外贸开发信是外贸人白手起家的最佳工具，也是性价比最高的外贸营销利器。怎样写好外贸开发信?除了信内容本身外，有关英文网站、电子邮箱、产品目录和报价单、客户疑问简答等准备资料，是外贸开发信所必须的配套工具。
发送外贸开发信的最高目标是成功获得订单，而这个目标的实现，不仅要求高水平的外贸开发信，而且需要这些配合工具的强大和高效，同时还要注意回复和跟进的质量。
1.英文网站
信息时代，做外贸，英文网站是必备的。很多中小外贸厂家和外贸公司大部分都还没有网站，而很多外贸企业虽然有网站，可往往是随便找个网站公司造了一个网站壳子，其中至关重要的产品和营销内容却被忽视了。有些网站的英文写作惨不忍睹，内容陈旧、缺少信息、语言空洞、错误百出，这是专业外贸网站的大忌。一个专业的外贸网站，应该对网站内容不断进行充实、修改、更新、提高。中文内容可以稍差，但是英文部分一定要有符合国际需求的专业写作，千万不要翻译公司中文网站的内容。
外贸开发信中往往需要给出具体的网站链接，用
于进一步详细说明特定的营销内容。这些需要反复推敲、精心制作，必要的时候，需付费聘请外贸行家或专业外贸写手进行指点。
2.产品目录和报价单
简洁高效的电子版产品目录和报价单非常重要，一是省钱省力、容易编辑;二是灵活多变、容易修改;三是发送简便;四是便于追踪和精确管理。作为外贸专业人才，一定要自己学好如何制作精美的电子目录和报价单，掌握外贸开发的主动权。电子版的产品目录和报价单可以准备多种模式：简单的或者全面的，细致正规或者轻松幽默，有的长期备货，有的一时促销，重要的是主打的产品要准备单独详细的产品说明，类似纸质的单页产品介绍画册。
预先做好多种准备，可以针对不同的客户情况非常有针对性地发送，而不是让客户从海量的宣传资料或“迷人”的公司网站里，自己去挖掘对他有用的资料。因为是电子版，有的时候还可以挑选出最接近的模板，当客户有回复的时候或在MSN上联系的时候，当场可以在几分钟内做出修改，专门为某个客户定制出专为他准备的宣传资料，上面还添写上他的名字和其它特别信息，这样可以让对方备感亲切和实用。
3.客户疑问简答
注意收集潜在客户和客户的所有问题和反馈信息，充分分析和研究这些问题与反馈信息的字面意思和深层含义，深入思考对策，并形成文字，组成有用的问答系列。对于常见和一般的问答系列，需要放在公司网站上供对方参考，或提供单独的问答资料电子文件，在需要的时候立即发送给客户。对于敏感和特别的问答系列，更要认真细致地准备好应对的资料，在对方提起的时候，按准备好的答案沉着回应。
4.重视回复和跟进的细节质量
为了最好地发挥外贸开发信的效果，请务必注意后续回复的细节处理，切实避免常见的低级错误。
下面我们在列举几例外贸开发信回复和错误的跟进典型，希望大家可以引以为戒：
(1)过分简约型
如：in before email attached, including the xxx picture.
无头无尾，简约至极。对方若非极端熟悉，而且你是唯一供应商，恐怕对方很容易搞不明白是谁?怎么回事?或在对方忙碌时，信件会被丢在一边，再无机会阅读。所以，请不要过于贪图简便。
(2)喋喋不休型
如：Now we would like to introduce our company to you. Our company XXX Founded in the year 1999. Its headquarters at the foot of beautiful XXX Mountain. Which called “the lung of GGGZZZ, also close to the south gate SSSZZZ city”. We specialize in manufacturing all kinds of XXX. Now factories we own covering an area of XXX, more than XXX workers, a most professional team consisting of technicans and sales. After 5 years hard working.our company has developed into a large corporation, integrated with XXX , manufacturing processing and trading. Since the first day of establishment. We insist in this creed “XXX” led by customerss requirement, based on quality, ruled with ISO9001:2000, following fashions. We take it as our goal to build famous brand. Products bearing “XXX”are sold all over the world , such as America, Europe, Southeast Asia and Middle East, etc.
采购商所要求的只是几个产品的报价而已，不需要把自己公司整个网页上的东西都搬上来展示。而且，若采购商对公司一无所知的话，也不会轻易要求报价。所以，如无特别推销的话题，给个公司网址就可以了。采购商有兴趣了自然会找机会上去看看的。采购商很忙，往往有很多供应商的邮件等着回，有一大堆的报价要整理做取舍，通常没时间去理会这些空洞的口号。
(3)非常天真型
如：Thanks for your Email. But I would like to know your customers opinion at first. How about their target prices?
鉴于商业机密原因，客户一般是不会在获得第一次报价之后就告诉供应商自己的目标价。要培养铁杆采购商，需要长期的特别专业化服务，所以，不要太天真。
(4)管理混乱型
如：I have deleted a lot of email last week to save hard disk space. I will ask xxx to check that for you tomorrow morning, is that ok?
真是好大胆子，竟然把潜在客户或客户的电子邮件都删除了，而且还大大咧咧地直认不讳。客户严重受伤，感到自己被无足轻重地忽略了。即使真的犯了此类错误，也应该有技巧地向对方说明。
(5)自以为是型
如：Orders are now coming in every day, so we have attached our amended price list in which you can fill in the quantity you want to order. It will automatically calculate the total cbm & amount for your order.
听上去供应商的订单每天都如雪片般飞来，一定是忙死了，连询价都要DIY。采购商都是懒人，遇到这样的情况，恐怕会以脚投票，走人。
