外贸业务员怎样提高工作效率？

很多时候，我们看起来很忙，其实一天都不知道忙什么，时间就过去了，事情很多但却没有计划，所以做起事情来没有效率。那外贸业务员到底如何提高工作效率？先来说说总体的时间分配吧！
一、看下汇率情况
我认为作为一名外贸业务员，及时了解汇率的动向是很有必要的，另外还可以了解下国内原材料的价格趋势。干完这两件事差不多就需要发十分钟左右。
二、查看客户跟踪情况表
一般来说我的每个客户，我就会在excel表格中做个标记，每天上班查看下哪些客户是已经有一段时间没有联系的。我的一段时间一般指的是两到三周左右。然后给他们发问候邮件，根据不同的客户选择不同的内容。
好处：
1）和客户始终保持联系，让客户记得你。当客户需要换供应商的时候，应该会第一时间想到你吧，坚持不懈的联系会让你感觉很有诚意想要合作吧！当原本的供应商出现问题时，我们的机会就来了。邮件内容最好还是简洁为主吧，跟进的时候不需要写那么多，不要像写开发信的时候。
2）保持了解关系，体现服务。不要认为出了货，收了尾款就没有你的事了。那就大错特错，经验告诉我每一次售后跟进都是再来一单的机会，因为加强了客户对我们的印象甚至信任，这些会起到潜移默化的作用，反正是举手之劳的事，做了也没损失，为何不做？
3）发邮件其实也是在间接的提醒老客户是否考虑新的订单计划 ，老客户收到邮件后一般会很快回复，并且告知我们具体什么时间有新的订单。
三、查看每日工作计划表
查看每日的工作计划表目的是看看昨天还有哪些工作没有完成。其实说句心里话，外贸业务员这份工作是需要打持久战的，时间比较长，比较辛苦，没有足够的耐心，一般是坚持不下去的。会在思考要不要辞职，怎么还没下单，怎么还没客户之类的话。开始在抱怨、在放弃。其实外贸就像种植一样，需要一个过程，时间很长，然后慢慢等待着收获的一天。关于昨天没有完成的工作，要确定今天什么时间完成，然后再开展今天的工作。
这里我想说的是，我们做任何事情，其实都反映出我们的价值观。打个比方，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我们计划表中重要的事情就是考虑做一切能够提高业绩的事情。如果你的想法是保持生活安定，工作给不了你快乐，接单也没有成就感，那么你工作的大部分内容我想是在维护老客户。
人的一生有很多阶段，每个阶段的需求都不一样。所以清楚地知道这个阶段的你，最想要的是什么，这个很重要。 按照每天、每周、每月、每季度计划好工作，然后按照事情的性质进行分类，进行优先处理。
四、合理高效地运用工具开发客户及回复客户邮件
1） 即时帖
这个做法很像便利贴女孩，哈哈！我们每天可以把要做的工作写下来，按照1,2,3,4进行排列。贴在显示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的顺序根据重要性自己定。完成之后把它取下，贴在一个专门的软抄的笔记本上。每完成一个，取下，贴到笔记本上。没有完成的时候，你会看到显示器下面飘着好几张黄色的小贴。
2）文件夹
根据不同国家建立6个根文件夹：韩国、日本、美国、俄罗斯、哥伦比亚、英国。然后在“韩国”里面再建立一个公司名称的文件夹，之后再根据订单的年期分为2011、2012、2013、2014、2015、2016。进入2016后，逐个建立“包装资料”、“客户po”、“pi”、“采购合同”、“大货照片及验货情况”、“装船通知”、“报关单据”和“结汇单据”。再建立两个txt文本，一个是“到款记录”，一个是“快递单号记录”。这样虽然前期工作量比较大，不过大家可以复制操作，并且用熟了之后一切都一目了然。
3）方便快捷的报价利润核算表
对于每天有很多客户需要报价的外贸工作者来说，报价单一个个去做是件没费力的事，精力会跟不上。因此我们因此需要一个表格能高效、方便、快捷的报价利润核算来帮助我们简化报价前的工作。 最好填上采购价、退税率、汇率 等一些基本的数值，就能给出报价的参考意见的。