遇到样品清关延迟问题时，第一时间就要沟通用户，否则后期阶段会有很多问题发生，这对于产品销售方企业非常不利，在这方面有很多经典的案例可以借鉴。
例如，有国内某农机产品销售企业接到德国用户的样品需求通知后，寄了样品，但在此后的10天依然没有获得任何消息，通过信息查询发现该样品接收企业已有专人在办理相关清关手续，而在这一过程中花费了10天时间，用户依然没有完成相关手续办理。
这种情况是较为普遍的，而且在德国花费的时间还相对较短一些，欧美国家一些用户清关时间甚至会达到半个月以上，遇到这种问题，首先一定要联系用户公司，让其和当地的快递公司做好沟通，必须要了解是因为快递原因，还是因为其他原因导致没有完成相关工作，此外也要和用户沟通问明其问题所在，在这一工作流程之中所受到的外在影响因素是很多的，因此在沟通过程之中，一定要关注到细节问题，了解对方是因为哪些原因没有清关，如果生硬的询问，这种沟通方式并不妥当，很有可能导致后期的交易无法达成。
例如：
Mr. Anderson:
As requested by your company, we have mailed the laser horizontal ruler sample on May 13. We have learned through mail inquiry that you have not completed the relevant customs clearance. The sample we mailed arrived on May 19. You have not finished the related work in nearly half a month. We hope you can finish the related work as soon as possible.
安德森先生：
按照贵公司的要求，我方已在5月13日邮寄激光水平尺样品，通过邮件查询获悉，贵方还未完成清关流程工作，我公司邮寄的样品于5月19日已抵达，贵方在近半个月时间内依然没有完成相关工作，希望贵公司能尽快完成。
如上信函询问询，如果仅仅是从其内容方面来看，似乎没有什么问题，但需要注意，信函措辞存在问题，两家公司并非从属关系，这样的询问方式并不理想，会让对方认为产品销售方企业在质疑其公司的工作能力，会导致负面影响，因为这种原因导致后期双方企业无法合作，无疑得不偿失，实际沟通过程之中一定要充分关注好对方是因为哪种原因没有清关，例如其公司将工作交付某工作人员，因为该工作人员遗忘，或者是未交关税而导致不能清关问题。
实际沟通中应该选择这样的沟通模式：
Mr. Anderson:
In accordance with your request, we have mailed the laser level ruler sample on May 13. We have learned through mail inquiry that you have not completed the relevant customs clearance. The sample we mailed arrived on May 19. Although it is a single product for sale, it still needs to pay customs duties. Is it possible for your company to complete this work due to the non-payment of customs duties, if there is any doubt about it? Communicate with my company, our company is more experienced in this area, can bring help to your company, if it is because of express reasons, please your company。
如上信函沟通中，该外贸企业重点提到了“Is your company unable to complete this work because of the non-payment of tariffs? If you have any questions, you can communicate with our company. Our company is more experienced in this work.”这样的沟通方式还是非常理想的，通过这一类型的沟通方式，用户方能够了解到产品销售方企业在询问样品是否完成清关问题，而在这一过程之中，销售方企业的工作人员也问及用户企业是因为哪种原因没有完成清关，如果有问题的话，可以帮助产品购入方企业解决问题，这样的沟通方式不会引起用户方企业抵触情绪。
样品清关延迟问题发生后，产品销售方企业是有必要询问接收样品海外企业的，但在这一过程之中一定要关注到措辞，这样才不会对后期的贸易往来关系造成影响，虽然样品是由产品销售方企业邮寄出去的，但是对于后期的很多问题，作为销售方企业无权过问，如果涉及的内容太多，就会导致产品购入方企业有抵触情绪，之所以购入方企业要拿样品，产品销售方企业也愿意邮寄样品，正是为了能够促进此后的业务达成，如果在这一过程之中产生不愉快，对后期的交易造成影响得不偿失，此前的样品邮寄以及相关交易达成的商务会谈，邮件往来等等，都是为了促成交易达成，完成这一系列流程工作之后，因为样品清关延迟垂询问题而导致双方无法愉快的合作下去，这种问题一定要规避，沟通过程中除了在如上沟通需求中要讲究技巧之外，在其他方面的沟通也需要讲究技巧，能否顺利的展开沟通是外贸企业能否获得更多的潜在用户、发展潜在用户成为企业用户、将企业用户发展成忠诚用户的关键所在。
