邮箱处理技巧希望对大家有帮助,转自领英2

这些条件判断和预设动作可以任意组合，达到你想要得效果。

设置三：高效利用签名档——创建邮件模板

模板是提高办公效率，避免重复劳动的极好方式。对管理邮箱来说也不例外。

根据工作中经常会遇到的情况总结出几个常用的模板，无疑会为你节省下一大笔时间。

如果你已经工作了一段时间，可以现在就到自己的已发送邮件文件夹中翻看过去几周发出的邮件，从中找出那些结构类似可以重复利用的内容，建立你的邮件素材库。
此外。邮箱中还有一个容易被人忽视的功能，稍稍改变思路，就能够成为管理这些模板的得力工具。这个功能就是签名档。
签名档，顾名思义是用来在邮件末尾快速嵌入你的签名信息。这些信息通常包括姓名，职位，电话，传真，邮箱地址等。通常大家的签名档中只会保存一两个不同的版本。

比如我常用的签名档只有两个：公司内部使用的较短，只保留姓名，部门等基本信息，而对外使用的则包含更多联系方式。

但其实，这样的用法并没有最大限度的发挥签名档的功能。如果你设置过自己的签名档就会发现，其实虽然是专门为储存签名设置的功能，但是实际上签名档并没有字数或格式的限制。

你看到的签名设置页面基本上就是一个文字编辑器。

因此，我们可以利用签名档这个功能，储存你的各种邮件模板。

由于签名档是邮箱功能的一部分，使用它可以避免打开其他程序所花费的时间，同时也让你省下不少需要记忆模板位置的脑力。

2电子邮箱使用习惯usage habits of email

习惯一：对每封邮件做到当天处理，保持收件箱清空状态

罗马非一日之功，而邮箱里那成百上千封的未读邮件也不是一夜之间积攒起来的。像生活中的事一样，如果总是想着“等到有时间的时候再来处理吧”，那些没有被读过的邮件，就会永远的在你的邮箱驻扎下来，再也挥之不去。

因此，你要尽力达到的状态，就是在结束一天工作的时候，收件箱里空空如也，所有当天的邮件都被处理妥当。

这不是一个容易做到的习惯，但是却会给你带来极大的收获。下面将的几个习惯都是围绕如何才能做到邮箱的“日清日毕”来展开的。

当然，这样的要求并不是要你一天到晚盯着邮箱，对新邮件一跃而上。如果这样的话，岂不是本末倒置，把处理邮件当成了本职工作？有人提倡一天当中只打开邮箱一、两次，集中处理邮件，把剩下的时间全部投入到工作中。

这是一个好主意，可以帮助职场人保持对重要工作的注意力，避免分心。当然，这样的做法也有负面的作用，比如可能会让你错过采取行动的最佳时机。

折中的办法是将“即时回复”和“定时回复”结合起来使用，对于重要联系人发来的邮件，或者可能含有重要信息的邮件，迅速采取必要的行动。