在主动开发客户的过程中，电话和邮件都是不可或缺的开发工具。
对于邮件开发而言，最让业务员痛苦的事情是邮箱中的各种退信和回复率低的情况。而且这种状况会对业务人员后续进行外贸客户开发的信心产生负面影响。
对于这些情况，外贸人又该从哪些方向梳理原因和制定策略呢？
被退信的原因
01
邮件系统拦截退回
邮箱服务器海外节点和覆盖范围的问题。国内网络节点和国外网络节点的分布会有所不同，部分国内服务器在海外的节点数量和覆盖范围不够，这种情况会导致邮件无法送达而被退回。
供应商进行频繁营销的问题。每台接入因特网的电脑都有一个唯一的全球互联网IP，如果这个IP被检测到有相应的异常情况同样会影响邮件的到达率，一些用户经常往国外，频繁发送一些带有营销推广性质的垃圾邮件，国外服务器会对这些垃圾邮件进行拦截并删除，而后也会限制国内部分异常的服务器和IP段。
从网络上收集来的邮箱地址错误或不存在的问题。通常情况下，用户会通过Google搜索、B2B平台、传统展会、海关数据等渠道来查找外贸客户的邮箱信息，但是我们无法进一步验证邮箱的精准度和有效性。没有经过筛选的邮箱地址，直接群发邮件难免会出现无效邮箱退信的问题。
02
客户主动退回邮件
重复性的营销推广邮件收多了，客户自然而然会不耐烦，于是他们会设置一些邮件过滤规则。假如你的邮件标题含有被屏蔽词和广告词，诸如price、quote、order、discount等词组，客户收件的服务器可能会把你的邮件当作垃圾邮件而进行退信。没有针对性地进行邮件发送，很多人对于主动营销的概念就是“全面撒网，重点捞鱼”，但这个“广”字的理解与实践要把握好度，当你过于广泛地去给客户发送开发邮件时，精准性变低，与客户需求不切合，客户肯定会退信。
回复率低的原因
01
标题不精简
邮件标题和主题方面不够精简，有些外贸工作人员求成心切，喜欢用大篇幅宣传自己的产品和公司。但这恰恰会用力过猛，客户可能没有太多的精力去将邮件打开并回复。
02
内容重复率高
邮件内容的重复率较高，很多业务甚至是不同公司的不同业务，都是用同样的开发信，当客户总是收到同样的内容，首先他们就会觉得你的专业度和真诚度不高，后续也不会进行回复。
03
邮件发送时间有误
很多外贸业务员因为不太了解国外买家每天正常上班的时间点，在发送开发信的时候会一味地按照自己的时间安排而随机发送，这样的开发邮件不具有即时性，很可能成为买家邮箱中的“压箱底信件”。
相关对策
降低邮件被拦截的可能性
首先，要尽可能的使用较大的、付费的邮箱服务器进行邮件的发送。比如你们公司是
其次，邮件的发送还要有计划性和规律性，当你的邮箱地址发邮件退信过多，邮件直接被删除的次数过多时，你就会直接进入你所购买的邮箱公司的黑名单里面，他们可以关闭你正在使用账号。
因此要切记每天退信不要过多，当你看到很多退信时，当日不建议再进行邮件发送，不然会被邮箱官方封号。最后，我们可以用海关数据去分析近两年采购产品的买家的采购行为，筛选一些和自己供货能力、供货周期、供货价格相匹配的买家；如果符合上一条的特点，进入他们网站，看他们公司的简介，深入了解他们，然后继续对这个买家进行挖掘，比如获取海关数据中的联系方式、联系人姓名、买家企业的名称，利用Facebook、领英、谷歌搜索企业名称、联系人姓名及其联系方式，最后将联系方式汇总，这样的方式进行邮件开发会更具有效性。
降低邮件被客户退回的概率
首先减少对带有强烈营销性质的词汇的使用频次，多用一些带有中性色彩的描述词，客观且细致的罗列产品特点及性能。
其次对客户进行筛选，对需求进行挖掘。客户精准性的提高可以分为两步，第一步就是针对自有产品的名称、属性及特征尽可能罗列出关键词，第二步就是利用关键词的组合创建客户搜索方案并以此来提高精准性。至于需求的挖掘还需要进行高质量的客户背调，不仅仅是要找到跟我们产品匹配的需求，更要知晓客户的情况与客户的痛点，当然，任何时候都会存在信息差，这就需要外贸人能够多渠道整合并择取相关信息。
提高客户回复邮件的意愿程度
互联网非常发达，从电脑到手机端，各种信息纷繁杂乱，如果想让客户在大量的邮件中眼前一亮，那就要用心斟酌一下邮件的标题。标题控制在少量精简的词语中，而且第一眼就能让人看到你的产品是什么以及能提供什么样的服务，这个需要不断研究，尽量让标题简短且吸引人。而主题就是邮件的核心，一定要明确主题，使人一看便知。
邮件内容应该不停地切换，模板因业务的不同也要有所更替和创新，这样才不会被邮件系统检测到千篇一律，且客户在阅读邮件时对供应商在专业程度上的感知会比较好。一般来讲给客户发送开发信的时间最好在客户上班前5分钟内，只需知晓客户所在国家的上班时间对应的北京时间即可；而且在一周之中发开发信最好的时间为周二到周五，因为周一客户大多数会很忙，没有时间看陌生人的邮件，周末客户要休息，因此时间的选择也是有技巧的。
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