寄送样品是外贸交易中不可或缺的一环。对于客户而言,交流中再详细的产品阐述都只是“片面之词”,看到产品实物才能进一步定论。当客户不方便实地考察时,寄送样品就成为了决定客户合作意愿的重要因素。
样品类型
根据商业惯例,一个订单的落实,一般需要供应商准备至少两次样品,一个是产前样品,一个是确认样品。很多时候,订单生产完成或者生产中期,还需要给客户准备大货样。这里分别对这些样品进行解说。
1、产前样:
1.生产前给客户确认的样品
2.确认细节后做的样品
3.给客户确认品质用的类似产品。
2、确认样:
经过客户确认后的样品,大货生产要完全按照确认样来做。一般情况下,做确认样的时候,至少要做两个以上,一个寄送给客户确认,一个放在公司样品间作为留样。客户一旦确认,就按照手里的样品,对照着做大货。
3、大货样:
一旦客户返单,可以对照着做。
4、手板样:
简单而言,就是在没有模具的情况下,根据客户要求做出来的确认样。一旦确认后,大货就按照这个确认样来制作正式的模具,并完成生产。
样品和运输费的分配
关于样品费和快递费用,是个比较棘手的问题。如果不寄样品,很多客
户就拒绝进一步商谈,这样会丢掉很多有可能合作成功的机会。如果为
了表示诚意,免费寄样给客户,客户当时会很高兴,但往往收到后就长
时间没有消息,不给测试结果。
寄样品一定要有效率!
既不能客户要样品就毫不犹豫立马免费寄出,也不能过度“吝啬”强硬要
客户全力承担。一般而言,第一次合作的客户,是需要双方共同配合
的,双方理解的。
按照样品货值大小以及运费高低,可以有以下不同应对方案:
1.卖方承担样品费和快递费用
一般寄免费样品绝对是石沉大海,杳无音迅的。所以,要免费寄样品的话,需要和你的客户沟通了解比较深,或能感觉到他的诚意才采取这样的做法。比如:他接连打过几次电话过来询问产品信息,产品报价等。(当然,前提还得样品价值不是很高)这时可以考虑全免费给客户寄样品。
但如果仅仅通过电子邮件,或贸易通这样的工具,除非真的跟进了很久,彼此有合作意向,否则免费寄出样品大多没有什么作用。
2.卖方承担样品费,客户承担快递费
这种情况下,一般货值不高,样品价值比较小(样品费<运费),可以免样品费。但运费一定要客户自付。一般连这点运费都不肯出的客户,基本上是没什么诚意跟你合作的了。
3.客户承担样品费和快递费用
这种情况下,一般货值高,运费也比较贵。可以告知客户样品价值比较大,快递运费也比较贵,希望客户能够承担样品费,快递费用。
4.客户承担样品费,卖方承担快递费用
这种情况下,一般样品价值比较高(样品费>运费),大多数情况下是不会免费寄出的。但可以考虑为客户付运费。这样既保证了公司的利益,又体现了公司真诚为客户服务的态度。也是双赢的做法。
按照目标客户等级、性质分类,
也可以有不同的处理方案:
1.针对新客户
(1)可以先评估下这个客户的情况和预期的订单数量。如果费用不高,可以考虑己方消化。如果无法负担,可以跟客户商量承担全部或者部分费用。
(2)制定公司的样品政策(硬性的)。任何客户都收取快递费用或者样品费用。但是许诺将来客人下定单时,从货款总值中扣除掉这笔费用。
2.针对老客户/重要客户
只要样品费金额不大,就可以由供应商承担。如果样品费高,可以和客户商量,要求买方承担样品费或者承担部分样品费,但同时应该注明如果客户下单,是否可以退还。或者订单达到多少数量的时候,可以完全退还。
3.针对有些客户的特殊要求,定做样品
客户承担样品费,并承担快递费用。同时客户应该承担由客户定做而产生的杂费:制版费,操作费,包装费用等。
样品寄送的细节
1.确保样品的质量和配套完整性
在选择产品样品的时候,一定要对样品的质量情况进行严格的检查,确保样品在具有代表性的同时,也有过硬的质量。
寄样的时候,应把与样品相关的配套解说等详细资料附送上,确保样品的配套完整性,从而帮助客户尽快了解产品,给客户留下好印象。
2.记得把名片放进去
客人可能会同时跟几个供应商要样品,包裹一旦拆开后,很难分清楚谁是谁的。放入名片方便客户区分,以及日后有需要时第一时间联系。
3.告知快递单号,明确联系方式
不仅要告诉对方快递账号,还要再告诉客户一遍联系方式。可以在邮件里写清楚,也可以在签名上设置好。方便客户有紧急的事情可以第一时间找到联系方式。
4.巧用塑料袋
如果寄的都是一些文本的东西,所有的文件先装进一个塑料袋,然后再装进快递信封。
很多客户可能会随手撕破快递袋或是用裁纸刀裁开快递袋,不小心就会把文件弄破。如果寄给客户的是提单,发票,装箱单之类的重要文件,要补就非常麻烦。不如事先考虑好细节,做仔细些。
此外,所有套在样品或者文件外面的塑料袋都需要打孔。这是国外的一个基本常识,没有打孔的普通塑料袋,如果被小孩子拿来玩,可能会不小心套在头上,有窒息的危险。为避免安全隐患,不少国家都有相应的法律法规。
5.寄样之前给样品拍照
准备好样品,拍好图片,做好清单,发邮件告诉客户寄了哪些样品,每个样品对应的图片是什么,方便客户一一对应,核对、检查样品,节省客户的时间。
6.给每个样品上打上样品标签
标签上写上公司名,与客户联系的业务员人名,邮箱、电话等联系方式,方便客户区分,又显得自己十分专业。