我国为了遏制骗取出口退税等涉税违法犯罪行为，负责退税的税务机关，须对有疑点的出口货物的真实性进行审核，函调是最为常见的处理办法。
什么是退税函调？
为了加强对出口退税的管理，有效防范和打击骗取出口退税，国家税务总局根据骗取出口退税活动的特点，制定了《出口货物退税函调管理办法》，由出口退税部门向出口企业的供货商所属税务机关发函，调查其是否有偷逃税款等违法行为。
通俗来讲，函调主要是指申报退税所在地的税务局向出口企业的供货商所属税务机关发函，来征询所有物流，资金流，还有纳税情况等等的真实性；而接收函件的税务机关也会根据实际核查，进行回复，协助发函方审核，函调的实质是国家防范骗税的一种手段。
什么情况会被函调？
在正常情况下，一个出口企业每年会被函调一次。当然，如果税局认为风险较高的企业，也有可能会多次函调。出口退税函调属于比较正常的现象，只要你的外贸交易真实合法，资料完整，函调是没有任何问题的，只是退税时间相对会延长一些。
出口退税过程中，哪些情形需要进行函调？
1、从同一供货企业购进商品的出口业务，连续6个月累计申报退税额超过50万元且同时符合下列条件：
1) 出口企业为一般风险出口企业。
2) 供货企业一般风险级别为二级以上。
3) 出口商品一般风险级别为三级以上。
2、从新增供货企业购进一般风险商品，自首次申报之日起连续6个月内，累计申报退税额超过50万元的。
3、出口一般风险商品，本月申报的退税额超过50万元且环比增幅超过100%的。
4、跨商品大类出口一般风险商品，连续6个月累计申报退税额达到50万元以上的出口企业，从同一供货企业购进一般风险商品累计退税额超过10万元的。
5、外贸综合服务企业申报代办退税的，委托其代办退税的生产企业出口商品跨大类的。
6、税务总局规定的其他企业。
委托代办退税的生产企业视同外贸综合服务企业的供货企业，符合上述条件的，也是发函调查的对象。
退税函调的处理
出口企业在收到退税函调时，先填写好出口退税函调信息表，再按照以下步骤来填写出口退税函调（具体的流程按照实际情况来操作）：
弄清楚货物出口的准确日期，如果货物滞销了，也要如实报告，保存好具体的货入场地证明单和进仓单等票据；办理好合同和货物出库手续；让被委托的外加工企业备好合同以及出库单证和入库单证，配合函调工作。
直到税务函调完成且复函结果不存在问题，出口企业的出口退税业务才能办理完成。因此，平时的资料收集整理及正确的账务处理会直接影响出口企业的退税进度。对于出口企业来说，花费的时间与精力要比其他企业要多些，在做账过程中，也要尽量符合企业的真实状况。
