在外贸业务工作当中，电话是一个非常重要也非常有效的沟通手段。
例如，经常很多人问我：“为什么我的价格已经报的很低了，客户还是觉得贵？”
事实上，在没有了解客户需求之前的报价，都是就是没有意义的。因为我们不知道客户要的是什么，而客户也不知道我们能为他带来什么，那么无论我们报什么价格，都是贵的。
那么我们要如何明确客户的需求？
1.客户所处地区的大致经济状况。
2.客户的公司产品结构和规模等判断大致需求。
3.客户的身份，贸易商、经销商还是终端者，根据客户身份寻找能与客户形成深入沟通的话题和切入点。
4.联系人的角色，是采购、老板、生产还是研发等，根据不同角色决定应对策略。
......
进行上述分析后，除了与客户进行邮件沟通跟进外，在适当的时机下，我们还必须进行电话追踪。
因为电话等于即时沟通，它能有效的加快你对客户的了解程度、提高客户对你的印象深入、提醒客户对你邮件的及时查阅和回复，最终推进与客户建立深入互动式沟通，获得更好的成交转换成果。
所以在外贸业务工作当中，电话是一个非常重要也非常有效的沟通手段。但是电话不同于邮件，没有机会给你反复思考和修改的机会。那么这就要求在你拿起电话的时候，一定要整理清楚思路，否则会适得其反。
那如何才能让自己的每一通电话都“有效”达到目的呢？
电话应该怎么打
首先在与客户的每一通电话里，我们都要融入自己的情感，如果你打电话的时候是面带笑容的，那么客户也会在电话的那头感觉到你的笑容，感觉到你的热诚。面带笑容，充满热情的跟客户通话是最基本的要求，从而让客户记住了你的声音，记住你的名字。
其次我们要明白，在外贸业务过程中，电话主要是起到“信息获取”、“客户提醒”、“客户激活”、“推波助澜”的作用，它也一定是与邮件相辅相成的。
比如通话的开场问候：
Hello, this is xx from xx(company).I’m in the line of XX business.我是xx公司的xx，我们是从事xxx
正题：
Have you received the email I sent on XX which subject is xx.您收到过一封标题为xxx的邮件吗？
所以邮件的标题一定要简洁有力，同时一定要注重移动端邮件显示优化的问题
联想客户的回复：
If the answer is No, then you can say: Okay, thanks for your feedback. I’ll resend the email, please kindly check after 5 minutes.
If the answer is Yes, then you can say: With regard the email, I attached some best selling (products) in your market. Do you have any interest in it?
Do you have plan for developing new product this season ?这个季度有开发新产品的计划吗？
Do you have suppliers for xx in China ?您在中国有xx产品的供应商吗？
Do you need sample to test ?你需要样品进行测验吗？
结尾：
I will email you later, thank you.So glad to talk with you , have a nice day.Goodbye !
同时我们在打电话之前要事先打好草稿，列一个简单的提纲，模拟一遍你要说的话，客户可能问的问题，而你又要怎么去回复。在明确你这次打电话的“目的”的前提下，“设计”一个高质量的通话内容。
但是记住一个原则：电话交流过程中，不要总是你在说，而是要形成互动式的对话，因为真正的主角是客户，你需要通过这通电话，了解到客户的真正需求和真实想法，这样才有利于你制定后期的跟进策略。
什么时间打电话
打电话的时候一定要注意时差，要是对方客户凌晨接到你的电话，估计达成交易的可能性不仅不大，可能从此以后你就再也打不通这个号码了……
以下是适宜给部分国家客户打电话的国内对应时间，具体了解全球各国家的时差，可以在文末领取一线外贸业务实战经历所总结的『外贸实战系列』学习资料，里面包含了一份外贸专用 - 电话及电子邮件联系世界各国客户最佳时间表。
上午：
8:00
美国的西部地区，如洛杉矶、西雅图、旧金山，以及加拿大的温哥华
9:00及以后2小时
10:00及以后2小时
下午：
13:00及以后2小时
14:00及以后2小时
15:00及以后2小时
16:00及以后2小时
以色列、土耳其、乌克兰、罗马尼亚、希腊、芬兰、南非、保加利亚
18:00及以后2小时
晚上：
21:00及以后2小时
22:00及以后2小时
巴拉圭、智利、委内瑞拉、多米尼加、玻利维亚、波多黎各等南美国家
23:00及以后2小时
哥伦比亚、牙买加、秘鲁、古巴、加拿大的渥太华地区附近以及美国最东部地区，如波士顿、纽约
0:00 及以后2小时
尼加拉瓜、危地马拉、美国中部区、墨西哥、加拿大的温尼伯地区
同时注意：电话不要双休日打，要注意日期问题，有可能你周一正常上班时间，客户所在国还是星期天，另外最好不要周一或者周五打电话，周一刚开始上班，周五要放假休息。
常见电话场景下的话术
问候、表明身份
来电一方
一开始打招呼，可以用最基本的问候语：
Hello./Good Morning./Good Afternoon.
哈囉 / 早安 / 午安
表明你的身份：
This is (name) speaking.
这里是 _____。
说明想要找的接听对象：
Could I speak to (name) please? / I would like to speak to (name). / I’m trying to contact (name).
可以请帮我转接给（某人）吗？/ 我要找 （某人）。/ 我要连络的人是（某人）。
在商业电访中，有很多时候来电的一方是代表公司出面洽谈，所以在「表明身分之后」，常常会加一句「说明来历」的自介话语：
I am calling from (company or institution). / I’m calling on behalf of (company or institution).
这通电话是来自（某公司或机构）。
接电话一方
表明身分：
Hello, this is (name) speaking. / (Name) speaking, how may I help you?
您好，这里是 _____。/ ____，需要什么帮忙吗？
假如打电话到一间公司或是公司客服部门的时候，电话人员通常会在来电者讲话之前先自我介绍，一般都会这么说：
Hello, (company or institution) , how may I help you?
您好，（公司名或机构），我可以帮您什么忙吗？
要求更多讯息、信息时
假如来电一方没有报名字，可以用以下句子询问：
May I ask who’s calling, please? / Can I ask who I’m speaking to, please? / Excuse me, where is this call coming from?
请问这通电话是来自____？
来电一方提出来电需求
要求找特定人士：
Could I speak to someone who (specific function, ex:manages customer service, or is incharge of product development)?
我想找（某个特定部门，例如：客服部门，或是产品控管部门）
表明特定要求：
I would like to make a reservation, please. / I would like to make an appointment with (name, ex: Dr.Melson).
您好，我想要预约。
请对方帮忙转接：
Could you put me through to extension number (numbers) , please?
你能替我转接电话到这里吗？
这个部分没有固定的形式，端看电话内容是什么。基本上只要掌握住「清楚表达目的」与「注意礼貌」这两个看似简单但极为重要的要点就可以了。
稍待或转接电话
请对方稍待：
Could you hold on a moment, please? / Just a moment, please.
请稍待一下。
帮对方转接电话：
I’ll just put you through, please wait. / I’ll transfer you now, please wait for a moment.
我将为您转接，请稍等。
无法满足来电者需求时的回答
有时候我们可能无法立即处理来电者的需求，可能是他要找的人刚好不在，或是电话满线无法转接，这种情况太多见了，而以下就帮你列举几种最常见的情况：
I’m afraid (name)’s busy at the moment, can I take a message? / I’m sorry, (name)’s on business today.
____恐怕现在不方便接电话，我能留个讯息吗？
I’m sorry, but you may have dialled the wrong number.
不好意思，您打错电话了。
I’m afraid the line is busy at the moment, would like to call back later?
目前这支电话忙线中，您可以等会儿再回播吗？
通话中遇到沟通问题
有时候因为环境吵杂或是通讯质量不佳，通话中可能会有听不清楚的情形，你可以用以下应对方式来处理：
I’m afraid I can’t hear you very well. / Would you mind speaking up a bit, please? / Could you repeat that, please?
我听不大清楚 / 不好意思可以请你讲大声一点吗？/ 你能重复一次刚刚说的话吗？
I’m afraid the line is quite bad, would you mind repeating your sentence?
收讯似乎不太好，你能再重复一次句子吗？
来电者留资料或讯息
接电话者询问来电者是否留讯息：
Would you like to leave a message? / Can I take your name and number, please?
你想要留个言吗？/ 请问我可以记下你的名字和电话号码吗？
留讯息时遇到需要问清楚的信息，可以直接表达：
Could you spell that for me please? / Would you like (name) to call you back?
不好意思请问可以请你拼出那个字吗？/ 你希望___等等回播吗？
有时候来电者会主动要求留讯息：
Can I leave a message please? / Could you please ask (name) to call me back?
我可以留个讯息吗？/ 可以请___晚点回播吗？
电话中说再见
讲完电话后，别忘了要先说再见再挂电话，在电话里的再见有以下三种讲法：
Thank you for calling. / Have a good day. / Goodbye.
感谢您的来电。/ 祝您有愉快的一天。/ 再见。
＊补充＊
在口语中，请人「稍待一会」也可以说 hang on，意思等同于 hold on。虽然 hang on 与 hang up 长得有点像，但是他们可是天差地远哦，前者是「稍待」，而后者是「挂电话」的意思，可别搞错了哦！
