做外贸，不仅仅着眼于某个环节的小细节，更应该有“宏观”的思考。通过流程化与步骤来梳理外贸工作，是开拓业务一个非常必要的环节。
今天小编按照一般的回复流程，教你一步一步在询盘回复中拉近与客户的距离。
第一步、辨别客户身份
看什么人说什么话，这是做生意的战术！
而海外买家中，有大买家，也有小买家，主要可分为工厂、贸易商、中间商、终端销售、资本货采购商、个人消费者等等。
a.制造商
特点：采购量大，稳定，重视价格、质量
注意：质量，价格折扣，流程简单化，专业化，即时的生产反馈。
b.中间商
特点：采购量大，重视价格
注意：佣金问题、保密协议、价格折扣、专业建议及服务，即时的生产反馈。
c.批发、零售商
特点：采购量少，品类杂，重视起订量，款式
对于外贸新手而言，好不容易收到1条询盘，必须先从该询盘中获取有效信息，看清楚给你发询盘的人是个什么职位，什么类型的。
如果是个Manager，就得注意了，在回复时要做得周到细致，他想要的信息一定得满足，而且最好能给足200%，把他没想到的部分也给上，能加深客户对你的印象。
第二步、明确买家需求
主要明确几点：
先理解后报价：对买家的询盘做详细分析，勿急勿躁，快回复不一定能抓住买家的心只有优质回复才行。
不问已经告知的问题：仔细看询盘内容，千万不要再问对方已经告诉你的信息 。
帮买家多走一步：换位思考，思考买家在什么场景问你这个问题，换做你，希望得到什么样的答复。
第三步、解析询盘信息
明确买家需求后，我们要做的是对这条询盘进行分解。下面汇总了一些买家询盘中可能提到的需求分类：
目标价格、MOQ（最小起订量）、OEM/ODM、是否允许寄样、颜色/尺寸等产品额外要求 、语言问题（是否需要支持其他语种，尤其是产品说明书）、出口经验要求、 证书类 、付款方式 、物流问题 、公司资质要求等。
针对报价这块，建议如下：
(1) 当买家询问的产品较多的时候，最好列一个excel表格给买家，这样买家一目了然。
(2) 当买家给出的价格低于你的成本价时候，不要气馁，用专业度和诚恳打动对方 。
在你无法再降价的时候，不要觉得这个买家肯定不会要你而是选择更低价的那家供应商。
这种时候，要对自己的产品有信心。拿出各种论据说服买家：比如告知买家市场上此类产品有多少类型，每种价位如何，A价位的原因是什么？B价位的原因是什么？而你给自己产品定价为C价位的原因是什么？看看有没有什么数据可以支持你的观点，例如原材料行情等。
(3) 是否需要降价?
当买家说你的产品价格太高的时候，你是否需要降价来满足他？这个要看具体需求。
有些国家买家会觉得一旦你降价之后，可能会在质量上减分，如果是这样他们是不会和你合作的。这个时候，我们要以产品和工厂实力来传递你的实力。可以安排买家实地看厂，或者直接把你的产品图片，产品操作视频或者工厂图片、工厂视频拍摄传给他们。
针对寄样，建议如下：
(1) 如果客户第一封信就问你要样品，最好考虑清楚再回复。
看之前是否有和你咨询过非常专业的产品信息，是否有强烈的购买欲望。有，可寄但与他谈判运费事项；若没有，此类客户可以选择不寄，或者建议先拍照，或拍摄产品视频传给他们看，等确实满意之后再做决定。当然，若贵公司确实较为雄厚，那就寄，不错过任何贸易机会。
(2) 之前沟通都不错，但寄样之后，买家觉得可能样品较差。
首先需要明确是你的产品本身的质量问题，还是样品在运输过程中导致破损。如果是前者试着和买家谈判是否哪一方可以做妥协，而如果是后者则建议再次寄样或者和买家解释清楚，拍前后照片给买家，赢取买家信任。
第四步、着手回复询盘
回复询盘时候需要关注以下几点：
1. 查看是否明确买家目的
2. 检查邮件语言是否啰嗦
3. 查看回复内容结构是否完整
4. 价格和产品是否已经考虑同行竞争
5. 是否主动推进，并留给买家再次回复形成互动的空间
6. 你的产品行业专业度够了吗?
7. 一个询盘究竟多久回复较合适
8. 如何写邮件标题
自家优势可以体现在以下几点：
1. 发货期快
2. 价格有绝对的优势
3. 有多年生产或外贸经验
4. 有参加买家当地的展会或业内知名展会
5. 有自己的研发团队
6. 有跟知名品牌或企业合作
7. 有证书，品质有保证
8. 提供OEM,个性化定制服务
询盘究竟多久回复较合适：
1. 尽可能24小时回复外贸邮件和询盘
2. 最好用企业邮箱联系
3. 常登陆更新查看，建议养成工作日查看邮件的形式
4. 绑定移动通讯工具，及时联系
邮件的标题也非常重要，以下列举几个注意事项：
1. 用客户名称与供应商名称
比如: To David McIntyre from Kevin Wang, 或者 To JC Penny from Blue Sun Company. To…From…
结构性的邮件标题，可以让买家清晰看到这个邮件的接收人与发件人，此外如果是回复询盘的邮件，小编倒是不建议更改太多标题内容，买家对自己发的询盘多少有点印象。
2. 用产品报价
譬如: Preferential quotation for Model 123 at the price of US$8.99 FOB Yantian
这个标题清晰明了，买家一看就知道某一种型号产品的具体报价。但是当产品型号非常长的时候，需要小心了，可以调整否则容易被服务器当做垃圾邮件过滤掉。
3. 用客户求购的产品名称
譬如：Model 123 digital photo frame in European Market, 或者 Product catalog of digital photo frames with patented designs
这个邮件标题既能够突现买家查询的产品类型，也能突出自己产品的优势。
第五步、后期跟进很重要
回复发完之后，有的在3天内就能收到客户的回复，情况多种多样，根据具体情况来进行后期的跟进。
1、客户反馈以后联系
如果客户收到跟进邮件后，觉得还没有对我们产品有需求的话，他/她一般都会说以后联系，不管怎样，能让客户回复已经不错了，说明以后还是有机会的。
跟进技巧：这类客户建议可通过发新产品介绍或者新报价的方式来保持联系，相信时间久了成为您客户的可能性还是比较大的。至少让买家对您留有印象，即使暂时不需要您的产品，日后有需要的时候也会首先想到您。
2、客户说暂时不需要
客户如果反馈可能暂时不需要您的产品，但会问其他产品或者详细咨询一些与产品相关的问题。
跟进技巧：这样的客户就要根据公司的实际情况来回复了，建议不管能否帮得上忙都能给些回复和建议，暂时不能成为客户也可以先做朋友嘛，至少他问的是与您产品相关的问题，中国有句俗话“多个朋友多条财路”，特别是生意上的朋友!
3、借机刺探军情
跟进技巧：应对这样的买家，如果公司在US地区有关系较好，规模较大的老客户，不妨挑选两个介绍给他/她，这样很能显示您的实力。
但回复之前还是应根据公司具体产品在这个地区的推广情况来做妥当回复，站在买家立场多思考其询问的真正目的，一般简单告知公司名称即可，谨慎透露对方联系方式。
如果在US地区没有客户，可以多介绍一些其他国家的客户来显示公司实力，同时向买家暗示我们在US地区还没有合作伙伴，如果您和我合作，将会帮助您开发整个US市场。
另外，如果买家长期没回复也不要着急，可能是没有及时打开邮箱，或者暂时比较忙安排其它事情优先，又或者被系统过滤了也不一定，这种情况下建议可再发一封信问一下邮件有没有收到，是不是其它事情比较忙，并告知卖家会继续等候他的进一步消息。
