做外贸业务，总会遇到需要接待客户的时候，很多外贸朋友就犯愁，第一次接待国外客户不知道应该怎么办。
今天分享一下在接待国外客户时的注意事项，除了要调整好心态，更要掌握和客户沟通的技巧，希望朋友们在接待客户的时候都能非常顺利。
01、调整好心态
在接待国外客户的时候一定要放松心态，本着一个平等的态度去谈合作。因为客户是奔着赚钱才来和我们合作的，本就是互惠互利的关系，并没有谁求着谁或者施舍这样的心态，也不要觉得是我们的客户就要矮别人一截。所以说，客户的心思也不要去猜，只要知道我们之间就是合作一起赚钱的关系就可以了。
02、确认客户来访详情
同客户商讨参观访问行程表, 在与公司接待部门沟通之后, 把一切敲定后, 发送邮件和传真让客户确认, 同时让工厂或者公司这边做好接待准备。
提前做好接待一些细节上的准备，看看产品的细节和生产车间的细节，一切做到最好，扬长避短，把想要展现给客户的东西充分的表现出来，让客户看到最好的一面。
需要确认客户的到访时间、同行人数、是否需要安排接机，根据情况协助客户预定酒店。如果客户需要我们协助预定酒店，则需要了解他们能承受的价位，他们路线安排以确定合适的酒店地址、客户的人数和房型、是否吸烟等。根据客户的情况，提供一些可以选择的酒店建议，最好提供相应的网址，让客户自行确定最终下榻的酒店。
03、提前了解客户信息
了解客户，包括客户的详细联系资料、公司背景、公司实力、经营状况、经营范围、客户此次来访的目的、主要对什么感兴趣。还要了解一些该公司的股份结构，还包括该公司的经营状况、技术水平、近三年的公司资产和负债情况。
详细了解外国谈判人员的具体情况，包括年龄、学历、爱好、健康状况、在外国公司的职位、在商业史上的表现、对投资项目的兴奋程度。调查客户性质，客户来之前就需要对客户进行一些评估，是哪国人？是是零售还是批发?网站是什么么内容？针对于哪些产品？区域市场在哪等等。
了解客人的宗教问题，以便接待客户。同时要多了解客人国家习俗、习惯和喜好、注意细节、对自己所在城市文化以及景点也尽可能多了解，对本国文化当然应该多了解，客人问的时候至少也应知道一点，这些知识都能赢得客人对我们的一些尊敬。
04、接待细节准备
参观和谈判可能用到的物品、公司大厅的欢迎客户来访之类的欢迎词，这会让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客户来访，若接待人员能记住来访的客人名字就更好了。
会议室的布置、谈判材料的准备、包括企业演示的准备、以及相关的需要，以展示客户的文件，证明公司的实力。
要做好接机牌和公司大厅要布置好接待的场景，公司里面的接待室一定要做好处理，保持干净整洁。咖啡果汁、小食品糖果、客人小礼物及样品的准备。
事先确定与外商谈判的三种方案：最佳方案、折衷方案和妥协方案，并制定为实现上述三种方案的战略和手段。
05、合理安排宴请
访问洽谈结束，若仍有时间，可以征询外商意见，并主动提出宴请。宴请时，人越少越好。如果你英语很好，则无妨；英语不大好的，尽量避免什么特色菜，这类菜就怕国外客户不能接受，而且颇费时间，等待的冷场尴尬局面，会让宴会成为一种折磨。
此外，接待各国买家时，务必要注意文化差异问题。
法国客户
洽谈商务和进行社交之前都要提前预约，法国人拒绝不请自来的拜访。
法国人非常注重时尚，即使是初级管理人员也会购买他们能负担得起的最好的衣服。无论是在商务场合还是社交场合，大家的着装都趋向于正式。
越南客户
不要摸任何人的头部，包括越南小孩的头。越南客户认为礼物能够凸显送礼人的身份，通常以“大方而不失文化内涵"为准则。初次见面时他们会通常送带有公司标识的礼品，拿到礼物时不能第一时间拆开，否则会被视为不礼貌。
德国客户
一定要守时。德国人非常重视守时，所以千万不要迟到，浪费他们的时间。
德国最典型的问候方式就是，在开始和离开会议时和每个人握手。在进入商务会议时，让年龄最大的人先进入房间。
巴西客户
商务会议通常会比计划的时间长，但在会议正式结束之前是不会有人离开的，巴西人认为早退是一种不礼貌的行为。不要直接用手接触食物，即使是吃三明治，也要用纸巾或餐具。
中东客户
阿拉伯人的宗教氛围非常浓，一天要进行五次祷告。他们禁食猪肉和一切猪制品，也不吃动物内脏，同时也严格禁酒，所以一定不要在中东客人面前喝酒，或酒后去见中东客人。他们的着装偏向于保守,不要露出肩膀、胳膊，女士
裙子也要过膝。不要用左手给他们传递东西。
日本客户
鞠躬是日本一种典型的问候方式，他们有时也会握手，但应该让日本人主动。在日本送礼是很常见的，但需要特别注意礼物的呈现方式。但注意不要送没有包装的礼物，并且一定要双手递上。送名片的时候也要双手递上，同时鞠躬来表示尊重。
印度客户
和我们国家一样，"NO"在印度也被认为是粗鲁的。试着用"we will see" ("我们会看到")或" possibly"(“可能")这样的语句来代替“不”。如果吃饭时大家都点素食，那我们自己也不要吃肉了。由于宗教原因，许多印度人不吃猪肉或牛肉，种姓高的都吃素。
总之，以“大家一起做生意”的平常心态，而不是“接待贵宾”的夸张方式，去接待第一个到访外商，事情会更好办。并且在外商走后要写一封感谢函，感谢客户的来访以及对招待不周的一些情况感到抱歉，欢迎再次来公司指导工作。
