外贸必备财务知识

从事外贸销售人员和销售管理人员的要求是：在销售活动中，计算货款应准确，结算货款应及时，清理欠款应有力度。销售活动的最终结果会体现为财务数据。作为销售人员(尤其是销售管理人员)，在开展销售工作的过程中，必然会遇到支付、结算、预算等与财务相关的问题，很显然，良好的财务知识背景会有助于他(们)顺利开展各项工作。因此，掌握这些外贸财务知识，可以让你的外貌销售工作如虎添翼。


一、常见支付、结算手段


国内常见的支付、结算手段有以下几种：


汇票：包括银行汇票和商业汇票(商业汇票又包括银行承兑汇票、商业承兑汇票)。


银行本票：包括定额银行本票、不定额银行本票。


支票：包括现金支票、转帐支票、普通支票。


汇兑：包括电汇、信汇两种。


委托收款：包括异地委托收款、同地委托收款。


信用证


1、银行汇票


这是由出票银行签发，是银行见票时按实际结算金额无条件支付给收款人或持票人的，单位和个人的各种款项结算均可借助于银行汇票。银行汇票可用于转帐，注明“现金”字样的银行汇票也可以用于支取现金。银行汇票主要有以下几个特点:无起点金额；无地域限制；企业和个人均可申请；收付款人均为个人时可申请现金银行汇票；有效期一般为1个月；现金银行汇票可以挂失；见票即付；在有效期内可以办理退票；


2、银行本票


这是由银行签发的、承诺自己在见票时无条件支付指定金额给收款人或持票人的，单位和个人在同一交换区域需支取各种款项时均可使用银行本票。银行本票主要有以下几个特点：不定额银行本票无起点金额限制；银行本票一律记名；收付款人为个人可申请的现金银行本票，现金银行本票可委托人向出票行提示付款；银行本票见票即付；银行本票付款期限一般不超过2个月。


3、支票


这是由出票人签发的、委托办理支票存款业务的银行见票时无条件支付指定金额给收款人或持票人的，单位和个人在同城的款项结算均可使用支票，支票出票人为在中国人民银行当地分行批准办理业务的银行机构开立可以使用支票的存款帐户单位和个人。支票主要具有以下几个特点：无起点金额限制；可支取现金或用于转帐；有效期为10天(从签发之日起计算，到期日为节假日时顺延)；可以挂失。


4、汇兑


这是汇款人委托银行将款项支付给收款人的一种结算方式，单位和个人的各种款项结算均可使用这种结算方式。汇兑业务主要具有以下几个特点：汇兑分电汇、信汇两种，由汇款人选择使用；汇兑不受金额起点限制。


5、委托收款


这是收款人委托银行向付款人收取款项的一种结算方式，单位和个人凭承兑商业汇票、债券、存单等付款人债务证明办理款项结算均可使用委托收款的结算方式。委托收款业务主要具有以下几个特点：无起点金额限制；同城、异地均可办理；有邮寄和电划两种收款方式供收款人选用。


6、信用证


这是指开证行依照申请人的申请开出的、凭符合信用条款单据支付的付款承诺，国内信用证是由银行提供担保的国内企业之间商品交易结算工具。


二、与销售相关的财务术语


销售的最终成果得通过财务来体现。企业往往通过投资回报率、每股收益率等指标来评估销售成果，因此，销售人员必须对销售活动的财务指标进行评估，管理人员则更要善于通过财务指标来提交方案。很难想象，当你为开一家新分公司或某广告做了100万元预算时，老板在没有看到相关财务说明的情况下就会批准你的方案。常见的财务术语有成本、盈亏平衡点、利润目标、市场占有率、资本支出、相关成本、毛利率等。


1、成本


在确定贡献毛利与利润时，我们使用了变动成本和固定成本项目。变动成本是那些在单位产品上固定的、在总额上依据制造和销售数量而变动的成本，固定成本是那些与生产和销售不紧密相关的、在总量上保持不变的成本。单位产品的成本由上述两种成本共同决定，分清哪些成本是变化成本、哪些成本是固定成本很重要。如果某成本随产量变化而变化，它就是变动成本(劳动、原材料、包装、销售人员的佣金就是变动成本)。值得注意的是，除佣金外的所有营销成本都被视为固定成本。


2、盈亏平衡点


在确定为补偿所有相关固定成本而必须销售的数量或金额时，这样的销售水平被称为盈亏平衡点。以数量表示的盈亏平衡点=总固定成本/单位贡献毛利;以金额表示的盈亏平衡点=总固定成本/1-(单位变动成本/单位销售价格)=以数量表示的盈亏平衡点x单位销售价格。


3、利润目标


盈亏平衡并不像盈利目标那么诱人，因此，我们常常需要在计算中体现一个利润目标下的销量目标，即在哪个销量水平上可获利x元。换句话说，盈亏平衡分析告诉我们必须售出多少，利润目标则告诉我们将要售出多少。


4、市场占有率


市场占有率=公司销售水平/市场总量。假设总的市场总量为29万件，盈亏平衡销售水平为4万件，这样，盈亏平衡所要达到的市场占有率=40000/290000=13.8%。


5、资本支出


通常，某销售方案的计算会涉及费用分摊问题。例如：假定使用期为10年的设备价值500万元，如果把这500万元全部归入第一年盈亏平衡点的计算中去，则盈亏平衡点将很高，所以，通常是将这500万元平均分摊到10个年度内，这样，可以把每年有与该设备有关的50万元作为一项固定成本。为此，管理人员需要对固定资产的有效寿命作出合理预测，并且将总成本分摊到各个使用时间段内。


6、相关成本


在判断哪些固定成本与某方案相关时会涉及这个概念，判断法则如下：如果支出水平因采纳了该计划而发生变化，则该固定成本就是相关成本。因此，新设备、新研究和开发等成本都是相关成本。反之，上一年度的广告费或以前的研发费则不会随现在的决策而有所变化，因此，就不是该销售方案的相关成本，一般被视为滞留成本且不会被计入现在的决策。


7、毛利率


企业成本价与售价之间的差额被称为毛利或加价，因此：销售价格=成本十毛利。在营销中，最通行的惯例是将毛利率表示为售价的百分比，以这种方式表示毛利更易于操作。


三、销售管理中的财务运用


1、维持良好的资金流


企业在销售产品的过程中一方面表现为产品流，另一方面又伴随着资金流(资金的流进和流出)。企业的销售活动与资金流密切相关，销售管理人员必须正确规划资金流量，用好、用活资金，从而提高资金使用效率。


2、应收账款管理


为提高市场占有率，企业经常会采用各种促销手段(这里指狭义促销)，促销手段虽然花样繁多，但从结算方式上来说可归结为两种：现销;赊销。“现销”的优点是应计现金流量与实际现金流量相吻合，能避免呆账、坏账，也能及时将收回的款项投入再运营，因而，它是企业最期望的一种结算方式。然而、在竞争激烈的今天，单纯依赖“现销”往往很难，况且，企业为了抑制风险而一味追求“现销”也会坐失商会，久而久之，可能导致市场萎缩，市场占有率下降，从而使企业的长远利益受损。


为适应竞争需要，适时采用“赊销”方式可弥补“现销”的不足。而且，从商品流通的角度来看，“赊销”在强化企业市场地位、扩大销售收益、节约存货资金占用、降低存货管理成本等方面也有着“现销”无法比拟的优势。但是，从另外一个角度来看，“赊销”会产生应收账款问题、坏账问题，有一定的风险;同时，这部分应收款项因被客户占用而无法用来投入运营并增值，从而形成机会损失，而且企业还得为之付出一定的管理费用。


不难看出，应收账款的投资收益与投资风险是客观并存的，它既是流通顺利实现的保证，又是流通顺利实现的障碍。那么，该如何有效地管理应收帐款呢，通常，我们可以遵循以下几条原则：


通过加强商业信用约束力，以提高交易效率，减少应收账款的发生。


建立、健全应收账款管理，建立坏账准备金制度，以防不测。


贯彻“促销与收回”并重的原则，财务应根据调查资料正确评判客户的偿债能力和信用程度，在此基础上合理确定信用期限，避免盲目赊销。


确定应收账款政策时，应在“赊销”收益与“赊销”成本及损失之间进行权衡。


可以运用现金折扣来减少应收账款。


财务部门应定期编制《应收账款账龄分析表》，列出信用期内和信用期外的客户数量和金额，同时计算、分析“应收账款周转率”、“平均收账期”等考核指标，及时反馈给业务部门，从而共同商讨收账对策。


建立、完善风险机制，对促销人员加大约束力度，以增强销售人员的危机感、压力感，使其工作重点始终放在销量和资金回笼上。