跨境电商打破传统的商务谈判、商品交易会以及博览会的时间和地点诸多因素限制，借助互联网平台把传统外贸的“询盘-发盘-还盘-接受”等交易环节全部实现电子化，通过在平台上进行商品发布、图片展示、视频播放、店铺装修等工作，来引起采购商看到产品信息后对产品感兴趣并发出询盘。当采购商向卖家发出询盘后，在阿里巴巴国际站B2B平台的卖家要想实现与客户进行直接洽谈，最好的捷径是用“外贸邮”来与买家进行有效地沟通。
（一）首先要在国际站申请开通“外贸邮”
“外贸邮”是阿里巴巴为开通国际站的企业提供的一个专门进行邮件管理的企业邮箱，它的主要功能有：一是实时接收海外买家的询盘；二是直接在后台对来自海外买家询盘的回复；三是对海外买家询盘进行分类和管理；四是掌握买家采购动向和意图，在邮件的页面左侧类目，卖家可以看到买家的档案，包括“基本信息”“行为记录”“关注行业”“活跃程度”等；五是业务经理可以对询盘进行分配，给不同外贸业务员操作跟踪处理。但是，阿里巴巴国际站规定供应商要开通使用“外贸邮”，必须具备两个条件：一是企业必须有独立的域名，二是必须缴纳年费成为阿里巴巴供应商会员。按照这五个步骤去申请开通“外贸邮”：第一步：在申请页面输入框直接公司邮箱；第二步：对已有域名进行MX解析；第三步：通过主账号登陆“My Alibaba”，在类目找到“商机管理中心”，然后点击“询盘”，在导航栏找到“设置”点击“邮箱域名管理”申请开通；第四步：点击“添加”后进入“域名验证”；第五步：域名验证完成以后，就可以对应账号添加域名邮箱。点击“开通”，显示开通成功。
（二）利用“外贸邮”查看买家信息及处理方式
开通“外贸邮”之后，首先打开阿里巴巴后台“My Alibaba”页面,然后在页面左侧类目栏找到“商机管理中心”，点击导航栏中的“询盘”进入询盘管理后台，看到了买家的一些基本信息。例如，公司负责人的名字、是否在线、电话、邮箱、国家或地区等（如果买家填写这些信息就会显示），如果买家属于“会员客户”，平台的系统数据就会显示其最近三个月在阿里巴巴国际站的天数，以及有多少卖家把其添加标注为“会员”的数量。如果把这个信息添加为“我的客户”之后，该操作不仅会在平台系统的“行为数据”记录一次，更重要的是，平台系统数据会把最近三个月该客户在国际站“产品浏览”的次数、浏览了多少产品和种类、“有效询价的发出”数量、该客户发出的询盘信已被多少个卖家归类为“垃圾询盘”或者“垃圾询价”等信息显示出来。查看到这些信息之后，如果以后经常收到该客户的信息，就可以直接把他拉到“垃圾询盘”；如果觉得这个客户有明确的采购愿意，也可以标注为“有效采购需求”。当一些买家在采购搜索中关键词不设置“隐藏”功能时，也可以通过点击“买家最近搜索”，了解这一类买家最近都常用那些“关键词”进行产品搜索和浏览类目，从而实时掌握该买家最近采购成交商品的类型、需求偏好、对卖家有何要求、年采购商品数量等信息。由此可见，“外贸邮”给出口商带来的各种好处是传统外贸方式无法比拟的，这也是它深受卖家青睐的重要原因。
（三）使用“外贸邮”解读和分析来自买家的询盘
B2B的出口商、进口商、经销商、代理商、批发商等贸易商都是以企业名义进行的商品交易活动，因此买家的求购信息都是以发邮件询盘为主，而这些询盘邮件都会发到卖家在阿里巴巴国际站后台设置的“外贸邮”，卖家在这里可以接收和回复客户的邮件，并从中可以对海外客户进行分类管理等。例如，在阿里国际站平台旺铺发布产品后，如果某一位英国买家在阿里巴巴前台搜索的时候看到该产品正是他想采购的T-Shirt，那么他可以在线直接往公司的“外贸邮”发询盘信或者下单采购。当收到该买家的询盘后，首先要对这封询盘信进行分析确定如何回复后，就在“外贸邮”的页面上点击“询盘回复”，根据询盘内容起草一个订单，按照输入框要求填写完成，检查无误以后，点击“发送”，这样卖家所填写的询盘回复内容，就全部发送到这位英国买家的邮箱。而当这位英国买家回复的时候，询盘的内容也会在卖家外贸邮的页面展示出来。
