做外贸我们经常会碰到截数据和截单这两个专业名词，乍一看这两个专业名词有着诸多相似之处，其实，虽然截数据和截单说的都是时间节点，但是二者有着很大的不同之处。从概念上来看，截数据指的是这样一段时间节点，即负责货物运输的船东或者货代公司，需要向出口地的海关部门提供货物装卸清单，并且需要遵照预定日期，把相关装卸货物清单送到出口地的海关进行申报，而这个规定的申报货物清单的时间段便是我们通常所说的截数据。截数据必须要提前完成，并且要按照要求完成，否则的话可能会导致出口的货物被扣押，不利于货物更好的走向市场。而截关虽然也是一个时间节点词汇，但是却与出口地海关部门有关，众多周知，所有的进出口货物都需要向海关部门进行申报，经过海关审查合格之后，并会进行放行，但是为了海关部门工作便利，同时也为了提升企业的督促心，企业进行申报放行的时间是有限的，而其中这个截止的时间期限便是截关。
通过上述概念描述，我们可以看出，其中截数据操作过程中，重要的是对货物清单的申报，对于单据的确认占据着十分重要的位置，因此，截数据也可以成为为“截单”。而截关则主要是企业或者船运公司与出口地海关部门进行打交道，重点强调的是海关放行申报截止的时间期限，侧重于时间点。其中，如果逾期截关，中间要想再去重新申请海关放行，不仅可能要走各种各种麻烦的流程，还要缴纳一定的滞留费用。不管是截数据还是截关操作，还是紧早不紧晚，早日按照要求完成操作，那么就可以早日时效有效货物的进出口，于企业国际贸易流通而言有益无害。
一般情况下，外贸公司在与外贸客户确定相应的订单之后，就需要去相应的船运公司去订制仓位。完成订舱操作之后，这时候船运公司会给出一格货物进仓的期限，外贸公司必须要确保货物在这个进仓期限内装运到货船上。因为一般情况下，这个进仓时间也是船运公司事先规定好的，一般早于截关时间一两天，因此外贸公司必须要按照进仓时间规定将货物运输至固定的货仓上，否则的话，将会影响正常的报关操作。一般情况下，船运公司给出的这个进仓期限是根据海关部门的要求来制定的，但是在实际操作中，截关即货物完成所有进仓操作的那一个时间定格点。完成所有的截关操作，即完成海关申报流程并且提供海关部门规定的单据等操作，而标志着这一切进仓都完成的标志便是从海关那里收到一个海关放行条，外贸公司需要将这个条据交给船代公司。
在完成了截关操作之后，接下来的便是截数据操作。这时候需要船代公司或者船东根据外贸委托公司提供的货物清单，完成规范的货物运输清单填写，并将这个装载货物清单交由出口地的海关部门进行申报，对船运提单进行二次确认。当然，在截数据之前，提交的相应单据可以根据运输或者合作需要进行多次修改，直至符合要求为主，但是一旦截数据了，那么在这之后进行单据修改的话，则是需要交纳费用的，而这个费用也并不统一，不同的船运公司在收费标准以及时间期限上的要求也有所不同。因此，这需要外贸公司和船运公司再三核对和海运提单，为后续清关以及结账做好准备。
在时间的前后顺序上，截关是在截数据之前的，首先外贸公司需要与船运公司进行密切合作，并且向海关提交相应单据，完成报关，直至海关放行，并给予放行条。这时候船运公司就会拿着放行条进行后续的截数据操作，对装载的货物清单进行整合并完成相应的申报，对海运提单进行不断修改和确认。
综上所述，虽然“截数据”和“截关”这个专有名词有着诸多相似之处，且都指示着特定的时间节点，但是在意义上以及时间顺序上有着一定的区别。先截关，再截数据。且截关侧重时间，截数据侧重于对单据的确认，因此有时候我们也会将“截数据”简称为“截单”，或许这也是因为截数据是与很多单据打交道的缘故吧。
