外贸和国外客户发邮件时应注意的问题和细节

外贸和国外客户发e-mail时，需注意的几个问题和细节！


（一）回复技巧
1.回复时间注意事项：
今天的今天一定要回
香港、台湾、韩国2个小时内回复
澳大利亚到后马上回
欧洲下午三点前一定要回
美国下班前回
（根据各国的时差和工作习惯统计）
注：如果不能回复询盘一定要给客户一个回应，告诉他目前不能回的原因和什么时候能够给客户回
这里再次申明，这一点相当重要！


2、回复原则：
3c原则-----clearness(清楚)、conciseness(简洁)、courtesy（礼貌）


3.案例分析
第一回合


（1）需要思考的问题：
专业度 professional (多了解自己的产品，在每一封邮件中体现您的专业度)
满足需求度 meet demands
体现诚意 show your sincerity


（2）回复邮件注意点
规范的格式（段落,大小写，拼写，语法…….）
主题 subject ——点睛之处（用之前客户给的主题/自己总结的主题如:公司+for哪几个产品）一个合适的主题会更加吸引客户的关注
问候语——礼节、呼应
有问必答——不能回答要给客户解释
重点突出，意思明确
落款——要有完整称呼
第二回合
询盘回复
专业报价——完整、针对性/报价谨慎、完整
专业图片——清晰、方便浏览和接
向客户提要求——审慎，tell why 可以向客户报两个价格fob/c&f价
前瞻性——专业的最好体现
语气——会影响全局
几个回合后
客户来邮件后
客户有多个问题 一一作答，条理清楚
客户提出的专业问题尤其不能避而不答（如在说明中已有要标出）
涉及到产品证书、质量等级的问题最好主动提及
减少邮件往来的回合，提高效率


4.公司介绍
公司介绍怎么写？
公司介绍三行 how long? when？ what？
三行最适合且要有独特的点，放在始和结尾都是可以的
公司介绍内容：
独特点
员工情况
质量控制程序
公司新闻
工厂规模
贸易服务设备
特殊生产能力
参展情况
商及代表处
质量和安全标准
委托服务
研发能力
其它主要客户


5.讨价还价
第一次报价给自己适当留有空间
价格的合理性
与竞争对手相比
其他选择方案


6.独家
了解当地试产，了解该商
让对方先谈条件
保护自身利益（合作方式、合作期限、违约条款、数量）
如果可能具体到某一制定产品


7.无法满足对方需求时
一定要注意语调＋给出解决方案
外贸邮件中必须注意的细节
邮件主题
挺多人对于主题并不是很在意，但在这个快节奏的商业社会，尤其是越来越多人用手机查看邮件的情况下，一个合适的主题会更加吸引客户的关注，或者说，能帮助客户决定是否要打邮件，并且能帮助客户在未来需要检索过往邮件的时候更加容易看到这封邮件。
这里分为两种情况，一种是相对熟悉的客户，一种是陌生的客户。
相对熟悉的客户，在主题中点出正文的大意即可，例如quotation of a/c from xxx-20131009，例如oct.2013 payment schedule，例如 2nd order following up之类。这里我之所以把日期等数据写上，主要原因还是为了万一客户在今后需要review或者检索过往的邮件能更加容易找到他想要的东西。
假如是相对陌生的客户，我看到不少人采用的是把自己的公司名字作为主题，个人认为这种法不是最好的，除非你笃定客户看到你的公司名字能联想起什么来，不 然的话，我还是建议主题中最好包含自己的产品名字。因为客户每天都会到许多来自陌生商的邮件，扫一眼邮件主题不能发现这封邮件是和他的生意相关的， 有的人会直接选择不看。
发件人
这里的发件人指的是当客户到你邮件的时候，和主题在一起显示的发件人信息。绝大多数的人都会设置为显示自己的名字，例如daniel lee之类，也有一些人不设置直接赤裸裸地显示自己的邮箱地址。我认为，在名字后面加上自己的公司名字甚至产品名字效果会更好一些，因为给客户发过邮件 的可能有几十个daniel，说实在话作为客户有时候真的很难记住到底这是哪个daniel。至于直接显示邮箱地址的就更不可取了，尤其是那些以 sales5，service6等等头的。
邮件正文
要投其所好。邮件也是一样的道理，客户给你回复的邮件用的是什么字体、什么字号、怎样的排版，代表了对方的偏好，虽说我 们不一定就要完全按着客户的版式来，但至少不要让客户看一眼都觉得烦的地步，所有杂乱无章的，大小写乱来的，字体字号不统一的，起手还空两格的，这里一坨 红色那里一堆黄色的，都很难吸引别人阅读的欲望，更加会给客户留下不专业的印象。至于哪个字体才是鬼佬眼中属于好看的，见仁见智，但我猜反正不会是宋体。


其次，关于要不要在邮件正文中放图片或者表格的问题，我的看法是这样的：


1、陌生客户就最好不要了，以防被对方的服务器当成垃圾邮件。


2、 已经有一定来往的客户，直接在邮件正文中放图片或表格，有着非常直观的效果，但前提是图片和表格仅仅作为直观展示的作用，而且表格中的各项汇总数据，例如 总金额总数量之类的你全部都好了，客户只需要看就行。而那些客户可能需要另存为或者修改之类的东西，例如报价表，就最好还是采用附件的形式。
邮件签名
我今天刚好到一封邮件，邮箱是gmail的，签名只有公司名字，电话和传真。类似这样的邮件真的很遗憾，因为没有网址，也没有可以从后缀找到网址的企业邮箱， 总不能指望客户去google你的公司名字吧？当然了，除非你邮件正文体现出来东西特别吸引人，让客户忍不住主动去搜索更多关于你公司的资料。但理论上来 说，这种情况不可能出现，因为客户扫一眼邮件就会很容易得出一个“这家公司不值得关注”的结论，正文都不会看多两眼。
至于是否要在签名档放邮箱地址的问题，有人可能会觉得既然客户到了我的邮件，那他自然就知道了我的邮箱地址是多少，在签名档放的话太多余，但在许多公 司，往往邮件会被转发来转发去，有时候由于某个人的客户端设置问题就会导致你邮箱地址的消失，反正在签名档加个邮箱地址又不碍事，我们干嘛不把这种可能性 直接扼杀在摇篮中？
附件
有些商发出去的附件，其命名往往是一堆对客户来说毫无意义的东西，例如产品图片用的是只有自己才能看得懂的产品型号，或者从相机导出来的时候叫什么文件名就用什么文件名。


建议：


1、命名要让对方能轻易看懂这到底是个什么文件，假如是测试报告，是什么产品什么型号什么时候的测试报告。


2、最好到让对方另存为的时候不再需要更改文件名。


3、邮件正文中最好对附件有一个描述，例如attached you would see the quotation, the product picture and test report云云。


最后的最后，稍微总结一下：


1、发邮件的目的是要产生效果，试着去站在信人的角度思考问题，我们才能确保效果的最大化。


2、top sales并不意味着就是能说会道，让客户事无巨细都能有如沐春风的感觉，也是一种重要的特质，与人方便，最后总会给自己带来方便。


3、好邮件的细节不一定就能带来订单，但一定能让客户更好地记住你这个人。