(一)如何描述商品质量
开发信中对外贸出口商品质量的描述可以涉及:生产企业、品牌、型号规格、组成材料、工艺质量和功能,与同类商品相比的优势等重要信息。如业务员是做手机配件的,在给客户的开发信中商品信息可以这样写:We can offer you a variouskindofbattery, leather case, housing, charger, CELL. PCB, and battery case with high quality.(我们可以为您提供各种电池、皮套、外壳、充电器、电池、和高质量的印刷电路板、电池盒)。在保证邮件篇幅适度的情况下,为了体现商品质量的独特性,若要表达good quality (优良品质),可以换成具体描述语言,如采用什么优质材料,还是采用什么先进工艺,还是采用德国进口的先进设备,还是产品通过某种认证,工厂通过什么审核,是哪些大公司的优秀供应商等等,这比空泛的说质量好更有说服力;同时, 具体而有特色的描述也更容易赢得客户的信任。还需强调的一点的是,国外客户更在意的,并不是你企业的ISO9001之类的东西,这是虚的东西。如果你的企业被哪些国际知名的大客户审核并通过验厂, 若你的企业通过BSCI(社会责任, 全称:Business Social Compliance Initiative)验厂,现在欧美国家越来越重视企业的社会责任, 销售商所销售的产品也必须来源于通过社会责任审核的企业。拿不到BSCI认证,实际上意味着和一些欧美客户的合作将无法进行;类似的认证还有Disney(迪士尼)验厂、Wal-mart(沃尔玛)验厂等,涉及这部分内容的可以在开发信中这样写:We already passed the factory audit from BSCI, with the scores.......(我们已经通过社会责任验厂,分数是……) BSCI验厂是有分数的,如果你企业的分数还不错,说明你的产品已经能进欧美的主流市场了。这比ISO更有用!
还需注意的是:对出口商品的描述应从客户的角度出发,重点突出说明能给客户带来什么样的益处,而不是强调产品具备什么样的功能,只有当客户觉得能给自己带来商业利益或满足其需求的时候, 才能愿意与你建立联系。
(二)如何写好商品报价信息
简洁介绍开头后,必须立即进入报价阶段,因为客户最关心的无非是产品规格与价格,你若不能提供客户想要的东西,客户为什么回复你?商品报价应报实价,切勿乱报价。报价前应做具体的报价分析,从原材料、人工、利润、税收、运费等各个方面去核算,并调研同类或类似产品的定价信息,经过了解和对比后再报价,报的价格要与现有市场行情相吻合。否则,报价低了,客户会觉得是陷阱或你不是做这行的,不会理会你;报价高了,会让客户对你的诚意产生怀疑,毕竟商品信息透明度越来越高,暴利的可能性很小,也不会回复你。报价时还应注意客户细分,即根据客户所在的不同国家、地区给出差异化的报价。比如欧美客户和南美、中东的大多数客户会在产品档次上要求不同,如果你给南美、中东的客户报欧美市场的价格,很可能会把对方吓跑的。
有这样一个案例:一个多年在新西兰做进口生意的客户,打算采购一批办公家具,于是在B2B平台上发了个采购招贴。2天下来,收到100多封电子邮件,其中有报价单的只有20多封。客户把邮件里作为附件的报价单直接另存,一一打开这20多封报价单来看,绝大部分(大约20封)报价单里面没有公司信息,也就是说,客户根本不知道这份报价是谁的!客户最后选中的一家公司,规模很小,但是业务员很敬业,他的报价很准确的贴合了客户的要求,尽管这个业务员的报价并不是最低的(与那20封没有公司信息的报价单进行比较而知)。这个案例中,没有报价单的那80封左右的开发信客户根本没打开;还有20封开发信虽有报价单,但报价单中没有公司的信息,即使客户看了但也不会给予反馈的,可见100多封开发信有效果的寥寥无几。
(三)如何展示商品及包装图片
如果是第一次主动联系客户, 一般无需发附带商品图片的邮件; 若是回复客户的询盘,可以附商品图片。图片既能直观展示商品信息、 展示出口企业的优势和专业,也能更好地说明问题和降低交易成本。 注意选取能吸引人的图片,图片中标注产品的特点,图片的容量和大小也要做一些处理,一般图片尺寸不应超过450*400,图片的标题要让客户明白你发的是什么,并在邮件正文中提示客户图片信息,如:I thought you might be interested in our ..... as below picture showed.(我想您可能对我们的某某产品感兴趣,以下图片展示) 若报价的商品数量有限,尽量用文字在正文中表述清楚,然后在附件里添加一张500K以下清晰的产品图片即可,这样做的好处是,避免客户不去点开附件,而无法知晓产品价格;其次防止客户把报价单随意转给别人,但如果客户要求报价的商品数量比较多,无法全部在邮件正文中写清楚的时候,就只能用word或excel报价单了,切记在报价单中显示企业信息,防止客户把附件另存时,不知是哪家企业报的价。报价单建议采用adobe acrobat生成PDF格式,因为,PDF是压缩文件格式容量小、页面美观,非专业人士无法修改报价单内容,也让客户感觉专业。
