作为外贸业务员，相信你也遇到过这种情况：
1.回复客户的电子邮件并记住跟进客户，有时却总会漏掉一些细节信息。
2.新老客户的资料交杂存放，没有层次，在关键时刻混淆了客户资料。
3.粗心大意弄丢了详细记录了客户信息的笔记本，电脑上又没有做好备份，导致此前积累的客户全没了。
有第三方平台的数据调查显示，低效率每年会使公司损失其收入的20%至30%。这些效率低下的原因很多可能是业务员的客户信息混乱所致。
因此，外贸业务员在日常工作中做好外贸客户资料整理可以在一定程度上提高工作效率，还能更好地维护好客户关系，从而促进业绩的提升。
那么，今天小渔夫就给大家分享一些可以帮助大家更系统地整理客户资料的一些工具和信息分类方法。
一、提高工作效率的工具
1.思维导图
思维导图软件是一种应用程序，可为个人和团队提供集思广益的想法和创建思维导图的工具。它具有诸如概念映射，团队协作，情节提要，演示工具，发布工具，创建循环和分支，流程图，浮动图像等功能。思维导图如下图所示：
（图例来源：MindMaster）
思维导图可用于这些场景：头脑风暴和可视化概念、提出和交流想法、图形组织者和电子记事本、更有效地召开会议、概述报告和文件、简化任务和项目管理、写作论文等。
对外贸业务员来说，可以通过思维导图更好、更有层次地梳理外贸客户资料，进行信息的归档分类。
7种免费和开源思维导图软件：Compendium、Freeplane、Wisemapping、Semantik、Xmind、Coggle、Mindmeister。
2. Notion
Notion,是一款用于记笔记的工具，有移动端和电商端可下载。它既可以做笔记，也可以用于任务管理，功能独特。对于习惯用本子记录客户的外贸业务员来说，通过该软件做笔记可以更加井井有条，省去随身携带携带本子的麻烦。有个人免费版的。
3. Konwer
Konwer，是一个功能超级强大的文档收藏工具。使用它可以收藏网页、文档、笔记、脑图等资料。它还可以自动分析提取其中的信息，关联相关知识。你可以多维度阅读、搜索、分析、编辑、拓展、管理和使用你的知识。
外贸业务员在日常工作中，经常会涉及到推广渠道、外贸时事热点、客户往来邮件等相关信息，那么则可以通过Konwer实现外贸客户资料的信息分门别类的管理，从而提高信息归纳、整理的能力和效率。
二、外贸客户资料管理方法
通常来说，在客户管理方面，只有一些有一定的客户规模的企业才会采用CRM客户管理系统，但对于一些在中小型的外贸企业工作的外贸业务员，大多情况下还是自己负责对自己跟进的客户进行管理，因此掌握一些外贸客户资料管理方法很重要。
整理外贸客户资料的最有效的方式之一，就是对资料进行信息分类。信息分类指的是将信息分类为相关类别的过程。例如，在公司内部，财务文件不应与公共关系部门的文件混在一起。相反，应将它们保存在单独的文件夹中，并且仅限于有权获得访问权并受其委托的负责任的个人。这样，存储的信息将是安全的，并且在需要时将更易于找到。
那么针对外贸客户资料的管理，可有哪些方法可以进行指导信息分类呢？
1.根据客户意向等级进行划分、整理：
A类客户：将重点的、有明确合作意向的大客户划分为A类客户；
B类客户：正在洽谈的客户或者是太长时间不联系的，可以放在公共客户或者直接移交给其他同事跟进；
C类客户，也就是潜在客户，没什么购买动机，偶而发邮件盘活一下。
2. 按产品类型归类：
在开展外贸业务经常会涉及到各种外贸资料，包括产品样品、产品图片、说明文件、出货资料等，那么则可以根据具体的类别进行分类整理。
总结：
正所谓：“所谓磨刀不误砍柴工”。一个优秀的外贸业务员会借助优质的工具和有用的方法进行外贸客户资料的整理，从而让工作更加有序地进展，维护好客户关系，促进成单率的提升。
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