外贸英语跟老外沟通绝招(成功外贸32招)

第1招 妥善安排会面的约定 —i’d like to make an appointment with mr. lee. 当你计划到海外出差，顺道拜访客户时，必须先以书信通知对方。出国以前再以telex或电话向对方确认访问的日期和目的。如果是临时决定的拜访，也要通过对方的秘书安排，告诉 她："i’d like to make an appointment with mr.lee."（我想和李先生约见一次。）让对方对你的造访有所准备，才会有心情和你洽谈。 第2招 向沟通对手表示善意与欢迎 --i will arrange everything. 如果沟通是由你发起，对手一切的方便，能使沟通一始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的沟通对手是远道而来的，你热心地告知他：“i will arrange everything." (我会安排一切。）不但表现出你的诚意，也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下，专心与你进行沟通。 第3招 沟通进行中应避免干扰 —no interruptions during the meeting! 如果沟通的地点是在你的公司，那么请叮咛你的部属，勿在沟通过程中不必要的干扰。因为过份的干扰会影响沟通的意愿和热忱。 第4招 遵守礼仪 --behe yourself! 沟通时，仍然要遵守一般奉行的礼仪和保持良好的仪态，这样可以增加人们对你的好感，提高你的沟通效率。此外，坐姿不良，在对手讲话时左顾右盼，都足以使人对体产生不良的印象，而减低与你洽谈的兴致。 第5招 适时承认自己的过失 --it’s my fault. 如果你明显地犯了错，并且对别人造成或大或小的伤害，一句充满歉意的“i’m sorry. it’s my fault."（对不起，是我的错。）通常能够获得对方的原谅。就算他实在很懊恼，至少也能稍微缓和一下情绪。无谓的辩解，只能火上加油，扩大事端。 第6招 抱怨不是无理取闹 —i he a complaint to make. 以激愤的语气向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使结果适得其反。服务员上错了菜，旅馆女服务员忘了整理你的房间，送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等情况，着实令人懊恼。但是生气并不能解决问题，不如心平气和而语气坚定地告诉对方 "i he a complaint to make.”（我有怨言。）然后告诉他所发生的事。 第7招 资料须充实完备 —we he a pamphlet in english. 具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说 "we he a pamphlet in english．"（我们有英文的小册子。）或 "please take this as a sample"（请将这个拿去当样品。）时，一定会兴趣大增，进而问你许多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面，便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。 第8招 缓和紧张的气氛 --how abouta break？ 当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时，无意义的僵持是无法获得令人满意的结果的。如果能在不打断对方的情形下提出“how about a break？”（休息一下如何？）对方必能欣然接受，紧张的气氛也立刻得以经解。当你们再回到会议桌时，也能以清晰的思路继续沟通。 第9招 个周到的主人 —you can use our office equipment if necessary. 如果沟通是在你的公司进行，除了应向沟通对手舒适的场所以外，更应该尽量配合对手，向他有助于沟通进行的服务与设备。例如，大大方方地告诉他“ you can use our office equipment if necessary.”（如果必要的话，您可以使用我们的公室设备。）协助对手对沟通内容正确的衡量，其结果可能也是对己方极为有利的。 第10招 询问对方的意见 —what is your opinion? 每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时，除了说出自己的想法以外，随时可加上一句“what is your opinion？”（你的意见是？）或“ i’d like to hear your ideas about the problem．”（我想听听你对这个问题的看法。）不但让对方感觉受到重视，更能使你们因思想的交流而逐渐达成协议。 第11招 清楚地说出自己的想法与决定 —i think i should call a lawyer. 如果在沟通场合中，你无法详实地说出心中的意念，不仅会使对方听得满头雾水，说不定还会让对方认为你对实际情形根本不了解，而失去和你沟通的兴致。试想假如你在向警察描述车祸的发生时，不能提醒他“ihad theright-of-way."（我有优先行驶权。）或没告诉他“ i think i should call a lawyer."（我想我该叫个律师。）你也许因此而吃了大亏。还有很多情况是特别需要详实资料的，例如：向医生叙述你的病痛，告诉理发师你所要的发型，向客户讲解产品的特性等。平常多注意英美人士对这类场合的应对，您这方面的英语一定会大有进步！ 第12招 找出问题症结 --what seems to be the trouble？ 任何一个冲突或误解的产生，都有潜在原因。为什么你的老客户这回不向你的公司订货？为什么对方不能达到你的要求？这种情况发生时，要立刻积极地探索原因。向对方探询“what seems to be the troubte？”（有什么困难吗？）或问一句“is there something that needs our attention?" 有什么需要我们注意的吗？）都能表示你对事情的关切。知道问题的症结，才有法进行沟通。 第13招 要有解决问题的诚意 —please tell me about it. 当客户向你提出抱怨时，你应该的事是设法安抚他。最好的法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的诚意。你的一句“please tell me about it”（请告诉我这件事的情况。）或“i’m sorry for my error and assure you i will take great care in performing the work”（我为我的错误感到抱歉，并向您保证，我会尽全力此事。）令对方觉得你有责任感，也会恢复对你的信任。 第14招 适时提出建议 --we＇ll send you a replacement right away. 当损失已经造成时，适时地提出补救方法，往往能使沟通免于陷入僵局，甚至于得以圆满地达成协议。例如：你运送到客户手上的货物，的确不是订单上所标明的，而你又能立即向他保证 "we＇ll send you a replacement right away." （我们会立即寄给您一批替换品。）或者告诉他“we can adjust the price for you if you keep the material．”（如果您留下这批材料，我们可以为您调整价格。）那么，客户心中的忧虑必定立刻减半，而愿意考虑您的提议。 第15招 随时确认重要的细节 —is this waht we decided? 商务洽谈中，一牵扯到金额、交货条件和日期时，除了洽谈当时要用口头复述加以确认外，合约拟好后，更要详细地过目一遍。一旦发现疑点，应立刻询问对方“is this what we decided? ”（这是我们说定的吗？）合约内容真的错得离谱，就应告诉对方i＇ll he to return this contract to you unsigned."（我得将这份合约退还给你，不能签名。）以示抗议。任何合约上的问题，宁可罗嗦一点，也决不可含糊。 第16招 听不懂对方所说的话时，务必请他重复 —would you mind repeating it? 英语不是我们的母语，听不懂是很自然的。听不懂又装懂，那才是有害的。其实请人家重复或再讲清楚一点并不难，你只要说”would you mind repeating it?"（您介意再讲一遍吗？），相信对方不但会再说一遍，而且连速度都会放慢些。如果你还是没听懂，那么仍然要用这个老方法：“could you explain it more precisely?”（您能解释得更明白一点吗？） 第17招 使谈判对手作肯定答复的问题 —is it important that …? 连续发问沟通对手给予肯定答复的问题，最后引导他对你的主要建议也作有定的答复，是绝对须要花费一番心思的。通常沟通对手只对自己有利的问题，才会痛快地回答“yes”。因此，在沟通场合始前，不妨先细心地想一下，你所