订金已付多天，交期近在咫尺。如果这时去反馈交期上的延误，客人势必会“浮想联翩”：“怎么这时才告知我交期的问题？”“是不是接到大单了，把我的产品推后生产？”“我的订单出现什么问题了？”“…是不是遇到骗子了？故意拖延我”……等等，以至于客人的想象力无限发散，根本停不下来。毕竟他远在他乡，眼见不到，手摸不着，只能发挥自己的想象力了。这种情况下的订单，就一定要提前跟采购沟通原材料的采购时间，及后期的生产时间，且要隔三差五就追踪一回，保证一切在自己控制之中。这样出现问题才能第一时间反馈给客人，保证自己和客人的“知情权”。







再有，就是新产品大货时经常遇到的：打样时一切妥妥的，谁知一上线“mass production”生产出来的产品次品率高，功能不完善等。



这种在交期上的延误一般都是相当久的，也是比较难意料的。所以一旦问题出来，一定要马上跟客人沟通汇报，尽量附上图片，并马上制定解决方案，告知客人延误后的准确交期。正常情况下，客人是会理解的，毕竟，质量才是第一位，而新产品的生产中所出现的问题谁也不想。如这种情况下，一切处理妥当，没准很快就能接到翻单。有时，问题的处理和解决也是客人对工厂的一种考察。







还有就是跟客人报交期时，忽略了节假日。



比如，马上春节要来了，假期中生产的中断势必会影响交期，而除了国家的法定假日导致的生产落后外，一般在开年后很多的外贸工厂还会遇到“用工荒”，这时的产能与往常便不能同日而语了，加上一般过年期间的订单积压，“两座大山”使得工厂在过完年的近一个月内都难以恢复元气，而这些因素在最初给客人预估交期时一定要考虑到，不然订单一延再延，与客人的二次合作必将难上加难。


除了上面介绍到的几个比较常见的影响交期因素之外，还有一个也不得不跟大家提一下，虽然遇到的机会不是很大，但绝对让人防不胜防，那就是海关查柜。


之前从事外贸的几年时间里，从未遇到过，但近期在跟进买家出货时，同一天两个货柜被查，买家的运气也着实“太好了”点。尤其是付款方式为l/c时要格外注意由此引起的交期延误，以免前面的一切努力功亏一篑。不过，根据后面跟货代的沟通和自己的研究发现，其实遇到查柜，也是有迹可循的。如提前做柜，留出充足的报关及排队查柜时间，另外就是所提供的报关资料一定要真实，不要存在侥幸心理：装箱单（箱数、重量）与实际相符，吊牌无仿牌或是名牌产品要有授权，品名齐全等等，这样即使是真的拆柜，也能顺利通过检查。





总而言之一句话，能避免的交期延误尽量去避免。而实际生产过程中一旦真的确认交期出了问题，一定要第一时间核算出准备的交期，并在最短的时间内向客人反馈，不要过多解释，不推责任，且在沟通交期问题时给出解决方案，同时紧把质量关，不要因为赶交期而忽视了质量的控制。多管齐下，相信我们的外贸之路才能越走越宽！