邮箱处理技巧希望对大家有帮助,转自领英4

要解决这个问题，只有拿出一步一个脚印的态度：严格要求自己邮件只读一遍，读完后马上采取相应的行动，并把邮件请出收件箱。只有这样做，你才有把浪费的时间找回来，才有可能对每封邮件做到当天处理。下面的习惯能够帮助你坚持这种只读一次的要求。
习惯三：对每一封邮件执行4D处理
4D是指四个英文单词所代表的动作，它们是：
· 行动（Do）
· 委任他人（Delegate）
· 搁置（Defer）
· 删除（Delete）
这四个动作涵盖了对任何一封邮件可能执行的动作。这是由美国出版家Michael Hyatt首先提出来的有效方法。
3行动：2分钟之内能做的马上去做
如果在阅读后你发现邮件中含有需要由你来完成、并且可以在很短的时间完成的任务，那么你就要立刻有所行动。比如邮件询问一个简单的业务问题而你刚好手头有现成的资料，或者邮件请你安排出下周面试毕业生的时间。
回复一个答案，在日历中创建一个新的会议，这些都可以在几分钟内完成。这种情况下你没有理由做任何拖延。
在这一点上，GTD工作法的创始人大卫·艾伦（Did Allen）提出过一个著名的“2分钟法则”，即任何在2分钟内可以完成的事情，都应该立刻着手去做。
这是因为对2分钟的事情所作的任何判断、归纳、计划所花的时间都会大于完成它所花的时间，因此除了立刻去做，没有更为有效的方式。
大卫甚至自豪的宣布自己为了对2分钟有更准确的概念，曾经一度秒表不离身，准确地记录下那些小事情所花的时间。