如何做一份让客户满意的报价单（分享）

之前分享过一个文章，是关于报价的邮件的。


这个文章留了一个小尾巴，就是关于报价单的制作，今天我们探讨这个问题。


我想说明一个问题，报价邮件不同于开发信，开发信是有一个陌生人突然来推销，写的太复杂，对方未必愿意说时间浏览，所以要言简意赅，说对方最感兴趣的就足够了！


但是客户来询盘问价格，我们回复，可能只有一次的机会，这一点相信绝大多数的外贸人员包括做了很多年的外贸老人都深有体会，客户来个询价，回复了就再也没有消息了！那么我们要做的事利用这一次机会给出一些信息，这些信息足够的细致，全面，易懂，有吸引力！


所以说虽然客户来邮件只是说，请给我报价某某产品，但是对于我们却绝对不能仅仅是报价！


我们的报价邮件的信息就要全面了，报价本身就要包括术语，付款方式，有效期，包装方式，集装箱容量，交货期等等，这些当然都要有！


其他的还要包括你产品的优势，甚至需要简要的介绍几句你公司的优势，这个地方很多人有个误解，认为客户发来询盘就一定是对公司有所了解，其实不然，很多询盘是群发，根本就不知道你是哪家，是贸易公司还是工厂，有什么认证之类，所以简要的说上几句公司概况还是需要的！


如果是机械类产品，还要有图片，型号，尺寸，包装之类，更加复杂了，如果这些内容都挤在邮件里，邮件就会很臃肿，所以需要单独做一个报价单，这是报价单的必要性之一！


很多人说我的资料简单，不需要报价单，一封邮件足可以写的清清楚楚，那么我说，不是不需要，而是看你愿不愿意做，因为报价单有第二个功能，就是方便客户统计资料，汇总资料。有一个问题，大家一定要记住，出来要报价这位未必是做出最终选择和决定的人，他可能需要汇总一些资料借给做决定的人，这个时候如果你把报价单单独做出一份来，他下载直接可以，这是什么感觉呢？虽然他不能做最终决定，但是他可以决定把谁的交上去，把谁的删掉！


还有第三个功能，就是报价单本身具有的备忘功能，要知道，收到的报价许多，客户未必每一个都统计，他可能用一分钟的时间，选择出最终的几个入围者，其他的根本不再联系。但是如果他一直在采购，就会有可能还考察新的供应商，他不可能去挨个邮件去翻，谁是某产品供应商，但是他可以通过报价单找到信息。我有很多客户都是发报价单的时候未合作，但是在报价单上找到我的信息，持续联系，慢慢跟踪，后期合作的！


基于报价单以上的三个功能，我制作报价单的时候格式和细节是这样的：


1.我会把一些较为关键的内容，同时放到邮件正文里，例如总报价，例如我们的突出优势，等等，这些都是引子，让客户有兴趣打开报价单。


2.我提供报价单，会提供至少两种格式，第一种word文档，这是供客户修改使用的，要知道，很多中间商或者拿佣金的个人，他们需要在我们价格的基础上修改价格，比较方便，但是由于word文档版本的差别，可能打不开，所以我还会提供一个pdf版本，pdf版比较正规，标准的文书，没有word编辑时留下的换行符号之类。我还可能提供一个图片版，万一客户word打不开，没有pdf浏览器，就要寄希望于这张图片了！


3.无论提供的什么文件格式，发之前必须预览，保证客户拿到手可以直接打印使用！我会在邮件最后部分写上：详细报价资料请参见附件中的文件，我提供了三种格式，word，PDF，JPRG，视您的电脑软件情况选择最合适的格式，而且我都已经排好版，您可以直接下载打印使用！


4.报价单的命名一定是公司名称加产品名称，例如jacindustry quotation for food machine ，保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单，来自于哪个公司。


5.报价单一定要有页眉页脚，页眉页脚大家肯定都会设置，可以加入自己的公司的标志，名称，电话，传真，邮箱，已经公司的一些理念，口号，这是用来提升形象的一种方法！


6.报价单的第一部分一般我是做公司介绍，当然不是放在网站上那种介绍，简介，突出优势，例如专业生产多少年，拿到过那些认证，如何如何，把公司办公室的图片，工厂的图片，车间的图片都放上。当然凡是出现图片的都要打上水印！


7.下一部分是最重要的部分，报价部分，插入表格，将每一部分的价格标注清楚，包括每一部分的型号，大体参数尺寸，品牌，质保年限等等。当然还是要出现报价的关键因素，付款方式等！


8.下一部分将是上一部分的扩展，例如客户要了十个设备，上面对于每个设备都简略的用表格报了价，这个部分就需要放出每个设备的图片，这个设备是否有认证，有哪些具体的参数，优势等等，当然还包括这个设备的包装类型，包装图片，配套的配件数量，等等；如果是成套设备，同理，上面了列出了每一部分的价格，下面也需要图片，具体参数，运行条件，等等。总之这一部分，是为了告诉客户，我们的产品为什么值这个钱。


9.如果是成套设备还会有一个配件表，要标注出来


10.案例图片（如果有）


11.很多公司有集装箱摆放软件，如果有，可以在最后一部分演示一下客户需要的产品如何摆放，总计需要几个集装箱，彰显专业！


12.要注意分段，不要出现很多文字一大段的情况，用不同的颜色文字标记不同的重点，加上图片，图文交叉，可以做出一个非常漂亮的报价文件！


13.报价单的一开头部分（公司简介之前）我会加入，TO某个客户，然后注明报价单制作时间，有效期时间。