我们祈盼新冠肺炎疫情早日过去
我们相信疫情终将过去
正是因为我们相信疫情终将过去，企业在疫情期间应当采取的一些应对措施，才显得更加刻不容缓。
我们知道，海关的AEO认证，无论是新申请还是重新认证，都非常重视企业规章制度的“有效落实”。倘若在疫情期间没有及时应对，等到疫情过去后，再去做些“摆拍”、“倒签”、“修补”之类弄虚作假的事情，既对当前的疫情防控于事无补，又劳民伤财，还难免留下破绽，影响通过认证，可谓有百害而无一利。
我们对照海关AEO认证标准，逐项为大家提示疫情可能造成的影响和应对的建议：
一、内部控制
1.海关业务培训
相信大多数企业已经在2019年底到2020年初的时间里制定了2020年的内部培训计划，疫情期间，必须尽量避免多人、面对面的培训，所以，无论是海关法律法规培训，还是标准其他各处要求的信息安全培训、贸易安全培训等，包括标准未涉及的其他企业计划中的培训在内，疫情期间都必须尽量缩减或者延后。
想像一下，海关来企业认证时，企业提供的培训记录显示时间居然是在政府规定的推迟复工期间，或者虽已复工，但人员聚在会议室里，甚至没戴口罩，又或者照片、签到表中的某个人员经核实当时正在隔离，你觉得海关会怎么想？
怎么办？
一是及时调整培训计划，做好相应的记录。认证标准对于培训的频次、内容、参加人员、记录有要求，但并没有规定必须在哪个时间做什么培训，也没有不允许企业调整培训计划，面对疫情调整培训计划合情合理，只要做好相应的调整记录即可。
二是调整培训方式，在条件允许的情况下，采取网络在线培训的方式，是必须进行培训时避免人员聚集的有效方式，同样应当做好相应的文字、图像记录。
三是实事求是调整培训内容。疫情期间，海关连续推出多项防控措施，既有人员健康申报方面，也有汇总征税、滞纳金、滞报金以及加工贸易核销等手续方面，政策的时效性和指向性都非常突出。企业应当结合自身业务实际，有针对性地开展相关政策的学习培训。说白了，与企业实际业务有关的，一定及时学习，而且还要学以致用，用好各项政策，无关的，没有必要这时候学习，弄不好，还会成了笑话。
四是单项标准中还要求报关企业、快件运营人、跨境电商平台、外综服企业开展面向客户、电商企业、电商代理人等的培训，同样建议区分情况可以采取调整计划、调整方式、突出重点的措施应对，如果仍然进行培训的，还要做好培训记录和培训效果的追踪工作。
2.内部组织架构
对于内部组织架构，海关认证标准明确要求“职责分工明确并有效落实”。
但是，企业应对疫情的工作具有突发性，各部门原有的职责分工很可能临时调整变化，疫情面前，不必按部就班，更不能本末倒置，让“死”的制度捆住“活”的人，耽误了防控疫情工作。
怎么办？
一是做好本职，各部门首先应当做好本部门职责范围内与防控疫情相关的工作，例如：安保部门强化人员、车辆的出入管理，关务部门做好疫情导致的物流、履约等风险的处置等。
二是特事特办，因为疫情防控需要临时调整部门职责分工或者人员配置的，应当以大局为重，该承担的承担，该配合的配合，不应拿职责分工作为推诿的理由。
三是做好相应的档案记录，包括公司及时发布疫情防控要求通知，明确做出部门或者人员临时调整的安排，各部门按照公司疫情防控要求开展工作的记录等。
四是跨境电商平台企业的单项标准中单独要求的风险评估和客户服务部门，在疫情面前应当着重做好围绕疫情防控商品相关的风险防控、预警以及对消费者的权益保护工作。
3.单证控制
疫情对单证控制没有直接影响，企业正常执行单证复核和纠错制度即可。
但是，需注意由于防控疫情导致的几个特殊情况：
一是海关为防控疫情，推出了防疫物资通关的特殊政策，允许先登记放行，企业事后补交证件或者补办手续。如果企业适用特殊政策进口的，首先应当按要求补交证件或者补办手续，该有的证件、手续当然要有，另外也要注意留存特殊情况下单证审核的真实记录，应该在什么时候有的证件、应该在什么时候办的手续，特殊时期肯定与平常不同，换句话说，和平常一样反而不对了。
二是如果出现企业单证审核人员隔离的情况，应当及时作出调整，确保复核和纠错制度执行不走样，坚决避免同一个人既做初审又做复审的情况，更不能出现隔离人员在隔离期内签字审核单据的“乌龙”。
三是单项标准中还要求报关企业、快件运营人、跨境电商平台、外综服企业要对客户、电商企业的单证、电子信息等进行审核，疫情期间应当发挥专业优势，及时、准确告知海关防控疫情的特殊政策，积极协助防疫物资的顺利通关，使政策红利落到实处。
4.单证保管
疫情导致人员隔离等情况可能使常规性的档案归档、销毁以及临时性的借阅等工作受到暂时的影响，只要及时、据实做好记录，相信海关能够理解，不会因此认为单证保管工作没有按照相关制度“有效落实”。
其他诸如海关证书文书、认证专门档案保管工作，疫情没有特殊影响，正常执行制度即可。
企业若果有适用海关特殊政策办理海关手续的，可能出现归档单证的时间顺序与常规操作不一致的情况，只要保证操作符合海关政策，如实归档、保管即可，但业务操作人员应当熟悉哪些单证涉及疫情期间的特殊政策，在疫情过去后仍然能够准确解释各种不一致的情况。
需要特别注意，疫情对以下几类企业的单证保管提出了特殊要求：
一是从事特殊物品出入境的企业。单证保管标准中本来就有对微生物、人体组织、生物制品、血液及其制品等特殊物品出入境企业单独的要求，疫情防控与特殊物品密切相关，不难理解，海关对此类企业认证时，疫情期间生物安全管理体系等相关制度在生产、使用、运输、保存、销售、销毁等各个环节的执行情况一定会作为关注的重点。相信疫情当前，从事相关业务的企业即使不考虑海关认证的问题，也应当严格执行已有管理制度，一旦出了问题，海关的认证可能都是后话了，当下企业就可能面临“灭顶之灾”。
二是临时调整适用技术规范的企业。为防控疫情需要，药监部门临时放宽了防疫用品符合国标的要求，允许紧急进口和应急使用未在我国注册但符合国外相关标准的医疗器械。由此可能造成进口企业进口了货物但没有留存相关技术标准、不具备相关技术检测条件的情况，以及原本外销的企业临时内销（含捐赠）不符合国标标准的产品、无法提供留存技术规范的情况。如果企业存在这些情况，应当全面、及时、准确做好相关产品的进口、生产、销售或者捐赠记录，留存政府出台的公告、通知等公开文件以及发给企业的专门通知、要求等资料。
5.进出口活动
疫情期间海关密集推出防控疫情的特殊政策，除了前面已经提及的通关环节加快验放措施之外，还有以下方面：
汇总征税
滞纳金
滞报金
加工贸易手（账）册核销
加工贸易深加工结转、内销征税
企业如果适用这些特殊政策，则可能导致进出口活动的实际操作与现有流程管理制度规定不符。
怎么办？
一是仍然应当尽量严格按照流程管理制度的要求开展进出口业务。
二是在确实受到疫情影响无法按照流程操作时，及时、准确理解并按照海关的相关特殊政策执行，坚决避免在特殊政策放宽的背景下再出现违规操作的情况。
三是尊重实际，对不符合流程管理制度的操作据实记录，备注、留存所依据的海关特殊政策。
6.内审制度
当前受到的影响主要是本年度的内审计划可能因为疫情而延后，可以通过调整计划解决这个问题。
疫情还会影响明年的内审内容，例如前面已经提到的特殊物品、技术规范、特殊政策等，既要求在今年的工作中合规操作，据实记录，也应当适当体现在明年的内部审计之中。
在持续符合认证标准的内审方面，如果企业在疫情防控过程中对原有内部控制、贸易安全等领域的制度规定和实际操作做出调整，并固定为企业常规要求的，还应当在明年的内审中对相关调整符合海关认证标准要求的情况进行审计。
7.质量管理
基本要求是坚持做好规章制度的日常执行，努力减少疫情对质量管理工作的影响。
特殊要求是密切关注疫情发展变化可能导致法检范围、要求出现变化的情况，根据要求及时完善质量管理工作。
跨境电商平台单项标准中，质量安全、生物安全和消费者权益保障，都是跨境电商平台企业质量管理工作的内容，疫情期间应当着重做好疫情防控物资在这几个方面的相关质量管理工作。
8.改进机制
正常执行责任追究和规范改进制度即可。
如果出现受疫情影响导致人员、时限等方面暂时无法符合制度要求的，建议区分几种情况处理：
一是企业自己发现，且不存在违法以及影响海关正常监管秩序的情况的，应当准确记录实际情况，做好责任追究和规范改进工作临时调整的记录，并在疫情过去后及时完成责任追究和规范改进。
二是企业自己发现可能存在违法以及影响海关正常监管秩序的情况的，或者如不及时纠正将增加企业损失的，应当克服困难，特事特办，临时突破制度规定的程序、时限要求，先行“止损”，纠正问题。
三是海关要求改正或者规范改进的，实事求是向海关解释说明情况，争取获得理解。
9.信息系统
认证企业的信息系统肯定已经符合认证标准的要求，但是，疫情期间海关特殊政策对系统提出了更高的要求，例如：
手册超期的有无预警提示
已超期但根据特殊政策核销的情况能否录入并保存
疫情防控需要内销（捐赠），事后补税或者补办手续的情况，系统有无特殊处理方式
有无异常记录以及备注
等等
如果系统在处理特殊业务时出现故障，甚至无法完成操作，就应当及时做出调整优化，使系统既能够实现常规情况下业务操作和管理的功能，又能够妥善应对各种突发状况、特殊政策下的操作需求。
10.数据管理
数据虽然也会感染“病毒”，但肯定不会被传染新冠肺炎，所以，疫情对数据管理的影响其实主要在于“人”的方面，例如：因为人的原因导致人工备份或者处置计算机病毒不及时带来的数据丢失，人员临时调整可能导致授权以及取消授权操作不规范等等。
怎么办？
正常执行数据管理制度，同时做好人的防疫，就是在做数据管理的防疫。
11.信息安全
“10.数据管理”中提到的可能的影响和应对的建议对信息安全同样适用。
不同的有：
一是在“1.海关业务培训”里已经提示过，就是信息安全培训计划和方式的调整。
二是受疫情影响采取居家办公的，企业应当及时提醒员工注意处理公司事务时的网络安全、信息安全等问题，及时准确记录居家办公员工处理公司事务使用办公网络环境、登录服务器等情况，对可能出现的病毒等问题按照信息安全管理规定及时做出应对，避免出现信息泄密。
（待续）
以上是我们以海关高级认证企业的通用标准和进出口货物收发货人单项标准为基础，结合报关企业、外贸综合服务企业、进出境快件运营人、跨境电子商务平台企业单项标准所做的分析和提示，一般认证企业标准中没有“5.进出口活动”和“31.安全培训”2条标准，其他标准的具体要求略低于同类的高级认证企业标准。
以上分析和提示为个人理解，仅供参考。对标准的要求和理解，以海关实地认证意见为准。
