在展会上收集了客户名片，应该怎么写开发信给他们？

最佳答案 展会后的那段时间，是外贸人最忙碌的是偶，不仅要处理参展时被耽搁的工作，还要鸡是联系跟进到访展位的客户，但是很多外贸人发现虽然在展会上收了很多的名片，但是发邮件过去往往都会石沉大海……这个时候我们应该怎样给客户发送开发信才能达到最佳效果呢？
1、 对客户进行有针对性地分类以及跟进，大概可以分为现在签合同的采购商、有意向的采购商和表明感兴趣的采购商三类；
2、 展会后的开发信不同于平常的开发信，一定要坚持这几个原则：简洁、简单、准确，不要老想着一口吃成胖子，展会上获得的潜在客户质量最高，因为客户对你的产品已经有所了解，购买意愿也比较强，应当重点开发。
3、 开发信内容切忌拖泥带水，先简单做个自我介绍，简单介绍一下自己和公司，写上和客户见面的时间以及客户感兴趣的产品，把客户在展会上看过的产品特别标注出来，主动提供产品详细资料和报价，再给客户做一个精美的产品目录，放上名片加深客户的印象。

先加微信，然后打电话拜访

展会上收集到的名片，见的客户，首先要把客户客户沟通的的信息都记录下来，在展会上与客户沟通要尽量给客户留下一些印象，客户离开展位之前最好能合照一下。这样等展会结束之后，你首先是要把客户信息做相关的分类，然后有针对性的去撰写开发信，最好附带上你和客户的合影，说说你们当天展会上的一些事情，勾起客户的回忆，这样的话你的客户大概率会给你回复的，后面的跟进你要做好相关的记录，怎么搞定客户就看你们之间聊得内容了。

你的这个邮件属于事后跟进邮件， follow up email。下面我花10分钟的时间写一个这样的邮件。

邮件标题： Hi {First_name}, it was a pleasure to meet you at XXX Trade Show !

邮件正文：
HI {First_Name},

How are you? It was a great pleasure to meet you.I think we had a nice talk over XXXXX.
As a follow up (As promised), I would like to send you the details of our company and products (You can find it attached to this email.) I believe our solution would be a nice fit for your company. [接下来用2-3句话详细阐述产品对客户公司的benefits]

If you would like to schedule for a call or online chat, we can do it.
Let me know your thoughts.


Thank you.
XXX


其他就不用写一些华丽花哨的东西了~

参加过展会的小伙伴都知道，会受到很多的国外客户的名片，参展可是面对面接触客户的好机会，但是客户和你聊的时间也不会太久，你需要在有限的时间里面，了解客户的信息，并且将这些客户信息记录下来，等到展会结束之后，回去之后第一时间去整理这些客户的信息。整理好了之后，按照客户的实际情况去撰写开发信。但是一般我这边，会把聊的比较好的，也就是意向比较强的客户在当天展会结束之后回酒店就写名片，如果可以去客户住的酒店拜访的话，我会抓住这个机会，第一时间和客户约时间。

展会后的第一封开发信，围绕的应该是客户当时提出来的要求、展会上洽谈过的产品、展会上达成的初步意向、对公司的介绍以及下一步将如何服务客户……



开发信吸引力不够的原因很多，可能你给客户提供的信息还不够详细、专业。如：提供给客户的产品是不是缺乏数据化论证支持，缺少结构化表达和细节性描述，可信度、专业度都大打折扣。



还有一种情况，则有可能是客户现有的供应商比较稳定，或者转移订单的风险比较大，若他短期内转了，怕你出不来货。这种情况下，要从客户的顾虑出发，从客户所关心的方面，打消他的顾虑。可以写一封这样的开发信，试图通过一些问题来捕捉他的顾虑，然后，针对他的顾虑，有针对性地回复。
针对优质机会客户的参考邮件：



这类客户对产品有购买需求和意向，只是决定买什么规格，数量，从谁那里买的问题。这类客户，追踪的时候，要重点把客户的注意力放在规格的选择上，追问客户的需求细节。通过关注具体的细节，把握住客户的注意力，推动客户往前走。



Dear XXXX,



It is very nice to take with you on Canton Fair.



As per your request, I am sending you the detailed specification for XXX model. FYI, we use high-quality imported material with zero lead for this model. It is very popular in European market, as consumers are more demanding for green products.(从细节入手，给客户提供充足的信息，同时暗示你的东西是好的，为何价格会比较贵。即便不直说，客户也清楚了。)



Can you tell me how many pieces do you need for this model? And what is your requirement for the package?(通过提问，将客户的注意力放在能够向前推进的细节上。只要客户一点一点地给你提供构成一个完整订单的详细信息，你就在往订单一步步迈进。)



Best regards,

XXXX





针对感兴趣客户的参考邮件：



客户对产品感兴趣，但还没有下定决心要购买。为何没有下定决心，或因为市场需要进一步了解，或者目前有个不错的合作对象，不甚满意，但要断掉合作关系，又担心新供应商有风险，万一要是连这个老供应商都不如怎么办呢?这类客户，你的重点是要推动他做决定，而不是强调为何他要同你合作，因为他还没有下决定呢。下了决定，他才会考虑和谁合作的问题。



1. 需要调研市场型



因为客户对于市场 不了解，对于市场能否畅销有顾虑。所以可以通过一些成功的案例，帮客户树立信心，同时要有耐心和展示自信，甚至给客户一个特殊的政策，让客户去试销。



Dear XXXX,



It is a great pleasure to talk with you on Canton Fair, and know your interests in our XXX products.



After the fair, I collected a few more information on our sales, which might be helpful for you. FYI, for this model, our sales in XXX country (需要同客户接近的市场)is XXXX. Our customers said that the market specially like the XXX feature of XXX(products).



I am very confident that you can sell XXX very well in your market. Anything I can do to help you to research or test the market, please just tell me.



Best regards,

XXXX



2. 对现有供应商不死心



重点是让挖掘现有供应商的弱点，让客户感觉到痛苦，意识到一个不好的供应商对他的生意的危害之大。注意，千万别直接攻击竞争对手，那样很不优雅，客户不会喜欢。攻击竞争对手的弱点，而不是竞争对手本身。比如，我们知道竞争对手的质量不稳定，你不要说XXX公司质量不稳定，很烂。而是说“你给你的客户稳定的质量吗?如果质量不稳定，会给你带来什么后果呢?

首先，模板请参考各位大神在网站里发的。换位思考一下，你在同一个展会里看到多少同行？能不能举出你或你的公司有别于他们的地方？这是客人能记得你的地方。所以展会最重要的真的是会前准备和会期表现。我们是不能看到客人在他们各种各样的本子上写了哪些内容的。我们根本不知道他写的是一个可爱的小姑娘还是产品表面处理漂亮。展会结束后，你发的开发信如果和他写的内容一样，那你就成功了。（当然这个一样是指正面描述。如果是样品不达标什么的就算了。）还有他的特征你也要抓住，并表示他的什么给你留下了深刻的印象。
拉近距离，尽快说正事。把展会上他问的产品再提一次，加上我们自己最畅销的产品，自己比其他公司有特色的地方（没有也要想办法找，哪怕说质量上乘，交货及时）。配图配数据，不要大图，避免接收有困难。如果当时有报价或者客人说需要报价的，加上清楚专业的报价单。好了，第一次就这样。想想你相亲最成功的那次回来以后的第一次再联系。（没相亲过的恭喜你。）在客人的工作时间给他发过去。记得留个已阅的小把戏。看他什么时候看，客人浏览邮箱的习惯时间是差不多。积累起来，以后就挑比他最经常马上回复你的时间早一点发过去。

其实老手都知道，最好是及时线上联系，加微信加whatsapp,合影留念。
回去之后，老外加上舟车劳顿，谁记得谁呢？


回来后第一时间分类中呢管理，根据展会上的记录，给客户分类，分等级，用不同的语气和他们联系，注意时间上的误差。
有3点是需要注意的:
1,自然
所谓自然,最简单的你把一封邮件内容不变发5次,那叫spam,不叫promotion.好比同一个人反复给你打5次同样内容的电话,你什么感觉?要做到就像回到家和家人打招呼,看到老朋友聊家常一样
2,简洁
所谓简洁,别人都是有正常上下班工作时间的,上班时间需要处理各种事情,你写得洋洋洒洒几百字,难道是想给客户审批论文?我个人觉得,80-100个单词左右比较适宜,不会太少冷落,不会太多厌烦.最简单的句式其实是表达了最准确的意思.
3,专业
英语的用词需要专业,专有词汇给对方的感觉就是你就是做我这一行的,我们能更好的沟通交流.如果你什么都不懂,这个缩写需要对方解释,那个缩写要问什么意思,你觉得客人会选择你吗?
总结：展示出别人感兴趣的产品，提出别人一定会回答的问题，是让对方回复的关键，不同人有不同方法。100个的email地址发一遍可能只有5封回复，如果你愿意发5次就有20封回复。客户回了就有希望订单，哪怕他现在说不要；不回，一点希望也没有.

1、 首先面对手里一摞外贸客户名片，先找找客户公司名字，属于哪个国家地区，然后回想一下你在哪个展会遇到客户的，大概时间是几月几号，翻开你的展会记录本，记录了客户关心什么产品，对哪一款感兴趣，跟客户合影了也要写上是哪家客户，后面你发邮件的时候可以用照片帮助客户迅速想起你，拉近距离。所以说展会现场一定要做详细记录。
2、 筛选名片部分。这一部分工作建立在上面第一条的基础上，需要你对客户信息有一定了解。了解的方式是通过名片和上面的公司网站看一下是否从事这一行业产品，是生产商还是经销商，涉及到后面报价报什么价格；留公司邮箱的名片比留yahoo, hotmail, gmail, outlook等第三方邮箱的要正规；打开客户网站，了解客户主营方向、主营产品，跟你们的产品相同及不同的地方等等， 然后再有的放矢写跟进邮件效果会好一点。

3、发邮件的时间可以参考外贸开发信各国最佳发送时间这篇文章，是由老外总结出来的。考虑到国外客户周六周日都休息，所以别打扰对方。周一不管国内外都会很忙，相对来说周二，周三，周四这几天客户时间会稍微宽松一点，会仔细看一下邮件。发送时间弄清楚了可以提高客户点击的几率。

4、邮件标题如何写： 其实我上次写的展会后客户跟进邮件模板已经有一些建议了，类似毅冰的一个mail group的打法，用好了很受客户欢迎的。因为展会中见过面有名片，所以邮件标题可以包含客户的名字，假如是Luca他在展会看了某款产品表示感兴趣，那么邮件标题可以这样写 ： Re: Electrical Motor inquired by Luca at Hannover fair / 公司名 就这样就可以了，邮件标题不能过长，也别和我这个一样，适当换一个模板。5、邮件内容：根据实际情况来写，前面简单介绍一下哪个展会上认识的、日期、情况，介绍几句话足矣。类似外贸开发信一样的操作手法，简单几句话介绍下自己工厂，如果客户感兴趣，详细的报价和样品都可以再另外一封邮件提供，这样可以赢得客户的回复就再好不过了。关键要素：简短问候、介绍自己、展会产品、如需要可另外提供产品图片，样品、报价等。

附上一些展会后跟进邮件模板：

Dear Mr. Luca,We are glad to meet you in XXX FairWe are specializing in manufacturing XXX. Now we can supply Product A, Product B, Product C, in varieties.Please contact us freely as a good friend if you are interested in our products.Your early reply will be highly appreciated.Best regards,XXX

Hi Mr. Luca,How are you doing? Do you back to your office? Glad to get your name card from Hannover fair.This is John from ***. We specialized in manufacture XXX, and all our products with CE/UL approved!Regarding the XXX your selected on the fair, pls find the details with best offer in attachment.Hope to get good news from you! Thanks.Best regards,XXX

Dear Mr. ***,Welcome to visiting our factory at HK fair. It’s our pleasure!Regarding the items you interested, could you pls give us some more details? Such as material, dimension, design, etc. It will be very useful for us to quote the CORRECT price!Please give me your time schedule before your visiting. We’ll arrange to pick you up from the airport. Please call my cell phone if urgency: +86-136-****-****Thanks & best regards,XXX

开发信的写作和英语的商业书信的写作基本相同，都可以参照7C原则，即Clearess 清楚、Conciseness 简洁、Courtesy 礼貌、Consideration 体谅、Conpleteness 完整、Concreteness 具体、Correctness 正确。
清楚是要把你所要想表达的清楚的告诉对方，让对方可以清楚的了解你的意图。简洁是用词用语尽量简洁简短，可以一句说完的内容尽量不要用两句。比如我们将随时为你服务，就可以用We assure you of our best services at all times.这句比We shall spare no efforts in endeavouring to be of service to you.简单，能使你写起来轻松，对方读起来也轻松，无形中提升了对方对你的好感。礼貌则是用语和称呼要尊敬对方，能写Dear sirs 就不要直呼sirs或者gentlemen等。体谅是站在对方的立场，强调为对方着想，以对方的观点和立场看问题。比如：The current exchange rate is in your favour.当前的汇率对你方有利。可以瞬间提升对你的信任。完整即你要完整的表达你要表达的内容和意思，什么人、什么事、什么时候、什么原因、什么方式等。具体是内容的表达要具体且明确，就是说你的某种产品卖什么样的价格，有什么样的条件要一五一十的交代清楚，避免使用类似：soon、at an early date之类的模糊不清的话。正确不仅是单词拼写和语法的使用以及标点符号要正确，还要把双方的权力和义务、利害关系、企业形象等书写正确。尤其要注意产品的名称、尺码、单价、总价等书写正确。开发信完成以上7个要点基本上就可以说是一篇优秀的开发信了。
以下是两个简单的模板：
We thank you for your letter of January 10 and shall be glad to enter into business relations with your firm.
As you know, it is our policy to trade with the people of all countries on the basis of equality and mutual benefit. We believe we shall be able, by joint efforts, to promote friendship as well as business.
We are sending you 5 pamphlets and a price list covering part of our exports.
Please advise what articles you are interested in at present.
Your early reply will be highly appreciated.

We are pleased to announce that we intend to intensify our activities in your country. It is our serious and keen interest to realize such a development for our mutual benefit.
We are a trading company involved in import and export business throughout the world. We belong to a group of companies established during the turn of 20th century. The attached statement will give you some more information which will surely be helpful to open 2 business relations between us.
Within the activities of the company we have recently established a new department under the management of Mr. XXX who has long experience in the Far East Trade sinee 1993. This department is mainly interested in the import of products from your country especially in:
XXX
XXX
XXX
However,we will also be active in export of chemicals and we invite your inquiries.
We seriously hope that a voluminous and continuous business might be established and please rest assured that we are always doing our utmost to realize a good business relationship with you.
We would be very pleased to be of service to you and hope to submit to you our inquiries soon.
以上两个模板的信头和结尾礼词可以根据自己的习惯写作。

参加过展会的童鞋都知道，我们可以收集到很多名片，但是这些名片我们要怎么利用呢？
首先，我们要事先准备好便利贴和笔，在收到客户的名片之后要及时的记录这个公司的相关基础信息，这样便于展会结束之后整理名片信息。
第二，名片需要分类整理根据不同的客户特质信息将他们分类整理归类到自己的客户联系表单中。
第三，所有名片信息分类好，我们需要做的是根据不同的客户信息去有针对性的撰写不同的开发信，比如说这些客户需要产品图册，那么你的开发信中要插相关附件，比如说有的客户和你在展会中聊的一些比较好的话题点，那么你在邮件开通就需要稍微提一下，引起客户的回忆，唤醒客户的记忆，提高回复率。

很多外贸人在群里说，展会效果不好，名片收了也没太大的用处。其实说句实话不是展会效果不好，也不是名片信息无用。做外贸的我们都知道，我们和客户都是线上网友关系，而线下展会是一次难得与客户面对面的机会，毕竟面对面的交流可以增加成单的几率，那么如何抓住这个机会呢，是每个人必须掌握的。
第一，事先准备笔记本，将客户和你聊的相关信息点一一记录下来，尽可能多的拿到客户的联系方式；
第二，当天展会结束之后，回到酒店我们要做的不是休息，而是第一时间拿出展会记录的笔记，有针对性的第一时间给意向比较强的客户发送邮件信息，而这些邮件内容最好提到你们当天谈到的话题点，主要是客户的关注点；
第三，系统分析客户，展会结束之后，我们要抽出时间将展会遇到的客户做一个分类整理，要有针对性的更进开发；
第四，除了上面三交道的常规跟进以外，我们还需要建立一张客户更进表，记录好相关时间点，有针对性的有目标，有主题的根据，并且记录该次的跟进情况，以便下次跟进提供相关信息。